Café Transparence: tout savoir sur la procédure de médiation

Reto Ammann, chargé du domaine «Principe de la transparence» auprès du PFPDT, et Judith Petermann, préposée soleuroise à la transparence, avec la journaliste Marguerite Meyer (gauche) lors du Café Transparence.

Par Eva Hirschi. Comment se déroule une procédure de médiation? Lors du Café Transparence, deux spécialistes ont évoqué les ingrédients nécessaires pour parvenir à une conciliation aux niveaux fédéral et cantonal.

Lorsqu’une autorité refuse de transmettre des documents malgré une demande d’accès, tout n’est pas perdu. Toute personne en désaccord avec la décision des autorités peut déposer une demande de médiation au niveau fédéral ainsi que dans certains cantons.

Reto Ammann est à la tête du domaine «Principe de la transparence» auprès du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT). «En matière de principe de transparence, nous fonctionnons comme un organe de conciliation», explique l’expert. La Confédération reçoit en moyenne entre 120 et 130 demandes de médiation par année.

Une procédure de médiation permet d’éviter la voie juridique.

Certains cantons connaissent également la procédure de médiation, à l’image de Soleure (ainsi que Appenzell Rhodes-Intérieures, Fribourg, Genève, Jura, Neuchâtel, Schwyz, Tessin, Thurgovie, Uri, Vaud et Valais). Sa préposée à l’information et à la protection des données Judith Petermann explique: «Notre loi sur la transparence est en vigueur depuis 21 ans. Ces dernières années, nous avons reçu entre huit et treize demandes de médiation par an».

Que requiert cette procédure?

La médiation est une procédure informelle gratuite. Elle a pour but que les deux parties trouvent un accord en évitant de passer par la voie judiciaire. La personne ayant déposé la demande et l’autorité se trouvent sur un pied d’égalité, souligne Reto Ammann: «Il s’agit vraiment d’un échange, il doit y avoir un dialogue.»

Au niveau fédéral, une demande de médiation doit être faite par écrit – par courriel ou poste – auprès du préposé à la transparence dans un délai de 20 jours à partir de la date de refus (ou refus partiel) de l’autorité. Le PFPDT propose une liste de formulaires type. Le canton de Soleure ne prescrit pas de délai, mais la demande doit se faire par écrit.

La demande de médiation doit également contenir la demande d’accès et la réponse négative de l’autorité. Il est judicieux d’expliquer pourquoi on souhaite consulter les documents en question, par exemple en invoquant l’intérêt public. Par ailleurs, il est recommandé de joindre l’échange électronique avec l’autorité afin que le ou la préposée à la transparence puisse se préparer en conséquence.

Lors de la préparation de la demande, il est important de se poser les questions suivantes: la demande de médiation correspond-elle à la demande d’accès initiale ou la personne requérante renonce-t-elle à une partie des documents? Des données personnelles sont-elles concernées ou suffit-il d’anonymiser le nom des personnes mentionnées dans le document?

Ces éléments influencent la durée de la procédure, précise Reto Ammann: «La charge de travail est moindre si des tiers ne sont pas concernés». Le procédé est similaire dans le canton de Soleure, dit Judith Petermann.

Après le dépôt de la demande de médiation, les deux parties reçoivent une lettre d’accusé de réception. Les préposés et préposées à la transparence se préparent à la séance de conciliation, vérifiant l’existence de cas similaires, d’arrêts du Tribunal fédéral, de décisions du tribunal administratif ou d’autres cantons et tribunaux administratifs. Ils examinent en outre comment il serait possible de parvenir à un accord.

Pour cette préparation, les préposées et préposés à la transparence reçoivent de l’autorité le document correspondant non noirci. Bien que les préposées et préposés soient employés par la Confédération ou le canton, elles et ils sont indépendants au regard de la loi.

Comment se déroule une séance de médiation?

Une médiation se déroule généralement de manière orale et dure quelques semaines. Les deux parties, soit les personnes ayant fait une demande d’accès et les représentants des autorités, sont réunies autour d’une même table et la séance est menée par le ou la préposée à la transparence.

Même si les demandes d’accès ne doivent pas être motivées, il est important pour l’audience d’expliquer pourquoi on souhaite obtenir les informations demandées, explique Reto Ammann. Une bonne préparation est donc fondamentale.

À la fin de la négociation, le ou la préposée présente son point de vue ou évaluation. En cas d’accord, il est consigné de manière informelle. «Nous parvenons souvent à des accords partiels», déclare Reto Ammann, «une partie des informations peut ne pas du tout être contestée, elle peut donc être transmise immédiatement». Cela permet d’épargner des ressources et les journalistes peuvent tout de suite obtenir certaines informations. La voie judiciaire dure généralement plusieurs mois, voire années.

Que se passe-t-il si aucun accord n’est trouvé?

Si aucun accord n’est trouvé, le préposé à la transparence rédige une recommandation, soit une appréciation juridique accompagnée d’une proposition sur la suite à donner au litige. Ces recommandations sont publiées sur le site du PFPDT, mais n’ont pas d’effet juridique direct, car elles sont non contraignantes pour le destinataire.

Si la personne ayant fait la demande d’accès ou l’autorité n’est pas d’accord avec la recommandation, elle peut demander une décision contestable dans un délai de 10 jours. Il s’agit de la première étape de la procédure devant le Tribunal administratif fédéral. Le cas échéant, le tribunal peut obliger l’autorité à remettre le document en question.