Zugang zu archivierten Akten – eine Frage der Gesetze

Von Hansjürg Zumstein. Dokumente, die gestern noch öffentlich zugänglich waren, können nach der Archivierung plötzlich unerreichbar scheinen. Doch es gibt Wege, auch nach der Übergabe ins Archiv Einsicht zu erhalten – wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.

Gestern noch lagen die Akten in der Verwaltung und waren unter dem Öffentlichkeitsgesetz einsehbar. Heute übergibt sie die Behörde ans staatliche Archiv. Ab sofort unterstehen sie dem Archivgesetz und den darin festgelegten Schutzfristen von bis zu 50 Jahren. Paradox: Einsicht ist nicht mehr möglich. Wirklich?

Nein, nicht ganz. Zwar bieten Archivgesetze grundsätzlich die Möglichkeit, ein Einsichtsgesuch in archivierte Dossiers zu stellen. Aber auch Öffentlichkeitsgesetze können bei archivierten Dokumenten einen Hebel zur Transparenz darstellen. Das führte Ernst Guggisberg, Leiter des Staatsarchivs Zug, kürzlich an der Fachtagung «Zugang zu Archiven» in Trogen aus. Gestützt auf das Öffentlichkeitsgesetz könne die Schutzfrist unterschritten werden. Es gelte das Prinzip: Was vorher öffentlich zugänglich war, bleibt es auch nach Ablieferung in die Archive. Allerdings gebe es gewisse Punkte zu beachten. Im Fall des Kantons Zug bedeute dies konkret:

Gestützt auf das Öffentlichkeitsgesetz können wir nur Einsicht in Archivdokumente verlangen, die nach Inkrafttreten des Gesetzes erstellt wurden. Beispielsweise, so Guggisberg, «Dokumente, die im Kanton Zug nach der Einführung des kantonalen Öffentlichkeitsgesetzes im Jahr 2014 erstellt wurden». Konkret: Unterlagen vor Einführung des Öffentlichkeitsprinzips, die sich bereits im Staatsarchiv befänden, unterstünden den Zugangsbestimmungen des Archivgesetzes; Unterlagen, die bereits bei ihrer Entstehung öffentlich waren, bleiben dies aber auch im Staatsarchiv. Wo kantonale Öffentlichkeitsgesetze gelten, ergebe sich aus der Übersicht auf der Webseite der Schweizerischen Archivdirektorinnen und Archivdirektoren-Konferenz ADK – leider ohne Datum der Einführung, aber trotzdem sehr nützlich. 

Auch der EDÖB stützt die Praxis

Das Bundesgesetz über das Öffentlichkeitsprinzip (BGÖ) ist am 1. Juli 2006 in Kraft getreten. Akten ab diesem Datum sind also im Schweizerischen Bundesarchiv trotz 30-jähriger Schutzfrist im Prinzip einsehbar. Nur: Das Bundesarchiv verlangt nach wie vor zuerst ein reguläres Einsichtsgesuch, macht aber bei Ablehnung auf die BGÖ-Möglichkeit aufmerksam.

Auch der Öffentlichkeitsbeauftragte des Bundes (EDÖB) kommt übrigens in seiner Schlichtungspraxis zum Schluss, dass das Öffentlichkeitsgesetz auf Archivdokumente Anwendung findet.

Wichtig in diesem Zusammenhang ist der Paradigmenwechsel, den die Öffentlichkeitsgesetze eingeleitet haben: die Beweislast-Umkehr. Im Evaluationsbericht des Bundesrats zum Bundesgesetzes über die Archivierung (BGA)  heisst es: «Verwaltungsdokumente gelten nun grundsätzlich als öffentlich (und nicht mehr wie bisher als geheim). Dieser Wechsel hat wiederum zu einer Umkehrung der Beweislast geführt: Früher war es Sache der Person, die Zugang zu einem Dokument wünschte, nachzuweisen, dass es zugänglich ist; jetzt ist es Sache der Verwaltung nachzuweisen, dass das Dokument unzugänglich ist.»  Die Verwaltung kann unter dem Öffentlichkeitsgesetz auch eine Teilherausgabe oder ein geschwärzte Herausgabe bewilligen (vergleiche Seite 179 Evaluationsbericht).

Die Entscheidungskompetenz der abliefernden Behörde

Bei Einsichtsgesuchen gestützt auf das Öffentlichkeitsgesetz entscheidet oft die abliefernde Behörde über die Einsicht. Für den Kanton Zug beispielsweise, so erläutert Ernst Guggisberg, liege die Entscheidung beim abliefernde Organ, wenn ein Zugangsgesuch gestützt auf das Öffentlichkeitsgesetz gestellt werde.

Ob das für Medienschaffende ein Nachteil ist, ist schwierig zu sagen. Für wissenschaftliche Forschung ist wohl eher ein reguläres Einsichtsgesuch vorteilhaft, da in vielen Archivgesetzen für Forschung günstigere Bedingungen als für Medienschaffende gelten. Auf der anderen Seite kann nach einem negativen Entscheid immer eine Verfügung verlangt werden – der Rechtsweg steht also offen. Der Vorteil beim Weg über ein Öffentlichkeitsgesetz: Es gibt in vielen Fällen eine Mediation, das heisst der kostspielige Rechtsweg beginnt also nicht sofort.

Fazit: Wer also in einem Archiv Akten vermutet, die für eine Medienrecherche interessant sind, kann gestützt auf das Öffentlichkeitsgesetz Zugang zu diesen Dokumenten beantragen, sofern diese einer Schutzfrist unterstehen und nicht bereits öffentlich zugänglich sind. Denn wie gesagt: Behördenakten gelten ab Einführung des Öffentlichkeitsgesetzes dem Transparenzgebot unterstellt. Ernst Guggisberg präzisiert: «Die Einsicht kann gewährt werden, wenn keine schutzwürdigen öffentlichen oder privaten Interessen entgegenstehen. Mit der Einsicht können Auflagen verbunden sein, beispielsweise die Schwärzung besonders schützenswerter Daten.»