Trucs et astuces

1. Il existe toujours un document

Dans l’administration, il existe un document pratiquement sur chaque sujet. Ainsi, pour toute recherche, il vaut la peine de se poser la question: «Quel document, procès-verbal ou courriel pourrait donc permettre d’avance?» Puis: «Où peut-on le trouver?»

2. Se faire bien comprendre par l’administration

Pour faire bouger les responsables de presse, rien de tel que de mentionner expressément la loi sur la transparence («Vous devez, selon la loi sur la transparence, me donner accès à ce document»). Cette petite phrase fait souvent mouche. N’hésitez pas non plus, lorsque vous contactez des services de presse, à arguer de vos droits en vertu du principe de la transparence.

3. Ne jamais envoyer une demande inutilement

Avant de déposer une demande formelle d’accès à un document, toujours se renseigner dans le service concerné sur les documents existants et s’ils peuvent être obtenus par voie informelle, sans demande écrite.

4. Faire des recherches préalables

Avant de réclamer qu’on vous mette à disposition un document, il faut avoir «fait ses devoirs»: autrement dit, sonder les informateurs potentiels et connaître toutes les sources déjà accessibles. Et surtout, vérifier que le document recherché ne figure pas déjà sur le site internet du service!

5. Déposer des demandes très concrètes

Lorsqu’on demande un document existant bien précis, les autorités ne peuvent, face à une demande LTrans, que difficilement en refuser l’accès. D’où l’importance des recherches préalables pour avoir le titre et la date d’édition ou de publication du document désiré.

6. Puiser à plusieurs sources

Souvent, plusieurs offices fédéraux traitent d’un même sujet. Avant de lancer une recherche, il faut déterminer où il est aussi possible de demander à consulter un document.

7. Connaître les exceptions

Invoquer la loi sur la transparence n’est pas une panacée. Les procédures pénales et d’entraide judiciaire sont exclues du domaine d’application de la LTrans. La Banque nationale suisse, la FINMA (Autorité fédérale de surveillance des marchés financiers) et le Parlement aussi. Tout comme les documents de nature commerciale utilisés par une autorité, les documents pas encore terminés ou ceux qui sont de nature personnelle.

8. Connaître la gestion des écrits (papertrail)

Par bonheur pour les journalistes, l’administration est bien organisée. D’ici fin 2011, les services et offices auront mis sur pied un système électronique de gestion des affaires courantes (abrégé Gever pour Geschäftsverwaltungssystem). Celles et ceux qui maîtrisent ce système maîtrisent l’administration. Avec une liste Gever en main, vous pourrez négocier pied à pied l’accès à chaque document.

9. Persévérance, obstination et acharnement

Sur des sujets délicats, l’autorité va nier, jouer les innocents, se dissimuler derrière des rideaux de fumée, bref se cabrer. On peut accepter dans un premier temps une livraison partielle, tel des extraits de documents: dans des dossiers complexes, cela donne une bonne base pour rédiger une demande de consultation complète et bien fondée.

10. Garder un œil sur la loi

Rappel: l’autorité n’a pas toujours raison et elle connaît souvent fort mal la législation. Voilà pourquoi il vaut la peine de lire tant la loi, que l’ordonnance, le message sur la loi ou les directives de mise en œuvre de l’Office fédéral de la justice. Nos conseils juridiques en ligne sont aussi à disposition, gratuitement.

11. Ne pas oublier les nombreux fichiers sous forme numérique

La définition de document dans la loi sur la transparence inclut aussi toutes les pièces qui peuvent être générées « par un traitement informatisé simple » (genre copier avec Ctrl-C). Donc n’oubliez pas de demander l’accès aux présentations PowerPoint, aux courriels ou aux recueils statistiques (fichiers de données).

12. Approfondir sans attendre

Tant qu’à faire une demande écrite, il vaut la peine de demander un dossier entier et ne pas se contenter d’un seul document repéré mais de tenter d’obtenir le contexte global.

13. Intervenir avec détermination

Lorsque l’autorité ne respecte pas les délais ou qu’elle applique de manière clairement erronée la loi sur la transparence, c’est le moment de protester poliment. On dénoncera publiquement les défaillances graves.

14. Se tenir au courant des autres demandes

Le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) publie ses décisions de conciliation. C’est une source d’inspiration utile de voir le type de documents que d’autres ont demandé.

15. Négocier les délais

Selon la loi, l’autorité doit tenir compte de la rapidité propre aux médias. Les préposés à la transparence sont souvent pris de court par l’urgence des demandes. Parfois, il vaut la peine de négocier, dans un premier temps, une livraison partielle d’un document, soit la partie intéressante au point de vue de l’actualité.

16. Ne pas dédaigner les commissions

Il existe des commissions extraparlementaires et des groupes de travail sur pratiquement chaque sujet. Ces instances sont informées de manière privilégiée par l’administration fédérale. Les procès-verbaux de séance sont particulièrement intéressants.

17. Ne pas lâcher le morceau

Dans les domaines très spécialisés, il est utile de faire des demandes à répétition: les procès-verbaux, les statistiques internes et autres documents clés sont rédigés ou produits périodiquement. Si l’on demande de manière suivie, on est superinformé.

18. Utiliser le courriel

Le courrier électronique est rapide, efficace et va s’archiver où l’on désire. Réglez donc les affaires LTrans par courriel et demandez les documents sous forme numérisée.

19. Défendre la transparence

Par principe, les journalistes ne devraient pas devoir passer par un juge ou exiger une médiation pour accéder à un document. Fondamentalement, c’est clair: il faut négocier, argumenter, parlementer. Si l’on tombe sur un os, il vaut alors la peine d’appliquer la procédure jusqu’au stade suivant. La loi sur la transparence est un outil que les journalistes doivent utiliser de manière suivie, c’est à eux d’en faire bon usage.

20. Annoncer la couleur

Les journalistes qui obtiennent un document grâce à la Ltrans doivent le signaler expressément. Autrement dit: il faut indiquer comment on a obtenu ses sources. En déclarant par exemple: «Notre journal/radio/chaîne a pu consulter le procès-verbal qui figure dans cet encadré en invoquant la loi sur la transparence. Ainsi, vous pouvez voir que…» .