Einblick in die E-Mails der Behörden: Tipps und Tricks

Umfangreich, stellenweise erhellend: Der Mailverkehr der Verwaltung.(Foto: Christian Beutler/Keystone)

Von Stefanie Hablützel. E-Mails von Verwaltungsangestellten können für Journalistinnen und Journalisten eine wichtige Informationsquelle sein. Auch sie fallen unter das Öffentlichkeitsgesetz. Doch was braucht es für ein erfolgreiches Gesuch?

Konflikte hinter den Kulissen, politische Druckversuche oder brisante Informationen, welche die Behörden lieber verschweigen: E-Mails können Medienschaffenden einen erhellenden Blick hinter den Vorhang der Verwaltung geben und im Idealfall entscheidende Fakten für eine Recherche liefern.

Die gesetzliche Grundlage für die Herausgabe von Dokumenten dieser Art (neben E-Mails auch Briefe oder SMS) bietet das Öffentlichkeitsgesetz. Für ein erfolgreiches Gesuch gilt es mehrere Punkte zu beachten. Öffentlichkeitsgesetz.ch hat darüber mit Fachleuten und Journalisten gesprochen.

1. Je konkreter, desto besser

Eine Mail-Korrespondenz innerhalb der Verwaltung oder mit externen Personen kann schnell einige Hundert Seiten umfassen. Deshalb ist eine klare Abgrenzung wichtig. Thomas Schlittler vom «Sonntagsblick» fordert regelmässig E-Mails heraus. Sein wichtigster Tipp: «Je konkreter, desto besser.» Wenn die Anfrage zu vage sei, komme von der Verwaltung die Aufforderung, das Gesuch einzuschränken, oder es drohten Gebühren.

Das bestätigt Daniel Ladanie-Kämpfer, Öffentlichkeitsberater beim Eidgenössischen Departement für Auswärtige Angelegenheiten (EDA). Formulierungen wie «sämtliche Unterlagen» oder «alle Mails» führten je nach Geschäft zu einem «Lastwagen voll Papier», wovon unter Umständen nur ein kleiner Teil von Interesse sei. Er rät: «Am wichtigsten ist die möglichst präzise Formulierung, um was für eine Angelegenheit es geht.»

Astrid Schwegler von der Schlichtungsstelle des Bundes (EDÖB) rät von Anfragen ab, die unspezifisch Informationen herausfordern. Solche Anfragen würden in der Verwaltung oft als «Fishing Expedition» wahrgenommen, vergleichbar mit dem Auswerfen eines Schleppnetzes in der Fischerei. Dies sei ineffizient und könne «das gegenseitige Misstrauen» schüren.

2. Thema eingrenzen – gewusst wie

Wenn unklar ist, welche E-Mails vorhanden sind, lässt sich das Thema auf verschiedene Art und Weise eingrenzen.

• Telefonieren mit dem Öffentlichkeitsberater oder der -beraterin. Jedes Bundesamt hat einen Kontakt für die Behandlung von Anfragen gemäss Öffentlichkeitsgesetz. «Je nach Fall kann eine vorgängige Absprache mit der Behörde sinnvoll sein. Das wirkt sich für beide Seiten ressourcenschonend aus», sagt der Öffentlichkeitsbeauftragte Daniel Ladanie-Kämpfer. So liessen sich Leerläufe verhindern. Aus Behördensicht sei es hilfreich zu wissen, was die Fragestellung beziehungsweise die These der Recherche sei. Die gleiche Empfehlung gibt Astrid Schwegler vom EDÖB: «Ein BGÖ-Gesuch ist eine Zusammenarbeit zwischen Medienschaffenden und den Behörden.»
  Gemäss Art. 3 der Öffentlichkeitsverordnung (VBGÖ) sind die Behörden verpflichtet, den Gesuchstellerinnen und Gesuchstellern Auskunft «über die verfügbaren amtlichen Dokumente» zu geben und sie bei ihrem Vorgehen zu unterstützen. Auch wer ein Gesuch stellt, hat die Pflicht zur Präzisierung gemäss 7, Abs. 3.
• Eine Übersicht über die vorhandenen Dokumente verlangen. Ist ein Thema schwierig einzugrenzen, kann auch eine Auflistung der vorhandenen Dokumente verlangt werden. Zum Beispiel: «Können Sie mir eine Auflistung der vorhandenen Dokumente machen im Zusammenhang mit der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses?» Oder: «Ich will besser verstehen, was passiert ist. Gibt es zu diesem Thema Unterlagen?»
  Eine solche Dokumentenliste müsse allerdings oft von Hand erstellt werden, sagt Ladanie-Kämpfer. Zwar lege die Bundesverwaltung wichtige Dokumente im Aktenverwaltungssystem Acta Nova ab. Doch nicht alle Akten und E-Mails seien dort abgespeichert und müssten deshalb auch aus anderen Quellen zusammengetragen werden.
• Akten in den Ablagen des Bundes recherchieren. Von der Verwaltung als relevant eingestufte Mails werden im Geschäftsverwaltungssystem Acta Nova abgespeichert. Öffentlichkeitsgesetz.ch hat alle Ordnungssysteme (OS), die vom Bundesarchiv aktuell genehmigt sind, basierend auf dem Öffentlichkeitsgesetz beschafft und grafisch aufbereitet. Ein Leitfaden für eine erfolgreiche Recherche in der Aktenablage findet sich hier.  

