EDÖB will Transparenzschub mit digitaler Verwaltung

«Rasch und ohne zusätzlichen Aufwand rausgeben»: Öffentlichkeitsbeauftragter Lobsiger. (Foto: Alessandro della Valle/Keystone)

Von Eva Hirschi. Der Öffentlichkeitsbeauftragte des Bundes kritisiert die mangelnde Digitalisierung in der Verwaltung. Es brauche einfache elektronische Prozesse, um Zugangsgesuche effizienter zu bearbeiten.

Die Anzahl an Zugangsgesuchen zu amtlichen Dokumenten gestützt auf das Öffentlichkeitsgesetz nimmt seit Jahren zu. 2023 waren es mit 1701 Gesuchen fast 50 Prozent mehr als im Vorjahr – ein neuer Rekord. Dies sei eine Herausforderung für die Behörden, sagt der Eidgenössische Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) Adrian Lobsiger.

Eine Herausforderung, die aber mit einer Digitalisierung der Verwaltung von Dokumenten bewältigt werden könne: «Jetzt geht es darum zu schauen, wie man die Zugangsgesuche mit einfachen elektronischen Prozessen effizienter bearbeiten kann.»

Die Bearbeitung von Zugangsgesuchen automatisieren

Müssten etwa Personennamen in einem mehrere Hundert Seiten langen Dokument geschwärzt werden, könne man dafür eine automatisierte Software verwenden, die die Schwärzungen vornehme, schlägt Lobsiger vor.

Auch könne die Verwaltung gewisse Zugangsgesuche antizipieren und zum Beispiel bereits bei der Erstellung eines Protokolls eine zweite Version des Dokuments erstellen, in welchem Personennamen von Sitzungsteilnehmenden nicht aufgeführt sind, sofern sie keine Entscheidungsträger sind. «So könnte man das Dokument rasch und ohne zusätzlichen Aufwand rausgeben», sagt Lobsiger.

Verwaltung benutzt zu viele Kommunikationskanäle

Emails, Chats, SMS, Whatsapp-Nachrichten: Was bei der Verwaltung ebenfalls zu einem Mehraufwand führe, sei die Multiplikation der Kommunikationskanäle. Denn Lobsiger stellt fest: Immer mehr Zugangsgesuche würden sich auf die elektronische Kommunikation beziehen.

«Die berufliche Kommunikation sollte sich auf wenige Informationskanäle beschränken, so dass Zugangsgesuche besser bearbeitet werden können», so der Öffentlichkeitsbeauftragte. Laut ihm gibt es hier «noch viel Luft nach oben für die Verwaltung».

Mit bürokratischen Hürden wird Tansparenz bekämpft

Auch wenn ein Grossteil der Behörden das Öffentlichkeitsprinzip konsequent umsetze, so gebe es immer noch bürokratische Erschwernisse. So würden etwa selbst gegenüber dem Öffentlichkeitsbeauftragten Akten zurückgehalten. «Zuerst wird gesagt, wir geben die Akten nicht heraus. Dann wird gesagt, wir finden sie nicht», sagt Lobsiger.

Dieses Einsichtsrecht des Öffentlichkeitsbeauftragten sei zu stärken, kommt die Geschäftsprüfungskommission des Ständerats zum Schluss. Sie hielt in ihrem Untersuchungsbericht über nicht auffindbare E-Mails im Generalsekretariat des Innendepartements fest, dass die Vorgaben in Sachen Ablage und Archivierung von Dokumenten in der Bundesverwaltung nicht einheitlich sind und einer Klärung bedürften.

Die Geschäftsprüfungskommission forderte den Bundesrat auf, die Möglichkeit zu prüfen, dem Öffentlichkeitsbeauftragten ein Interventions- oder Verfügungsrecht einzuräumen, sollte sein Einsichtsrecht nicht respektiert werden.

Der Bundesrat lehnt ein solches Verfügungsrecht ab, ist aber bereit, mögliche Interventionsrechte zu prüfen. Lobsiger bedauert dies. Insbesondere deshalb, weil das Gros der Ämter am Paradigmenwechsel vom Geheimhaltungs- zum Öffentlichkeitsprinzip arbeiteten. Aber: «Leider gibt es aber immer noch Amtsstellen, die mauern.»