Utiliser le système GEVER: ce qu’il faut faire et ne pas faire

Y aller pas à pas et de manière réfléchie: l’accès aux données de l’administration exige un bagage de connaissances. (Photo: Gaetan Bally/Keystone)

Par Leo Eiholzer et Martin Stoll. Les systèmes de gestion électronique des affaires (GEVER) sont une mine d’or en termes de possibilités d’accès aux informations de l’administration. Attention cependant à certains points.

Le projet d’un répertoire central des documents de la Confédération n’a jamais vu le jour. Grâce aux ressources et aux stratégies développées par Loitransparence.ch, il est néanmoins possible de rechercher des documents importants. Des demandes précises et le respect de certains «À faire et à ne pas faire» sont cruciaux pour qu’une démarche soit efficace et fructueuse.

Précision et sens de l’initiative pour augmenter ses chances

La clé pour des demandes réussies réside dans la précision. Plus la demande est formulée avec précision, plus les chances de succès sont élevées. Y aller de sa propre initiative est également utile: au niveau national, on peut effectuer des recherches directement dans les systèmes de classement des offices fédéraux via le site de Loitransparence.ch.

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Les systèmes de classement des unités administratives peuvent faire l’objet d’une recherche électronique et les résultats de la recherche peuvent être affichés dans le contexte (double clic). Il est important de sélectionner uniquement les positions pertinentes pour une recherche.

Trouver les documents importants en plusieurs étapes

Une procédure par étapes facilite le processus. Il convient d’abord de demander à une autorité une liste des dossiers et de sous-dossiers d’une position donnée. On sélectionne ensuite les dossiers pertinents et c’est là que l’on peut demander une liste limitée dans le temps des documents ou des objets d’affaire. Il est alors important de faire attention aux droits d’accès: dans Acta Nova, chacun ne voit que ce qui lui est autorisé. Dans la demande, il faut donc toujours demander l’autorisation la plus élevée disponible.

Limiter la quantité de données et utiliser les métadonnées

Faire plus avec moins: les restrictions temporelles aident à limiter la quantité de données et à se concentrer sur les documents actuels et pertinents. En particulier pour les recherches plein texte, les limitations réduisent le nombre de résultats. Evitez les requêtes inutiles et peu pertinentes, car l’administration doit vérifier et noircir manuellement les titres des dossiers et les listes de documents, ce qui entraîne une charge de travail supplémentaire. Les métadonnées telles que la date de création, la version ou le statut de traitement fournissent souvent des indications importantes sur le contexte d’un document. Il faut tenir compte du fait qu’Acta Nova n’est pas toujours à jour et que son utilisation varie d’une autorité à l’autre. En outre, il existe au sein des administrations des applications spécifiques contenant des documents officiels pertinents, mais fonctionnant indépendamment d’Acta Nova.

C’est en sollicitant le soutien des conseillers et conseillères à la transparence que l’on peut adapter ou limiter judicieusement sa recherche afin de mener à bien des demandes complexes.