La gestion des affaires de l’administration:
manuel pour les demandeurs

L’administration fédérale suisse et les autorités cantonales utilisent depuis quelques années des systèmes numériques de gestion des documents. Au niveau fédéral, le système s’appelle Acta Nova, tandis que les cantons recourent à divers autres produits. Cela ouvre de nouvelles perspectives pour les journalistes et aux personnes requérantes. Nous ne dépendons plus de l’administration pour savoir si un document existe. Avec la bonne démarche et le discernement nécessaire, nous pouvons trouver nous-mêmes des documents dans les registres des dossiers des autorités et les exiger par la loi sur la transparence.

 

 

Systèmes de classement et programmes de gestion des affaires: qu’est-ce et comment les utiliser? L’essentiel en cinq minutes.

I. La logique derrière Acta Nova 

L’administration fédérale traite des informations importantes pour les affaires au moyen d’un système de gestion électronique des affaires. La plupart des unités administratives utilisent Acta Nova. La manière dont les systèmes de gestion des affaires doivent être utilisés est réglée dans l’ordonnance GEVER. Pour nous, Acta Nova est intéressant car le système indexe le classement des documents, c’est-à-dire qu’il permet d’effectuer des recherches électroniques et de retracer les documents. 

Trois concepts sont centraux pour la compréhension du programme.

Le système de classement: dans des archives physiques, il s’agirait d’un plan de classement indiquant sur quelles étagères se trouvent les dossiers en fonction du sujet. Chaque office a son propre système de classement, souvent avec plusieurs milliers de positions. Chaque position porte un nom plus ou moins représentatif et un numéro unique. Les systèmes de classement détermineront également la systématique de l’archivage. Ils doivent être approuvés par les Archives fédérales. Au total, nous avons obtenu les systèmes de classement de plus de 90 unités administratives.

Le système Acta Nova ainsi que ses fonctions, ses utilisations possibles et les méthodes de travail sont décrites dans un manuel d’utilisation de 565 pages.

Les dossiers et les sous-dossiers: les dossiers sont classés sous les positions. Ce sont des «dossiers» thématiques dans lesquels sont généralement classés un grand nombre de documents. Les dossiers sont souvent subdivisés en plusieurs sous-dossiers. Il peut également exister des sous-dossiers au sein de sous-dossiers. En outre, il existe également le type de dossier de l’«événement administratif», qui permet de structurer les dossiers.

Le document (ou objet d’affaire): c’est dans les dossiers, les sous-dossiers et les événements administratifs que se trouve ce qui est réellement intéressant: les documents, comme par exemple les procès-verbaux de réunions ou les rapports d’enquête. Quand on fait une demande, il vaut la peine de parler d’objets d’affaire, car ce terme ne concerne pas uniquement les documents, mais englobe tout ce qui peut se trouver dans les dossiers. Cela permet de ne rien rater.

II. Demander des listes de dossiers d’après la position 

Supposons que nous sommes intéressés par les documents du Secrétariat général du Département des Finances qui se trouvent dans l’emplacement (position) «Documents de conduite Secrétaire général».

Dans ce cas, il est généralement conseillé de procéder en plusieurs étapes. La première étape consiste à obtenir une liste des dossiers et sous-dossiers qui se trouvent à l’endroit concerné dans le système de classement. Ce qui est très simple avec Acta Nova. Une personne de l’office peut sélectionner la position concernée (ici, numéro 031.1) et faire afficher la liste des dossiers et sous-dossiers. Outre le titre du dossier, il est possible d’afficher des métadonnées telles que la date de création ou de modification. En un seul clic, la liste est exportée dans un fichier Excel qui peut être envoyé à la personne qui a fait la demande.

Ces unités administratives de la Confédération utilisent Acta Nova

Nous publions le système de classement de plus de 90 unités administratives de la Confédération (tous consultables ici). La majorité de ces organisations recourt au système électronique de gestion des affaires Acta Nova. Ci-dessous un aperçu.

