Comprendre le centre névralgique de l’administration

Un système de stockage de données de l’administration, rempli de documents accessibles. (Photo: Karl Mathis/Keystone)

Par Martin Stoll. Comment les autorités classent-elles leurs documents? Il est important de le savoir si l’on veut utiliser efficacement les lois sur la transparence. Grâce à notre analyse de ce processus, nous pouvons fournir aux médias des outils qui leur permettent de trouver les bons documents.

En 2021, le Conseil fédéral a interrompu le projet d’un répertoire central des documents officiels. Et ce, bien qu’un rapport d’experts ait critiqué le fait que les documents officiels étaient jusqu’à présent «insuffisamment» accessibles. Un catalogue central électronique devait faciliter la recherche de documents pour les personnes extérieures.

Au lieu d’une banque de données listant les documents officiels disponibles, c’est pour une mesure du moins timorée que le Conseil fédéral a opté: à l’avenir, un contact pour le traitement des demandes en vertu de la loi sur la transparence devra être indiqué sur une liste auprès du Préposé fédéral à la transparence (PFPDT) et sur les différents sites internet. Trois ans plus tard, cette recommandation polie du gouvernement n’est toujours que partiellement appliquée.

Documents existants: l’administration a le devoir d’informer

Les journalistes et les autres personnes mandantes se heurtent ainsi toujours au même problème: si l’on sait que l’administration traite un sujet, on ne sait pas quels documents sont disponibles à ce sujet. Pourtant, l’article 10 de la loi sur la transparence exige qu’une demande d’accès soit «formulée de manière suffisamment précise».

Systèmes de classement et programmes de gestion des affaires: qu’est-ce et comment les utiliser? L’essentiel en cinq minutes.

Pour satisfaire à cette exigence, il est souvent indispensable de s’adresser aux autorités, car elles seules savent exactement quels documents concernant une affaire sont disponibles. Une communication directe entre l’administration et les personnes requérantes sur les documents existants est également une recommandation du guide de bonnes pratiques élaboré conjointement par Loitransparence et des membres de l’administration. Le dialogue est là pour garantir que l’administration informe le plus rapidement possible les journalistes des documents disponibles sur un thème, afin que les demandes d’accès puissent être formulées de manière plus précise.

À cet égard, apporter une aide aux personnes mandantes est une obligation légale: d’après l’article 3 de l’ordonnance sur la transparence (OTrans), l’autorité doit renseigner les demandeurs «sur les documents officiels accessibles» et les assister dans leurs démarches. Toutefois, ce dialogue ne fonctionne pas toujours. Il est alors important de connaître les structures de classement des documents.

L’administration recourt à un système interne consultable

Il est important de savoir que l’administration doit gérer ses dossiers de manière systématique. L’administration fédérale centrale, soit les grands offices fédéraux, est en outre tenue, selon l’ordonnance Gever, de numériser les «informations importantes pour les affaires» dans un système de gestion électronique des affaires.

Pour ce faire, la Confédération a introduit en 2020 le système Acta Nova. Il permet notamment aux collaboratrices et collaborateurs de l’administration d’effectuer des recherches dans les courriels, procès-verbaux ou rapports classés. Les personnes qui recourent à la loi sur la transparence profitent également de ce système, car les recherches simples sont considérées comme des documents officiels.

Outre les unités de l’administration fédérale centrale, d’autres organisations administratives telles que le Contrôle fédéral des finances, la Commission des maisons de jeu ou le PFPDT utilisent également le système.

Plus de 90 000 positions pour plonger dans les activités fédérales

Le système de classement de l’ensemble des documents se base, à la Confédération comme dans les cantons, sur ce que l’on appelle les systèmes de classement. Ils constituent le niveau supérieur de structuration de tous les documents et données.

Dans une archive physique, cela correspond à un plan de classement qui indique où se trouvent les dossiers relatifs à certains thèmes sur une étagère. Les systèmes de classement servent de base et de structure aux systèmes de classement électroniques tels qu’Acta Nova.

Les systèmes de classement sont souvent détaillés et offrent un aperçu approfondi de l’activité d’un office. Celui du Département des affaires étrangères (DFAE) comprend par exemple 10 733 lignes, celui du Secrétariat d’État à l’économie (Seco) 8 993 lignes. Il y a aussi des offices fédéraux dont le système de classement est réduit au minimum, comme celui du Service suisse d’enquête de sécurité (Sust) qui compte tout juste 42 lignes. Le système de classement servant également de base à l’archivage, il doit être approuvé par les Archives fédérales.

Les services administratifs qui travaillent avec le système électronique Acta Nova créent des dossiers et des sous-dossiers sous chaque position pour des affaires concrètes. Des documents tels que des courriels, rapports ou procès-verbaux y sont classés (plus de détails sur Acta Nova dans la partie 2).

Loitransparence.ch s’est procuré tous les systèmes de classement actuellement approuvés par les Archives fédérales grâce à la loi sur la transparence et les a présentés sous forme graphique. Nous rendons accessibles les plans de classement d’environ 80 unités administratives de l’administration fédérale centrale et décentralisée ainsi que d’autres services administratifs. Au total, près de 94 000 positions offrent pour la première fois un aperçu élargi de l’ensemble des documents de l’administration fédérale. Les systèmes de classement que nous avons préparés et structurés graphiquement peuvent faire l’objet de recherches et affichent également les résultats dans leur contexte (double clic).

Premier pas: demander des listes de dossiers et de documents
Note importante: les ressources mises à disposition par Loitransparence.ch doivent être utilisées avec quelques précautions. Il est par exemple déconseillé de demander tous les documents d’une position, car l’administration pourrait être amenée à préparer des centaines de documents. Il convient dans un premier temps de demander à l’office le contenu d’une position afin d’obtenir une liste de dossiers et de sous-dossiers. On peut ensuite demander une liste ciblée de documents, limitée dans le temps.