  Das gilt laut Gesetz

  Stehen von einer Behörde versandte oder empfangene E-Mail-Nachrichten im Zusammenhang mit einer amtlichen Tätigkeit, sind sie grundsätzlich zugänglich. Dasselbe gilt auch für Nachrichten anderer Kommunikationskanäle wie WhatsApp.

  Solange der Prozess der Meinungsbildung in der Behörde noch nicht abgeschlossen ist, kann sie den Zugang zur verlangten E-Mail-Nachricht aufschieben.  Dabei müssen die Behörden konkret begründen, inwiefern der Meinungsbildungsprozess bei einer Bekanntgabe ernsthaft beeinträchtigt ist.  E-Mails sind auch nicht zugänglich, wenn es «Dokumente zum persönlichen Gebrauch» sind, beispielsweise Mails für eine private Verabredung.

3. Tipps und Tricks für ein erfolgreiches Gesuch

• Der Begriff «Korrespondenz» und seine Tücken. Eine typische Anfrage umfasst die involvierten Personen, das Thema und den Zeitraum, also: «Ich hätte gerne die Korrespondenz zwischen Person A und Person B» mit Angabe von Thema und Zeitraum.
  Dabei muss man sich sicher sein, dass die beiden Personen Absender oder Empfänger sind. Mail-Kopien, die zu einem Thema zur Kenntnis (cc) an Absender oder Empfänger geschickt werden, fallen unter Umständen nicht unter den Begriff «Korrespondenz».
  Der Begriff «Korrespondenz» umfasst streng genommen auch Briefe oder SMS. Falls nicht nur Mails von Interesse sind, ist es empfehlenswert, beim Gesuch explizit auf andere Kommunikationskanäle zu verweisen.
• Mails immer mit Anhängen verlangen. Falls die Bearbeitung der Anhänge aufwendig ist, um Rückmeldung bitten und gemeinsam nach Lösungen suchen, um den Aufwand zu reduzieren und die Anzahl der Anhänge allenfalls zu begrenzen.
• Überflüssige Themen herausfiltern. Wenn der Themenumfang im Mailaustausch zwischen zwei Personen breit ist, kann man bei der Verwaltung nach den besprochenen Themen fragen, um irrelevante Inhalte auszusortieren und die Anfrage gezielt zu fokussieren.
• Wenn die Mails eintreffen: Anonymisierungen. Die Behörde muss vorgängig prüfen, ob Namen oder Passagen anonymisiert werden müssen. Dafür gibt es Regeln, nachzulesen im FAQ (in der Suche das Stichwort «Anonymisierung» eingeben).

Inspiration gefällig? In der Datenbank «Geschichten» gibt es Beispiele publizierter Recherchen, die gestützt auf Mails realisiert wurden, die mithilfe des Öffentlichkeitsgesetzes eingesehen wurden (in der Suche das Stichwort «Mail» eingeben).