Département Unité administrative Système de classement Acta Nova
Chancellerie fédérale/autorités autonomes Chancellerie fédérale x x
  Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence x x
  Autorité de surveillance du Ministère public de la Confédération x x
  Services du Parlement   x
DFAE Secrétariat général DFAE x x
  Secrétariat d’Etat x x
  Direction du droit international public x x
  Direction du développement et de la coopération x x
  Direction des ressources x x
  Direction consulaire x x
DFI Secrétariat général DFI x x
  Bureau fédéral de l’égalité entre femmes et hommes x x
  Office fédéral de la culture  x x
  Archives fédérales suisses x x
  Office fédéral de météorologie et de climatologie x x
  Office fédéral de la santé publique x x
  Office fédéral de la statistique x x
  Office fédéral des assurances sociales x x
  Office fédéral de la sécurité alimentaire et des affaires vétérinaires x x
  Pro Helvetia   x
  Institut suisse des produits thérapeutiques   x
  Commission fédérale de coordination pour la sécurité au travail   x
  Bibliothèque nationale suisse x x
  Institut de virologie et d’immunologie x x
  Autorité fédérale de surveillance des fondations   x
  Commission de haute surveillance de la prévoyance professionnelle x x
DFJP Secrétariat général DFJP x x
  Office fédéral de la justice x x
  Office fédéral de la police fedpol x x
  Secrétariat d’Etat aux migrations x x
  Service Surveillance de la correspondance par poste et télécommunication   x
  Institut suisse de droit comparé x x
  Institut Fédéral de la Propriété Intellectuelle   x
  Autorité fédérale de surveillance en matière de révision   x
  Institut fédéral de métrologie   x
  Commission fédérale des maisons de jeux x x
  Commission fédérale des migrations x x
  Commission arbitrale fédérale CAF   x
  Centre de services informatiques CSI-DFJP   x
DDPS Secrétariat général DDPS x x
  Secrétariat d’État à la politique de sécurité x x
  Service de renseignement de la Confédération x x
  Office de l’auditeur en chef x x
  Etat-major de l’armée x x
  Commandement des Opérations x x
  Base logistique de l’armée x x
  Commandement Cyber x x
  Commandement de l’Instruction x x
  Office fédéral de l’armement x x
  Office fédéral de topographie x x
  Office fédéral de la protection de la population x x
  Office fédéral du sport x x
  Office fédéral de la cybersécurité x x
  Autorité de surveillance indépendante AS-Rens   x
DFF Secrétariat général DFF x x
  Secrétariat d’Etat aux questions finanicières internationales x x
  Administration fédérale des finances x x
  Office fédéral du personnel x x
  Administration fédérale des contributions x x
  Office fédéral de la douane et de la sécurité des frontières x x
  Office fédéral de l’informatique et de la télécommunication x x
  Office fédéral des constructions et de la logistique x x
  Contrôle fédéral des finances x x
  Caisse fédérale de pensions   x
  Centrale de Compensation CdC x x
DEFR Secrétariat général DEFR x x
  Surveillance des prix x x
  Secrétariat d’Etat à l’économie x x
  Secrétariat d’État à la formation, à la recherche et à l’innovation x x
  Office fédéral de l’agriculture x x
  Office fédéral pour l’approvisionnement économique du pays x x
  Office fédéral du logement x x
  Office fédéral du service civil x x
  Société suisse de crédit hôtelier   x
  Institut fédéral de recherches sur la forêt, la neige et le paysage   x
  Commission de la concurrence   x
  Bureau fédéral de la consommation   x
  Agroscope   x
  Centre de services informatiques DEFR   x
  Agence suisse d’accréditation et d’assurance qualité   x
  Service d’accréditation suisse   x
DETEC Secrétariat général DETEC x x
  Office fédéral des transports x x
  Office fédéral de l’aviation civile x x
  Office fédéral de l’énergie x x
  Office fédéral des routes  x x
  Office fédéral de la communication x x
  Office fédéral de l’environnement x x
  Office fédéral du développement territorial x x
  Inspection fédérale de la sécurité nucléaire   x
  Service suisse d’enquête de sécurité x x
  Autorité indépendante d’examen des plaintes en matière de radio-télévision x x
  Commission fédérale de la communication x x
  Commission fédérale de la poste x x
  Commission fédérale de l’électricité x x
  Commission fédérale de sécurité nucléaire x x
  Commission des chemins de fer x x

