Le faible de l’administration pour les dossiers lacunaires

L’administration est tenue de documenter les affaires de manière exhaustive. (Photo: Christian Beutler/Keystone)

COMMENTAIRE Quand on parle d’administration et de bureaucratie, le sujet peut paraître aride. Pourtant, il est essentiel pour que la transparence de l’administration soit correctement appliquée et l’histoire fidèlement retracée. Une question est ici cruciale: comment les administrations classent-elles leurs documents?

En Suède, qui a vu naître le principe de transparence en 1766, les citoyennes et citoyens ont pu pendant longtemps se rendre dans les bureaux de l’administration, où tout le monde avait la possibilité d’inspecter les archives et consulter les dossiers. Les archives papier de l’époque sont devenues des systèmes numériques de gestion des affaires. Ces derniers constituent la colonne vertébrale du travail de l’administration. 

Qu’il s’agisse de l’évaluation d’un projet d’école ou de la conclusion d’un contrat d’une société de conseil: tout doit être documenté de A à Z. C’est ce que prévoit la loi. 

La pratique montre toutefois que les systèmes numériques de classement des dossiers sont souvent lacunaires. Certains documents sont introuvables ou n’existent tout simplement pas. Le cas du Département des finances dans l’affaire du rachat de Credit Suisse est symptomatique: le DFF a dû faire le tri dans les dossiers durant des semaines. Les listes des documents ne sont à l’heure actuelle toujours pas publiées.

Nous avons demandé l’accès à ces listes. Le Département des finances conduit par Karin Keller-Sutter a purement et simplement refusé notre demande. Le préposé fédéral à la transparence nous a donné raison: les listes contenant les documents qui appartiennent à un dossier de l’administration doivent être rendues publiques.

Cela ne résout pas encore le problème des administrations qui renoncent délibérément à documenter un processus. Une tactique qui permet de contourner efficacement le principe de transparence. Même les membres du Conseil fédéral recourent à cette tactique. Après la cyberattaque visant l’entreprise d’armement Ruag, Guy Parmelin a renoncé sciemment à des procès-verbaux. Albert Rösti n’a pas laissé de trace écrite de ses entretiens avec le magnat des médias alémaniques Roger Schawinski. Aucun papier ne documente la rencontre entre le Conseil fédéral et le ministre des finances qatari. 

Ces lacunes administratives menacent gravement l’héritage du principe de transparence. Les documents contenus dans les systèmes de gestion des affaires sont les fondements du travail futur des historiennes et historiens. Qui plus est, une documentation lacunaire érode la confiance envers les autorités.

Il est donc crucial que les organes de surveillance interviennent sur ce point et s’assurent de la gestion scrupuleuse des dossiers. Aujourd’hui plus que jamais: nous ne pouvons pas nous permettre de faire autrement. Martin Stoll

Martin Stoll est directeur de Loitransparence.ch