Die Kantone kochen ihr eigenes GEVER-Süppchen

Auch Kantone arbeiten digital: Verwaltungsangestellter an der Arbeit. (Foto: Gaetan Bally/Keystone)

Von Eva Hirschi. Die meisten Kantone verwenden professionelle Software zur elektronischen Geschäftsverwaltung (GEVER). Diese können ähnlich wie beim Bund für die Arbeit mit Öffentlichkeitsgesetzen genutzt werden.

Öffentliche Verwaltungen brauchen GEVER-Systeme, um Geschäfte, Dokumente, Adressen und E-Mails systematisch zu verwalten. Solche Systeme sind nicht nur beim Bund, sondern auch in Kantonen und Gemeinden im Einsatz. Doch die Digitalisierung verläuft hier sehr unterschiedlich, teilweise steckt sie noch in den Kinderschuhen.

Öffentlichkeitsgesetz.ch hat sich einen Überblick über die in den Kantonen eingesetzten GEVER-Systeme verschafft. Ähnlich wie auf Bundesebene können diese Systeme Medienschaffenden dabei helfen, gezielt Listen von Dossiers und Dokumenten zu finden und so präzise Zugangsgesuche zu stellen.

Die Umfrage zeigt: Während die meisten Kantone auf spezialisierte Programme zur Geschäftsverwaltung setzen, begnügen sich einige auch mit einfachen Cloud-Lösungen oder speichern Dokumente lediglich auf dem Server. Möglichkeiten zur Volltextsuche in Dokumenten oder Dossiertiteln sowie zur zeitlichen und thematischen Eingrenzung von Dokumenten sind hier oft sehr begrenzt. Das erschwert es, Gesuchstellenden die Informationen bereitzustellen, auf die sie gesetzlich Anspruch haben.

Zwei Anbieter dominieren den Markt in den Kantonen
Am häufigsten wird in Kantonen und Gemeinden die Softwarelösung der Firma CM Informatik eingesetzt: Laut unserer Erhebung nutzen 15 Kantone das ehemals als Axioma bekannte Produkt, das heute CMI heisst. In einigen Kantonen wird dieses System durch spezifische Fachanwendungen ergänzt. CMI ist ein etablierter Anbieter und wird nach eigenen Angaben auch in über 900 Gemeinden und 1200 Schulen verwendet. Wie beim System des Bundes, Acta Nova, basiert hier die Aktenverwaltung auf einem Ordnungssystem, und es lassen sich Listen von Dossiers und Dokumenten erstellen.

Auf diese GEVER-Systeme setzen die Kantone

Wir haben bei den Kantonen nachgefragt, welche Geschäftsverwaltungssysteme verwendet werden. Folgende Angaben haben wir erhalten (Stand September 2024, Angaben ohne Gewähr). 

	eGeKo
	CMI	Firmenhandbuch hier abrufbar: Teil 1, Teil 2
	OneGov GEVER	Wegweisung gemäss Hersteller hier abrufbar.
	Regierungsrat/Landrat: CMI, kantonale Verwaltung: OneGov GEVER	CMI: Firmenhandbuch hier abrufbar: Teil 1, Teil 2 OneGov GEVER: Wegweisung gemäss Hersteller hier abrufbar.
	CMI	Firmenhandbuch hier abrufbar: Teil 1, Teil 2
	CMI	Firmenhandbuch hier abrufbar: Teil 1, Teil 2
	CMI	Firmenhandbuch hier abrufbar: Teil 1, Teil 2
	Kein GEVER-System
	CMI	Firmenhandbuch hier abrufbar: Teil 1, Teil 2
	CMI	Firmenhandbuch hier abrufbar: Teil 1, Teil 2
	Selbst entwickeltes System: eDossiers
	CMI	Firmenhandbuch hier abrufbar: Teil 1, Teil 2
	Kein GEVER-System
	CMI	Firmenhandbuch hier abrufbar: Teil 1, Teil 2
	CMI	Firmenhandbuch hier abrufbar: Teil 1, Teil 2
	OneGov GEVER	Interne Anleitung hier abrufbar. Wegweisung gemäss Hersteller hier abrufbar.
	CMI	Firmenhandbuch hier abrufbar: Teil 1, Teil 2
	CMI	Firmenhandbuch hier abrufbar: Teil 1, Teil 2
	CMI	Firmenhandbuch hier abrufbar: Teil 1, Teil 2. Interne Unterlagen werden derzeit erstellt.
	eGOV-Suite	Wegweisung gemäss Hersteller hier abrufbar.
	Kein GEVER-System
	CMI	Firmenhandbuch hier abrufbar: Teil 1, Teil 2
	Selbst entwickeltes System: PGA (Produit de Gestion d’Affaire)
	Extended ECM
	OneGov GEVER	Dokumentation hier abrufbar
	CMI, eGeKo	GEVER-System und Dokumentation je nach Direktion unterschiedlich. Hier abrufbar für die Staatskanzlei, Sicherheitsdirektion, Volkswirtschaftsdirektion, Baudirektion.