Etat: septembre 2024

Les demandeurs peuvent ensuite sélectionner les dossiers qui les intéressent plus particulièrement et obtenir, comme précédemment, une liste Excel des documents qui se trouvent dans les dossiers ou sous-dossiers intéressants. Sur la base de cette liste, il est possible de formuler des demandes d’accès précises.

III. Utilisation de la fonction de recherche

L’une des principales qualités d’Acta Nova est sa fonction de recherche très bien programmée. On peut facilement passer en revue des millions de pages de dossiers administratifs pour y trouver des aspects intéressants. Le système propose différents masques de recherche et paramètres qui permettent d’ajuster les recherches avec précision.

La recherche plein texte peut être très utile. Elle consiste à effectuer une recherche dans le contenu des documents classés d’une unité administrative. Le critère de recherche est central. Il doit être suffisamment précis pour éviter que des milliers de documents non pertinents apparaissent dans les résultats. Il s’agit d’une tâche qui demande réflexion et du temps. Pour le terme de recherche, il est aussi possible d’utiliser des caractères génériques (par exemple *, qui représente une chaîne de caractères quelconque). On peut également employer des opérateurs logiques (comme la conjonction ET).

10 À faire et à ne pas faire lorsqu’on utilise Acta Nova

Toute personne qui souhaite utiliser la loi sur la transparence en lien avec la gestion électronique des affaires de l’administration doit prêter attention à certains points.

  1. Miser sur la précision: Plus on réfléchit à la manière de faire une demande d’accès, plus les chances qu’elle aboutisse sont grandes.
  2. Y aller de son propre chef: donnez-vous vous-même une idée des systèmes de classement des offices concernés sur Loitransparence.ch afin de restreindre la demande d’accès aux domaines qui vous intéressent vraiment. Laissez de côté les aspects non importants. Cherchez les positions importantes pour votre recherche et intégrez-les dans votre demande d’accès (on peut les copier en cliquant sur le symbole ). Il est également possible d’effectuer des recherches dans les systèmes de classement des unités administratives et d’afficher les résultats de la recherche dans le contexte en double-cliquant dessus.  
  3. Y aller étape par étape: Il convient d’abord de demander à un office une liste des dossiers et sous-dossiers d’une position donnée. Ensuite, on peut sélectionner les dossiers et les sous-dossiers pertinents et demander une liste limitée dans le temps des documents ou objets d’affaire qu’ils contiennent. 
  4. La question centrale des autorisations: Dans Acta Nova, le personnel de l’administration ne voit que ce qu’il est autorisé à voir. Il convient ainsi d’indiquer dans la demande que la recherche soit effectuée avec la plus haute autorisation possible.
  5. Faire plus avec moins: Les limitations dans le temps (par date) sont utiles, car les anciens documents sont souvent peu pertinents et augmentent inutilement la quantité de données. Elles sont particulièrement importantes pour les recherches plein texte, car de nombreux termes apparaissent dans de nombreux documents. Les exceptions sont les termes de recherche très spécifiques avec peu de résultats. 
  6. Éviter du travail inutile: Il faut garder à l’esprit que l’administration doit vérifier et noircir manuellement les titres des dossiers et les listes de documents, ce qui entraîne une charge de travail. Il convient donc de choisir des termes de recherche précis et de restreindre autant que possible les demandes. Des demandes trop larges ou imprécises peuvent être contreproductives vis-à-vis de l’acceptation de la loi sur la transparence. 
  7. Utiliser les métadonnées: Le moment de création, la version ou le statut de traitement fournissent souvent des informations cruciales sur le contexte d’un document.
  8. Différents usages: Acta Nova est utilisée de différentes manières en fonction des autorités. Certains services l’emploient comme système de classement et n’y rangent dossiers et courriels que de manière irrégulière, toutefois au plus tard lorsqu’un dossier est clos. D’autres utilisent Acta Nova de manière opérationnelle, en introduisant les affaires en temps réel pour les traiter et les finaliser directement dans le système.
  9. Important à savoir: L’administration fédérale exploite également des applications spécialisées contenant des documents officiels, mais fonctionnant hors du système de gestion des documents. De même, comme la communication au sein d’une autorité se fait souvent hors du système de gestion des documents, on ne peut pas se fier uniquement à Acta Nova. Les demandes habituelles en vertu de la LTrans restent donc un outil pouvant révéler des choses qui ne sont pas disponibles dans une recherche Acta Nova. 
  10. L’art du compromis: Il se peut que cela ne fonctionne pas exactement comme prévu par les instructions d’Acta Nova. Il convient dans de tels cas de rester ouvert à des possibilités de modifier ou restreindre – de manière raisonnable – la demande. Pour les demandes d’accès complexes, il est conseillé d’établir et de maintenir le contact avec les conseillers et conseillères à la transparence.

