Plus de transparence grâce au numérique, le pari du PFPDT

«Rapide et sans charge de travail supplémentaire»: c’est ce que souhaite Adrian Lobsiger pour le traitement des demandes d’accès. (Photo: Alessandro della Valle/Keystone)

Par Eva Hirschi. Le Préposé fédéral à la transparence déplore le retard de l’administration en matière de numérisation. Il plaide pour des processus informatisés capables de traiter les demandes d’accès avec plus d’efficacité.

Le nombre de demandes d’accès à des documents officiels en vertu de la loi sur la transparence augmente depuis des années. En 2023, 1701 demandes ont été déposées, soit près de 50% de plus que l’année précédente, du jamais vu. Cela représente un défi pour les autorités, selon le Préposé fédéral à la transparence (PFPDT) Adrian Lobsiger.

Un défi qui peut néanmoins être surmonté grâce à la gestion numérique des documents officiels: «L’objectif est désormais de voir comment traiter plus efficacement les demandes d’accès à l’aide de processus électroniques simples».

Automatiser le traitement des demandes d’accès

Adrian Lobsiger cite un exemple: lorsque des noms de personnes doivent être caviardés dans un document de plusieurs centaines de pages, un logiciel automatisé pourrait se charger de noircir les passages concernés.

Autre suggestion du préposé à la transparence: en anticipant certaines demandes d’accès, l’administration pourrait créer dès la rédaction d’un procès-verbal une seconde version du document dans laquelle les noms des personnes présentes ne seraient pas mentionnés si celles-ci ne prennent pas de décision. «On pourrait ainsi publier le document rapidement et sans surcroît de travail», explique Adrian Lobsiger.

L’administration utilise trop de canaux de communication

Courriels, chats, SMS, messages Whatsapp: la multiplication des canaux de communication génère une charge de travail supplémentaire pour l’administration. Le PFPDT constate que de plus en plus de demandes d’accès sont relatives aux moyens de communication électronique.

«La communication professionnelle devrait se limiter à un nombre restreint de canaux d’information, de sorte que le traitement des demandes d’accès puisse gagner en efficacité», estime le préposé à la transparence. Selon lui, l’administration a ici «encore beaucoup de marge de progression».

La transparence se heurte à des obstacles bureaucratiques

Même si une grande partie des autorités applique le principe de transparence de manière conséquente, il reste des obstacles bureaucratiques. Il arrive que des documents soient retenus, même vis-à-vis du PFPDT. «D’abord, on dit que les documents ne seront pas transmis, puis on dit qu’il n’est pas possible de les trouver», évoque Adrian Lobsiger.

La Commission de gestion du Conseil des Etats a justement conclu que le droit d’accès du Préposé fédéral à la transparence devait être renforcé. Dans son rapport d’enquête sur les courriels introuvables au Secrétariat général du Département de l’intérieur, elle a constaté que les directives en matière de classification et d’archivage des documents au sein de l’administration fédérale n’étaient pas uniformes et devaient être clarifiées.

La Commission de gestion a demandé au Conseil fédéral d’examiner la possibilité d’octroyer au Préposé fédéral à la transparence un droit d’intervention ou de décision si son droit de consulter des documents n’était pas respecté.

Le Conseil fédéral rejette un tel droit de décision, mais se dit prêt à examiner d’éventuels droits d’intervention. Ce qu’Adrian Lobsiger regrette, notamment parce que la plupart des offices administratives s’attellent à changer de paradigme, troquant le principe du secret pour celui de la transparence. Toutefois: «Il y a malheureusement encore des unités qui ne veulent rien entendre».