Der fatale Hang der Verwaltung zur Lücke beim Aktenregister

Eigentlich ist die Verwaltung verpflichtet, Geschäfte lückenlos zu dokumentieren. (Foto: Christian Beutler/Keystone)

KOMMENTAR Das Thema wirkt trocken. Es geht um Administration und Bürokratie. Doch für die Umsetzung der Verwaltungstransparenz und auch für die Geschichtsschreibung ist es wichtig: Es geht um die Frage, wie Verwaltungen ihre Dokumente ablegen.

In Schweden, wo das Öffentlichkeitsprinzip 1766 geboren wurde, suchten Bürgerinnen und Bürger die Räume der Verwaltung auf. Hier begutachteten sie die Registraturen und nahmen Einblick in die Akten. Die papiernen Aktenablagen von damals sind heute die digitalen Geschäftsverwaltungssysteme. Sie sind das Rückgrat der Arbeit der Verwaltung.

Egal, ob eine Bürgeranfrage, die Evaluation eines Schulprojekts oder der Vertragsabschluss mit einem Beratungsunternehmen: Alles muss vollständig dokumentiert sein. So sieht es das Gesetz vor.

Die Erfahrung zeigt aber, dass die digitalen Aktenablagen oft lückenhaft geführt werden. Akten sind unauffindbar oder existieren gar nicht. Symptomatisch ist, dass das Finanzdepartement selbst bei der brisanten CS-Übernahme die Akten schludrig führte. Wochenlang musste sie diese sortieren. Bis heute sind die Aktenlisten nicht zugänglich.

Wir haben Zugang zu diesen Listen verlangt. Beim Departement von Finanzministerin Karin Keller-Sutter sind wir auf pauschale Ablehnung gestossen. Vom Öffentlichkeits­beauftragten haben wir jetzt recht bekommen: Die Listen mit den Dokumenten, die in einem Verwaltungsdossier liegen, müssen zugänglich gemacht werden.

Noch nicht gelöst ist damit das Problem, dass Verwaltungen bewusst auf die Dokumentation eines Vorgangs verzichten. So lässt sich das Öffentlichkeits­prinzip effizient aushebeln. Auch Mitglieder der Regierung tun dies. Bundesrat Guy Parmelin verzichtete nach einem Cyberangriff auf den Rüstungsbetrieb Ruag bewusst auf Protokolle. Bundesrat Albert Rösti liess Gespräche mit Medienunternehmer Roger Schawinski unprotokolliert. Selbst von einem Treffen der Schweizer Regierung mit dem katarischen Finanzminister gibt’s nichts Schriftliches.

Solche Verwaltungslücken sind fatal: Sie beschädigen einerseits das historische Erbe. Denn die in Geschäftsverwaltungssystemen gespeicherten Dokumente bilden die Grundlage für die zukünftige Aufarbeitung durch Historikerinnen und Historiker. Dokumentationslücken untergraben andererseits auch das Vertrauen in die Verwaltung.

Deshalb müssen die Aufsichtsorgane der Verwaltung hier eingreifen und sicherstellen, dass Akten gewissenhaft geführt werden. Alles andere können wir uns nicht leisten – heute weniger denn je. Martin Stoll

Martin Stoll ist Geschäftsführer Öffentlichkeitsgesetz.ch