Fünf Kantone setzen auf Lösungen der Firma Fabasoft 4teamwork AG, meist OneGov GEVER oder, wie im Kanton Thurgau, auf das Produkt eGov Suite. Auch diese Lösungen kommen in zahlreichen Gemeinden und Städten zum Einsatz. Weitere verwendete Geschäftsverwaltungssysteme sind eGeKo von Hürlimann Informatik (Kanton Aargau). Die Kantone Waadt und Jura nutzen eigene, selbst entwickelte Informatiksysteme.

Nicht alle Kantone nutzen GEVER-Systeme

Der Kanton Wallis hat Extended ECM von Opentext im Einsatz, das eher ein Dokumentenverwaltungs- als ein Geschäftsverwaltungssystem ist. Drei Kantone haben kein solches System: Tessin arbeitet zurzeit mit  SharePoint von Microsoft und plant einen Wechsel, noch ohne eine neue Software festgelegt zu haben. Neuenburg verwendet kein System, prüft aber die Einführung eines Geschäftsverwaltungssystems. Genf nutzt nach eigenen Angaben nur eSéances zur Sitzungsverwaltung und plant derzeit keinen Wechsel. 

Der Kanton Bern hat eine Vorwärtsstrategie eingeschlagen: Gemäss dem Gesetz über die digitale Verwaltung (DVG) sind im Kanton Bern alle Verwaltungen verpflichtet, bis spätestens 2027 ein System zur elektronischen Geschäftsverwaltung einzuführen. Nachholbedarf besteht vor allem bei kleineren Behörden und kirchlichen Verwaltungen, die bislang oftmals noch nicht über ein solches System verfügen.

In Verwaltungen eingeführte GEVER-Systeme bewähren sich offenbar meist gut: 21 von 26 Kantonen planen keinen Wechsel. Zwei Kantone erwägen einen teilweisen Wechsel, und in zwei weiteren Kantonen ist die Entscheidung noch offen. Im Kanton Tessin ist ein Wechsel geplant, abhängig von der Bewilligung eines Digitalisierungs-Kredits durch das Parlament.

Wenig Hilfsmaterial für Mitarbeitende

Geschäftsverwaltungssysteme sind komplex. Dennoch ist in den meisten Kantonen kein spezifisches Benutzerhandbuch, kein Leitfaden oder Merkblatt für die Mitarbeitenden vorhanden. Viele Kantone weisen allerdings auf das Firmen-Handbuch des jeweiligen IT-Anbieters hin. Die uns zur Verfügung gestellten Handbücher sind hier verlinkt. Einige wenige Kantone haben spezifisches Informations- und Hilfsmaterial für ihre Mitarbeitenden erstellt. Unter anderen führen etwa der Kanton Solothurn und der Kanton Thurgau interne Schulungen für Mitarbeitende durch.