Café Transparence: Mit einer Schlichtung zum Erfolg

Die Öffentlichkeitsbeauftragten Reto Ammann vom EDÖB und Judith Petermann vom Kanton Solothurn diskutierten mit Moderatorin Marguerite Meyer (links) im Café Transparence.

Von Eva Hirschi. Wie läuft ein Schlichtungsverfahren ab? Im Café Transparence gaben eine Expertin und ein Experte Einblick, was es für eine Einigung auf Bundes- oder auf Kantonsebene braucht.

Will eine Behörde gewisse Dokumente trotz Zugangsgesuches nicht herausgeben, ist das letzte Wort noch nicht gesprochen. Wer mit dem Entscheid nicht einverstanden ist, kann auf Bundesebene sowie in gewissen Kantonen einen Schlichtungsantrag stellen.

Reto Ammann ist Leiter des Bereichs Öffentlichkeitsprinzip beim Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten des Bundes EDÖB. «Im Bereich des Öffentlichkeitsprinzips agieren wir als Schlichtungsstelle», sagt Ammann. Beim Bund gibt es im Schnitt zwischen 120 und 130 Schlichtungsverfahren pro Jahr.

Ziel eines Schlichtungsverfahrens ist es, den Gang vor Gericht zu vermeiden.

Auch einige Kantone kennen Schlichtungsverfahren, so etwa der Kanton Solothurn (sowie Appenzell Innerrhoden, Freiburg, Genf, Jura, Neuenburg, Schwyz, Tessin, Thurgau, Uri, Waadt und Wallis). Judith Petermann ist Beauftragte für Information und Datenschutz von Solothurn. «Unser Öffentlichkeitsgesetz ist jetzt schon seit 21 Jahren in Kraft. In den letzten Jahren hatten wir zwischen acht und dreizehn Schlichtungsgesuche pro Jahr», so Petermann.

Was braucht es?

Bei der Schlichtung handelt es sich um ein informelles Verfahren. Ziel ist es, zwischen den Parteien eine Einigung zu finden und somit den Rechtsweg zu vermeiden. Dieses Verfahren ist kostenlos. Dabei treffen sich die gesuchstellende Person und die Behörde auf gleicher Stufe, sagt Ammann: «Es soll wirklich einen Austausch, einen Dialog geben.»

Auf Bundesebene muss ein Schlichtungsantrag schriftlich – per E-Mail oder per Post – beim Öffentlichkeitsbeauftragten innerhalb der ersten 20 Tage erfolgen, nachdem man die Zugangsverweigerung (oder Teilverweigerung) von der Behörde erhalten hat. Beim EDÖB gibt es dafür Musterformulare. Im Kanton Solothurn gibt es keine Frist, der Antrag hat aber ebenfalls schriftlich zu erfolgen.

Neben dem Schlichtungsantrag sollten auch das Zugangsgesuch sowie die ablehnende Antwort der Behörde eingereicht werden. Hilfreich ist es, im Antrag zudem bereits klar aufzuzeigen, weshalb man die entsprechenden Dokumente möchte – etwa mit Hinweis auf das öffentliche Interesse. Zudem sollte der E-Mail-Verkehr mit der Behörde beilegt werden, damit sich der oder die Öffentlichkeitsbeauftragte entsprechend vorbereiten kann.

Bei der Vorbereitung geht es um Fragen wie: Deckt sich der Schlichtungsantrag mit dem ursprünglichen Zugangsgesuch oder verzichtet die gesuchstellende Person auf einen Teil der Dokumente? Werden auch Personendaten verlangt oder reicht es, wenn die im Dokument erwähnten Personen anonymisiert werden?

Dies hat Konsequenzen auf die Bearbeitungsdauer des Prozesses, sagt Ammann: «Der Aufwand ist kleiner, wenn Dritte nicht in das Verfahren miteinbezogen werden müssen.» Ähnlich läuft es im Kanton Solothurn ab, bestätigt Judith Petermann.

Nach Einreichung des Schlichtungsgesuches erhalten beide Parteien ein Eingangsbestätigungsschreiben. Die Öffentlichkeitsbeauftragten bereiten sich auf die Schlichtungssitzung vor und überprüfen, ob es in der Vergangenheit ähnliche Fälle gegeben hat, ob es Bundesgerichtsentscheide, Verwaltungsgerichtsentscheide oder Entscheide von anderen Kantonen und Verwaltungsgerichten gibt und welche Möglichkeiten für eine Einigung es geben könnte.

Zur Vorbereitung erhalten die Öffentlichkeitsbeauftragten von der Behörde auch das entsprechende Dokument – ungeschwärzt. Wichtig: Die Öffentlichkeitsbeauftragten sind zwar beim Bund respektive dem Kanton angestellt, sind aber von Gesetzes wegen unabhängig.

Wie läuft eine Schlichtungssitzung ab?

Das Schlichtungsverfahren wird in der Regel mündlich und innerhalb von wenigen Wochen durchgeführt. Beide Parteien – die Zugangsgesuchstellenden und Vertreter der Behörden – sitzen an einem Tisch, die Sitzung wird von dem oder der Öffentlichkeitsbeauftragen geleitet.

Auch wenn Zugangsgesuche nicht begründet werden müssen, so sei es für die Verhandlung wichtig, die Argumente und Überlegungen preiszugeben und zu erklären, warum man die Informationen möchte, sagt Ammann. Eine gute Vorbereitung sei deshalb grundlegend.

Gegen Ende der Verhandlung legt der oder die Öffentlichkeitsbeauftragte eine Einschätzung offen. Kommt eine Einigung zustande, wird dies formlos festgehalten. «Wir haben oft Teileinigungen», sagt Ammann, «ein Teil der Informationen ist vielleicht gar nicht umstritten, der kann sofort rausgegeben werden.» Neben der Schonung der Ressourcen kann eine Schlichtung somit auch weitere Vorteile für Medienschaffende bringen: Sie kommen so möglicherweise sofort an gewisse Informationen – der Rechtsweg dauert in der Regel mehrere Monate oder Jahre.

Was passiert ohne Einigung?

Kommt es zu keiner Einigung, verfasst der Öffentlichkeitsbeauftragte von Gesetzes wegen eine Empfehlung, das heisst eine juristische Einschätzung mit einem Vorschlag, was der nächste Schritt sein sollte. Diese Empfehlungen werden auf der Homepage des EDÖB publiziert, haben jedoch keine unmittelbare Rechtswirkung, da sie für den Adressaten nicht verbindlich sind.

Ist die zugangsgesuchstellende Person oder die Behörde mit der Empfehlung nicht einverstanden, ist es möglich, innert 10 Tagen eine anfechtbare Verfügung zu verlangen. Dies ist der erste Schritt auf dem Weg vor Bundesverwaltungsgericht. Das Gericht kann gegebenenfalls die Behörde verpflichten, das entsprechende Dokument herauszugeben.