Accéder aux courriels des autorités: trucs et astuces

Une source d’information vaste et éclairante: la correspondance électronique de l’administration. (Photo: Christian Beutler/Keystone)

Par Stefanie Hablützel. Les courriels des employés de l’administration peuvent constituer une source d’information importante pour les journalistes. Qui plus est, ils tombent sous la loi de la transparence. Mais que faut-il faire pour qu’une demande aboutisse?

Conflits en coulisses, tentatives de pression politique, informations très sensibles que les autorités préfèrent taire: les courriels peuvent offrir un éclairage sur les rouages de l’administration et, idéalement, mettre le doigt sur des faits cruciaux pour une enquête journalistique.

La base légale pour la divulgation de ce type de documents (hormis les courriels, les lettres ou les SMS) est fournie par la loi sur la transparence. Pour que la demande aboutisse, il faut tenir compte de quelques aspects. Loitransparence.ch s’est entretenue à ce sujet avec des spécialistes et des journalistes.

1. Plus c’est concret, mieux c’est

Une correspondance électronique au sein de l’administration ou avec des personnes externes peut rapidement représenter des centaines de pages. Il est donc important de délimiter clairement ce que l’on veut consulter. Thomas Schlittler du «Sonntagsblick» demande régulièrement à accéder à des courriels. Son principal conseil: «Plus c’est concret, mieux c’est». Si la demande est trop vague, l’administration exige de restreindre la requête ou risque de la facturer.

C’est ce que confirme Daniel Ladanie-Kämpfer, conseiller à la transparence au Département fédéral des affaires étrangères (DFAE). Des formulations telles que «tous les documents» ou «tous les mails» conduisent, selon l’affaire, à recevoir une montagne de papier, dont seule une petite partie sera éventuellement intéressante. «Le plus important est de formuler le plus précisément possible de quel type d’affaire il s’agit», recommande M. Kämpfer.

Astrid Schwegler, de l’organe de médiation du PFPDT, déconseille de faire une demande concernant des informations non spécifiques. D’après elle, de telles requêtes sont souvent perçues dans l’administration comme une «pêche aux renseignements», un peu comme si on jetait un chalut dans la mer. Une démarche inefficace et qui risque d’attiser la méfiance des deux côtés, explique-t-elle.

2. Savoir comment bien délimiter le sujet

Lorsqu’on ne sait pas exactement quels courriels existent sur un sujet X, il vaut la peine de délimiter le sujet. Cela peut se faire de différentes manières.

• Appeler les conseillères et conseillers à la transparence. Chaque office fédéral dispose d’un contact pour le traitement des demandes conformément à la loi sur la transparence. «Selon les cas, une concertation préalable avec l’autorité peut s’avérer judicieuse. Cela permet d’économiser des ressources pour les deux parties et d’éviter les temps morts», explique le conseiller à la transparence Daniel Ladanie-Kämpfer. Du point de vue des autorités, il est utile de savoir quelle est la question ou la thèse de la recherche. Astrid Schwegler du PFPDT abonde dans ce sens: « Une demande en vertu de la LTrans est une collaboration entre journalistes et autorités».
  Selon l’art. 3 de l’ordonnance sur la transparence (OTrans), les autorités sont tenues de renseigner les demandeurs «sur les documents officiels accessibles» et de les soutenir dans leur démarche.  De même, les personnes qui déposent une demande sont tenues de fournir des précisions conformément à 7, al. 3.
• Demander un aperçu des documents disponibles. S’il est difficile de délimiter un sujet, il est également possible de demander une liste des documents disponibles. Par exemple: «Pouvez-vous me fournir une liste des documents existants en rapport avec la fin d’un rapport de travail?» Ou: « Je veux mieux comprendre ce qui s’est passé. Existe-t-il des documents à ce sujet?»
• Une telle liste de documents doit toutefois souvent être établie à la main, souligne Daniel Ladanie-Kämpfer. Certes, l’administration fédérale classe les documents importants dans le système de gestion des affaires Acta Nova. Mais tous les dossiers et courriels n’y sont pas enregistrés et doivent donc être rassemblés à partir d’autres sources.
• Rechercher des dossiers dans les classements de la Confédération. Les courriels considérés comme importants par l’administration sont stockés dans le système de gestion des affaires Acta Nova. Grâce à la loi sur la transparence, Loitransparence.ch s’est procuré tous les systèmes de classement actuellement approuvés par les Archives fédérales et les montre sous forme graphique. Un manuel pour une recherche réussie dans les dossiers fédéraux est disponible ici.

  C’est la loi qui le dit

  Si les messages électroniques envoyés ou reçus par une autorité sont en rapport avec une activité officielle, ils sont en principe accessibles. Il en va de même pour les messages envoyés par d’autres canaux de communication tels que WhatsApp.

  Tant que le processus de formation de l’opinion au sein de l’autorité n’est pas terminé, celle-ci peut ajourner l’accès au courriel demandé. Dans ce cas, les autorités doivent justifier concrètement dans quelle mesure une transmission du courriel entraverait considérablement le processus de formation de l’opinion. Les courriels ne sont pas non plus accessibles s’il s’agit de «documents à usage personnel», par exemple des courriels en lien avec un rendez-vous privé.

   

3. Trucs et astuces pour réussir sa demande d’accès

• Le terme «Correspondance»: attention aux pièges. Une demande type comprend les personnes impliquées, le sujet et la période, soit: «Je voudrais la correspondance entre la personne A et la personne B» avec indication du sujet et de la période. Il faut alors être sûr que les deux personnes sont bien l’expéditeur ou le destinataire. Les copies de courriers électroniques envoyées à l’expéditeur ou au destinataire pour information (cc) sur un sujet donné peuvent ne pas être couvertes par le terme «Correspondance».
  Au sens strict, le terme «Correspondance» englobe également les lettres ou les SMS. Si les courriels ne sont pas les seuls à présenter un intérêt, il est recommandé de faire explicitement référence à d’autres canaux de communication dans la demande.
• Toujours demander les pièces jointes des courriels. Si le traitement des pièces attachées est trop fastidieux, il est conseillé de demander un retour de l’autorité et de chercher conjointement une solution afin de réduire le travail et, le cas échléant, de limiter le nombre des pièces jointes.
• Filtrer les thèmes non pertinents. Lorsque l’étendue des sujets dans un échange de mails entre deux personnes est large, on peut demander à l’administration quels ont été les sujets effectivement discutés afin d’éliminer les contenus insignifiants et de cibler la demande.
• Les messages sont anonymisés lorsque les courriels entrent. L’administration doit vérifier au préalable si des noms ou des passages doivent être anonymisés. Il existe des règles à ce sujet, à lire dans la FAQ (entrer le mot-clé «anonymisation» dans la barre de recherche).

Besoin d’inspiration? Dans la banque de données «Presse et TV», vous trouverez des exemples d’enquêtes réalisées sur la base de courriels obtenus en vertu de la loi sur la transparence (entrer «E-Mails» ou «courriels» dans la barre de recherche).