Dos and Don’ts beim Umgang mit den Behörden-GEVER

Schrittweise und überlegt: Zugang zu Verwaltungsdaten erfordert Wissen. (Foto: Gaetan Bally/Keystone)

Von Leo Eiholzer und Martin Stoll. Die elektronischen Geschäftsverwaltungen (GEVER) bieten spannende Möglichkeiten, Informationen aus den Verwaltungen zu erhalten. Dabei gibt es einige Punkte zu beachten.

Ein geplanter zentraler Aktennachweis des Bundes wurde nie umgesetzt. Mit von Öffentlichkeitsgesetz.ch entwickelten Ressourcen und Strategien lassen sich dennoch relevante Dokumente recherchieren. Präzise Anfragen und die Beachtung wichtiger Dos and Don’ts sind entscheidend, um effizient und erfolgreich vorzugehen. 

Genauigkeit und Eigeninitiative erhöhen die Chancen

Der Schlüssel zu erfolgreichen Anfragen liegt in der Genauigkeit. Je präziser das Gesuch formuliert ist, desto höher sind die Erfolgschancen. Dabei hilft Eigeninitiative: Auf nationaler Ebene kann über Öffentlichkeitsgesetz.ch direkt in den Ordnungssystemen der entsprechenden Bundesämter recherchiert werden.

Ordnungssysteme und Geschäftsverwaltungsprogramme: Was sind sie und wie geht man damit um? Die wichtigsten Informationen in fünf Minuten.

Die Ordnungssysteme der Verwaltungseinheiten sind durchsuchbar, und Suchresultate können im Kontext angezeigt werden (Doppelklick). Für eine Recherche relevante Ordnungspositionen sollten gezielt ausgewählt werden. 

In mehreren Etappen zu den wichtigen Dokumenten 

Ein schrittweises Vorgehen erleichtert den Prozess: Zuerst wird bei einer Behörde nach einer Liste der Dossiers und Subdossiers einer bestimmten Ordnungsposition gefragt. Anschliessend werden die relevanten Dossiers ausgewählt und eine zeitlich eingegrenzte Liste der Dokumente oder Geschäftsobjekte wird angefordert. Dabei ist es wichtig, auf die Berechtigungen zu achten: In Acta Nova sieht jeder nur das, was ihm erlaubt ist. Im Gesuch sollte daher immer die höchste verfügbare Berechtigung angefordert werden.

Datenmenge begrenzen und Metadaten nutzen

Weniger ist oft mehr: Datumseinschränkungen helfen, die Datenmenge zu begrenzen und den Fokus auf aktuelle und relevante Dokumente zu legen. Besonders bei Volltextsuchen reduzieren Einschränkungen die Anzahl der Treffer. Unnötige, wenig relevante  Anfragen sollten vermieden werden, da die Verwaltung Dossiertitel und Dokumentenlisten manuell prüfen und schwärzen muss, was zusätzlichen Aufwand verursacht. Metadaten wie Erstellungszeitpunkt, Version oder Bearbeitungsstatus liefern oft wichtige Hinweise zum Kontext eines Dokuments. Berücksichtigt werden muss, dass Acta Nova nicht immer aktuell ist und die Nutzung je nach Behörde variiert. Ausserdem existieren in den Behörden auch Fachanwendungen, die relevante amtliche Dokumente enthalten, jedoch ausserhalb von Acta Nova laufen.

Ein enger Kontakt mit den Öffentlichkeitsberaterinnen und -beratern hilft, sinnvolle Anpassungen oder Einschränkungen vorzunehmen und komplexe Anfragen erfolgreich zu gestalten.