Les cantons font leur propre cuisine GEVER

Les cantons aussi se mettent au numérique, à l’image de cet employé de l’administration. (Photo: Gaetan Bally/Keystone)

Par Eva Hirschi. La plupart des cantons recourent à des logiciels professionnels pour la gestion électronique des affaires (GEVER). Similairement à la Confédération, ces logiciels peuvent également être utilisés lorsque l’on travaille avec les lois sur la transparence.

Les administrations publiques ont besoin de systèmes GEVER pour gérer de manière systématique les affaires, les documents, les adresses et les courriels. De tels systèmes ne sont pas seulement utilisés par la Confédération, mais aussi par les cantons et les communes. Cependant, le processus de numérisation s’y déroule de manière très différente, qui n’en est parfois qu’à ses balbutiements.

Loitransparence.ch a obtenu une vue d’ensemble des systèmes GEVER utilisés dans les cantons. Comme au niveau fédéral, ces systèmes peuvent aider les journalistes à trouver des listes bien définies de dossiers et de documents et à faire ainsi des demandes d’accès précises.

Alors que la plupart des cantons misent sur des programmes spécialisés pour la gestion des affaires, certains se contentent également de simples solutions Cloud ou ne font que sauvegarder les documents sur le serveur. Les possibilités de recherche plein texte dans les documents ou les titres de dossiers ainsi que la limitation temporelle et thématique des documents sont ici souvent très limitées. Il est donc plus difficile de fournir aux demandeurs les informations auxquelles ils ont droit au regard de la loi.

Deux fournisseurs dominent le marché dans les cantons
La solution logicielle de l’entreprise CM Informatik est la plus fréquemment utilisée dans les cantons et les communes. Selon notre analyse, 15 cantons utilisent le produit autrefois connu sous le nom d’Axioma, qui s’appelle aujourd’hui CMI. Dans certains cantons, ce système est complété par des applications spécifiques. CMI est un fournisseur établi qui, selon ses propres dires, est également utilisé dans plus de 900 communes et 1200 écoles. Comme pour le système de la Confédération, Acta Nova, la gestion des dossiers est ici basée sur un système de classement et il est possible de créer des listes de dossiers et de documents.

Les cantons recourent à ces systèmes GEVER

Nous avons demandé aux cantons quels systèmes de gestion des affaires ils utilisent. Voici les indications que nous avons obtenues (état septembre 2024, sans garantie). 

	eGeKo
	CMI	Manuel de l’entreprise disponible ici: Partie 1, Partie 2
	OneGov GEVER	Aide à l’utilisation d’après le fabricant disponible ici.
	Conseil d’Etat/Parlement: CMI, administration cantonale: OneGov GEVER	CMI: Manuel de l’entreprise disponible ici: Partie 1, Partie 2 OneGov GEVER: Aide à l’utilisation d’après le fabricant disponible ici.
	CMI	Manuel de l’entreprise disponible ici: Partie 1, Partie 2
	CMI	Manuel de l’entreprise disponible ici: Partie 1, Partie 2
	CMI	Manuel de l’entreprise disponible ici: Partie 1, Partie 2
	Pas de système GEVER
	CMI	Manuel de l’entreprise disponible ici: Partie 1, Partie 2
	CMI	Manuel de l’entreprise disponible ici: Partie 1, Partie 2
	Propre système: eDossiers
	CMI	Manuel de l’entreprise disponible ici: Partie 1, Partie 2
	Pas de système GEVER
	CMI	Manuel de l’entreprise disponible ici: Partie 1, Partie 2
	CMI	Manuel de l’entreprise disponible ici: Partie 1, Partie 2
	OneGov GEVER	Manuel d’instruction interne disponible ici. Aide à l’utilisation d’après le fabricant disponible ici.
	CMI	Manuel de l’entreprise disponible ici: Partie 1, Partie 2
	CMI	Manuel de l’entreprise disponible ici: Partie 1, Partie 2
	CMI	Manuel de l’entreprise disponible ici: Partie 1, Partie 2. Des documents internes sont en cours d’élaboration.
	eGOV-Suite	Aide à l’utilisation d’après le fabricant disponible ici.
	Pas de système GEVER
	CMI	Manuel de l’entreprise disponible ici: Partie 1, Partie 2
	Propre système: PGA (Produit de Gestion d’Affaire)
	Extended ECM
	OneGov GEVER	Documentation disponible ici
	CMI, eGeKo	Le système GEVER-System et la documentation varient selon la direction. Disponibles ici pour la Chancellerie d’Etat, direction de la sécurité, direction de l’économie, direction des travaux publics.

Cinq cantons recourent aux solutions de la société Fabasoft 4teamwork AG, le plus souvent OneGov GEVER ou, commen en Thurgovie, le produit eGov Suite. Ces solutions sont également employées dans de nombreuses communes et villes. Parmi les autres systèmes de gestion des affaires utilisés, on trouve eGeKo de Hürlimann Informatik (Argovie). Les cantons de Vaud et du Jura utilisent leurs propres systèmes informatiques, développés à l’interne.

Tous les cantons n’utilisent pas des systèmes GEVER

Le Valais recourt à Extended ECM de Opentext, qui est davantage un système de gestion des documents qu’un système de gestion des affaires. Trois cantons n’ont pas du tout de tel système: le Tessin travaille actuellement avec SharePoint de Microsoft et prévoit de changer de système, il n’a toutefois pas encore défini le futur logiciel. Neuchâtel ne recourt à aucun système, mais examine l’introduction d’un système de gestion des affaires. Le canton de Genève utilise d’après ses propres dires uniquement eSéances pour la gestion de sessions et ne prévoit pas de changement. 

Le canton de Berne a enclenché la vitesse supérieure: conformément à la loi sur l’administration numérique (LAN), toutes les administrations du canton de Berne sont tenues de mettre en place un système de gestion électronique des affaires au plus tard d’ici 2027. Le retard est le plus accru au sein des petites collectivités publiques et des administrations ecclésiastiques qui ne disposent souvent toujours pas d’un tel système.

En règle générale, les systèmes GEVER introduits dans les administrations semblent faire leurs preuves: 21 cantons sur 26 ne prévoient pas de changement. Deux cantons envisagent un changement partiel et la décision est pendante dans deux autres cantons. Au Tessin, un changement est prévu, sous réserve de l’octroi d’un crédit de numérisation par le Parlement.

Peu de matériel d’aide pour le personnel

Les systèmes de gestion des affaires sont complexes. Pourtant, dans la plupart des cantons, il n’existe pas de manuel d’utilisation spécifique, de guide ou d’aide-mémoire pour les collaborateurs et collaboratrices. De nombreux cantons renvoient au manuel d’entreprise du fournisseur informatique concerné. Les manuels qui ont été mis à notre disposition sont disponibles ici. Quelques cantons ont élaboré du matériel d’information et d’aide spécifique pour leurs employées et employés. Soleure et Thurgovie, entre autres, organisent des formations internes pour le personnel.