Comment trouver des fichiers dans les dossiers fédéraux

Connaître les systèmes informatiques de l’administration est un avantage certain. (Photo: Gaetan Bally/Keystone)

Par Leo Eiholzer et Martin Stoll. Des recherches facilitées grâce à l’administration numérique: le système de gestion des affaires permet en quelques clics de créer des listes de dossiers thématiques et de documents. Aperçu de cet outil qui aide à faire des demandes d’accès précises.

En 2008, le Conseil fédéral prévoyait, avec le projet «Single Point of Orientation», un répertoire central des documents qui devait permettre à la population de consulter les dossiers et les titres de documents existants de l’administration fédérale et de déposer sur cette base des demandes d’accès en vertu de la loi sur la transparence.

La grande percée en matière de transparence n’a toutefois pas eu lieu. Après le développement d’un logiciel pilote fonctionnel, le Conseil fédéral a suspendu le projet en 2013 avant de l’interrompre définitivement en 2021. À l’interne, les levées de bouclier ont été fortes: de nombreux services administratifs refusaient de rendre leurs documents accessibles. Lors de la conférence des secrétaires généraux, le vice-chancelier André Simonazzi a par exemple critiqué le fait que des journalistes pouvaient ainsi avoir accès à des disques durs internes et se faire une idée des dossiers existants jusqu’ici inconnus.

Acta Nova remplace le répertoire central des documents

Le projet informatique abandonné par le gouvernement, dont les coûts matériels ne devaient pas dépasser 350 000 francs, aurait permis d’effectuer des recherches automatisées dans le système de gestion électronique des affaires Acta Nova. Acta Nova est aujourd’hui introduit dans l’administration fédérale centrale et dans d’autres services administratifs.

Loitransparence.ch a étudié Acta Nova au cours des derniers mois, se penchant notamment sur le processus qui intervient dans la gestion des dossiers et des documents de l’administration. Nous pouvons ainsi esquisser un processus-type de manière à compenser en partie la perte de transparence suite à l’abandon du projet.

Le système de gestion électronique des affaires Acta Nova est un outil informatique puissant. Christoph Unger de la société Rubicon-It AG, qui a créé cet outil, détaille ce système dans un entretien d’une heure (avec sous-titres français).

Par demande d’accès, nous avons dans un premier temps obtenu et publié les systèmes de classement d’environ 80 unités administratives, qui sont à la base de la gestion des affaires. Ceux-ci donnent un aperçu sommaire, mais néanmoins approfondi, des dossiers de la Confédération. Nous avons par ailleurs demandé à un représentant de Rubicon-It AG de nous expliquer le fonctionnement du système de gestion des affaires Acta Nova, étudié le manuel de 500 pages qui s’y rapporte et résumé nos conclusions dans un manuel. Avec la bonne approche, il est donc possible de trouver des documents dans les différentes utilisations d’Acta Nova des offices fédéraux et de les demander en vertu de la loi sur la transparence.

Une recherche qui passe au crible des millions de documents

Les affaires d’une autorité doivent être documentées dans le système de gestion électronique des affaires (GEVER), soit Acta Nova dans presque toutes les branches de l’administration fédérale. Ce système est d’intérêt pour nous parce qu’il indexe ces activités, les rendant ainsi consultables électroniquement. GEVER se construit sur trois niveaux:

• Le système de classement: comparable à un plan de classement dans les archives physiques, il indique où se trouvent les dossiers relatifs à certains sujets. Chaque office a son propre système de classement avec de nombreuses positions identifiées par des noms et des numéros.
• Dossiers et sous-dossiers: des dossiers thématiques, les dossiers, sont créés sous les positions et peuvent encore être subdivisés en sous-dossiers.
• Document/objet d’affaire: les dossiers et sous-dossiers contiennent des documents tels que des procès-verbaux ou des rapports. Le terme «objet d’affaire» englobe tous les contenus dans des dossiers, il ne s’agit donc pas seulement de documents, et est dès lors plus complet. 

Acta Nova offre une fonction de recherche puissante qui permet de rechercher efficacement des millions de pages de dossiers de l’administration, mais aussi des titres des dossiers et des métadonnées d’un document. Il existe différents masques de recherche et paramètres, y compris une recherche plein texte qui parcourt le contenu des documents. Des termes de recherche précis, des limitations temporelles et des opérateurs logiques tels que AND ou NOT se révèlent très utiles. Le manuel Acta Nova de 500 pages détaille les nombreuses possibilités d’utilisation.

L’administration est tenue de renseigner sur les documents existants

Pour trouver des documents d’une position spécifique, il est recommandé de procéder par étapes. Tout d’abord, il convient de demander à un office une liste des dossiers et sous-dossiers d’une position spécifique (les systèmes de classement que nous avons obtenus peuvent être consultés ici). La liste peut être facilement exportée par un office à partir d’Acta Nova sous forme de fichier Excel. Il s’agit ensuite de sélectionner les dossiers et sous-dossiers pertinents et de demander la liste des documents ou objets d’affaire qu’ils contiennent. Il est judicieux de limiter cette liste dans le temps (une liste Excel avec tous les objets d’affaire d’un dossier des six derniers mois, par exemple).

La loi prescrit que les personnes faisant une demande d’accès soient soutenues: selon l’article 3 de l’ordonnance sur la transparence (OTrans), l’autorité doit renseigner les demandeurs sur les documents administratifs disponibles et les soutenir dans leurs démarches. Il est d’après nous de bonne pratique que les listes de dossiers et de documents soient publiées rapidement et sans demande formelle d’accès. Cela constitue une aide à la fois pour nous les journalistes et pour l’administration, car cela réduit la charge de travail et le délai de traitement. 

Une utilisation hétérogène d’Acta Nova

Acta Nova est utilisé de différentes manières au sein de l’administration. Certains offices l’utilisent comme système de classement et ne classent les dossiers et les courriels que de manière irrégulière, mais au plus tard lorsqu’un dossier est clos. D’autres utilisent Acta Nova de manière opérationnelle, en traitant et en finalisant les affaires directement dans le système. Il est important de noter que tous les dossiers ne sont pas stockés dans Acta Nova. L’administration fédérale exploite également des applications spécifiques contenant des documents officiels, mais qui fonctionnent indépendamment du système de gestion des documents.

Certains services administratifs disposent certes d’un système de classement, mais n’utilisent pas Acta Nova. Notamment, le Ministère public de la Confédération, les Services du Parlement et Pro Helvetia recourent à des solutions alternatives. Pro Helvetia importe par exemple son système de classement dans l’application OneDrive de Microsoft.

Il est important de garder à l’esprit que l’administration doit vérifier et noircir manuellement les titres des dossiers et les listes de documents, ce qui représente un charge de travail supplémentaire. Il convient donc de choisir des termes de recherche aussi précis que possible et de cibler les demandes afin d’en restreindre le nombre. Des requêtes trop larges ou imprécises peuvent avoir un impact négatif vis-à-vis de l’acceptation de la loi sur la transparence.