Zürcher Transparenzregeln: Hier braucht es Korrekturen
Öffentlichkeitsnaher Umgang mit amtlichen Dokumenten. Eine Mitarbeiterin des Steueramts Uster/ZH bei der Arbeit. (Foto: Christian Beutler/Keystone)Von Martin Stoll. Der Kanton Zürich konkretisiert sein revidiertes Informations- und Datenschutzgesetz. Öffentlichkeitsgesetz.ch fordert Nachbesserungen: Der Zugang zu amtlichen Dokumenten muss einfacher und dienstleistungsorientierter werden.
Nachdem der Kanton Zürich das Gesetz über die Information und den Datenschutz (IDG) revidiert hat, folgt nun die dazugehörige Verordnung (IDV). Die neuen Regeln sollen Mitte nächsten Jahres in Kraft treten. Öffentlichkeitsgesetz.ch hat sich an der Vernehmlassung beteiligt und mehrere konkrete Änderungen vorgeschlagen.
Die Verwaltung weiss, welche Dokumente existieren
Eine der grössten praktischen Hürden des Öffentlichkeitsprinzips zeigt sich bereits am Anfang eines Zugangsgesuchs: Gesuchstellende wissen häufig gar nicht, welche Dokumente zu einem Geschäft vorhanden sind. Die Verwaltung hingegen kennt ihre Aktenbestände und Geschäftsverwaltungssysteme. Dieses Informationsgefälle führt dazu, dass Gesuche oft sehr breit formuliert werden müssen, etwa als Begehren um «alle Dokumente zum Thema X». Das verursacht auch bei den Behörden unnötigen Aufwand.
Öffentlichkeitsgesetz.ch fordert deshalb, dass Behörden verpflichtet werden, Auskunft über vorhandene Dokumente zu geben und Gesuchstellende beim Auffinden zu unterstützen. Auf Wunsch sollen sie gestützt auf ihre Geschäftsverwaltungssysteme innert Wochenfrist eine Liste der vorhandenen amtlichen Dokumente zur Verfügung stellen. Damit könnten Gesuche gezielter formuliert und umfangreiche Sucharbeiten vermieden werden. Ein solcher dienstleistungsorientierter Ansatz nützt beiden Seiten.
Generell sollte die Verordnung stärker darauf ausgerichtet sein, dass Verwaltung und Gesuchstellende im direkten Austausch pragmatische Lösungen für den Dokumentenzugang finden.
Öffentlichkeitsberatung auch für die Öffentlichkeit
Eine wichtige Rolle könnten dabei die in den einzelnen Direktionen vorgesehenen Fachpersonen übernehmen. Nach dem Entwurf sind diese vor allem für die verwaltungsinterne Zusammenarbeit mit der Koordinationsstelle vorgesehen.
Öffentlichkeitsgesetz.ch fordert, dass «Beraterinnen und Berater für Informationszugang und Datenschutz» auch gegen aussen als niederschwellige Anlaufstellen dienen. Sie sollen Fragen zum Öffentlichkeitsprinzip beantworten, beim Auffinden von Dokumenten helfen und Auskunft darüber geben, welche amtlichen Dokumente vorhanden sind. Wer sein Recht auf Zugang wahrnehmen will, soll wissen, an wen er sich wenden kann.
Gesuchstellende sollen die Form wählen können
Auch bei der Herausgabe der Dokumente sollte die Wahl grundsätzlich bei den Gesuchstellenden liegen. Sie sollen entscheiden können, ob sie Unterlagen elektronisch erhalten, Kopien zugestellt bekommen oder die Dokumente vor Ort einsehen möchten.
Das mag wie ein Detail erscheinen, ist für einen niederschwelligen Zugang aber entscheidend. Unterschiedliche Gesuchstellende haben unterschiedliche Bedürfnisse. Die Verordnung sollte deshalb klar festhalten, dass grundsätzlich sie die Form des Zugangs bestimmen.
Eine Zusammenfassung ist kein Dokument
Problematisch ist eine weitere Bestimmung des Entwurfs: Ist ein teilweiser Zugang zu einem Dokument nicht sinnvoll möglich, soll die Verwaltung stattdessen eine Zusammenfassung der Informationen abgeben können.
Das widerspricht dem Grundgedanken des Öffentlichkeitsprinzips. Dieses gibt der Öffentlichkeit gerade das Recht, staatliches Handeln anhand der Originaldokumente nachzuvollziehen. Eine von der Verwaltung verfasste Zusammenfassung ist zwangsläufig eine Auswahl, Gewichtung und Interpretation. Gesuchstellende können nicht überprüfen, was weggelassen wurde, und verlieren den ursprünglichen Kontext.
Sind einzelne Informationen geschützt, sollen die entsprechenden Stellen geschwärzt werden. Eine Zusammenfassung kann ergänzend hilfreich sein, sie darf aber den Zugang zum amtlichen Dokument aber nicht ersetzen.
Schlichtungen dürfen nicht verschleppt werden
Nachbesserungsbedarf sieht Öffentlichkeitsgesetz.ch auch beim neu eingeführten Schlichtungsverfahren. Dieses soll Streitigkeiten über den Dokumentenzugang rasch und unbürokratisch lösen. Ohne verbindliche Fristen besteht jedoch die Gefahr, dass Verfahren durch verspätete Stellungnahmen oder Aktenlieferungen unnötig in die Länge gezogen werden.
Öffentlichkeitsgesetz.ch schlägt deshalb vor, der Verwaltung für ihre Mitwirkung eine Frist von 20 Tagen zu setzen. Das Schlichtungsverfahren soll innerhalb von 60 Tagen durchgeführt werden. Gerade bei politisch heiklen Geschäften darf Zeit nicht zum Mittel werden, mit dem Transparenz faktisch hinausgeschoben wird.
Unabhängigkeit muss auch sichtbar sein
Schliesslich braucht es Nachbesserungen bei der Stellung der oder des Öffentlichkeitsbeauftragten. Der Entwurf sieht vor, dass die Kommunikation in Angelegenheiten von allgemeiner Bedeutung oder besonderer Tragweite auf dem Dienstweg über die Direktion erfolgt. Auch für die Kommunikation mit dem Regierungsrat und anderen öffentlichen Organen sind besondere Wege vorgesehen.
Das ist problematisch. Gerade bei wichtigen und möglicherweise kontroversen Geschäften muss die oder der Beauftragte unabhängig kommunizieren können. Eine Stelle, welche das Handeln der Verwaltung kritisch überprüft, darf nicht den Eindruck erwecken, ihre Kommunikation stehe unter der Kontrolle derselben Verwaltung. Öffentlichkeitsgesetz.ch fordert deshalb, diese Vorgaben zu streichen.
Die neue Verordnung bietet die Chance, mit dem revidierten Gesetz auch die praktische Umsetzung des Öffentlichkeitsprinzips zu verbessern. Entscheidend ist dabei nicht allein, welche Rechte auf dem Papier stehen. Transparenz entsteht erst, wenn der Zugang zu amtlichen Dokumenten einfach und nahe an der Öffentlichkeit ausgestaltet ist.