 

La deuxième fonction importante est la recherche de dossiers, qui permet d’afficher les dossiers et les sous-dossiers dont le titre contient un terme de recherche prédéfini. La même chose est possible pour les documents.

L’office peut exporter les résultats de la recherche en un clic dans un fichier Excel et les envoyer à la personne mandante. On reçoit alors une liste de documents qui comprend le titre et la date de création ainsi que la date de modification du document. Il est ainsi possible de sélectionner les documents les plus pertinents et d’en consulter le contenu via la LTrans.

Pour une recherche réussie, il est essentiel de choisir les bons paramètres qui limitent la recherche. On peut notamment limiter les dates (en choisissant par exemple le critère «uniquement les documents des trois derniers mois») et n’effectuer la recherche que dans certaines parties du système de classement (par exemple uniquement dans les positions pour la conduite opérationnelle du SG-DFF au lieu de l’ensemble du Secrétariat général). Les possibilités sont presque infinies. On peut par exemple aussi limiter une recherche par type de fichier (Word, Powerpoint, etc.).

IV. Du côté des cantons

Les administrations cantonales misent elles aussi de plus en plus sur les systèmes de gestion électronique des affaires afin d’optimiser leurs processus administratifs. En principe, la procédure pour les demandeurs valable pour le système au niveau fédéral peut également se transposer aux utilisations cantonales.

La solution logicielle la plus fréquemment utilisée dans les cantons et les communes est celle de la société CM Informatik, anciennement connue sous le nom d’Axioma et aujourd’hui appelée CMI. Cette solution est utilisée dans 15 cantons, plus de 900 communes et dans 1200 écoles. Certains cantons, comme la Thurgovie, utilisent des produits de la société Fabasoft 4teamwork AG, dont OneGov GEVER ou eGov Suite.

Comme la solution fédérale, les systèmes de gestion électronique des affaires des cantons sont basés sur un système de classement qui permet de créer des listes de dossiers et de documents. Ces systèmes permettent également d’effectuer des recherches sur les dossiers et la documentation d’une unité organisationnelle.

Tous les cantons n’utilisent pas un système de gestion des affaires intégré. Le Valais utilise Extended ECM d’Opentext, qui sert davantage à la gestion des documents. Le Tessin utilise Microsoft SharePoint et prévoit un changement, sans toutefois avoir défini un nouveau logiciel. Neuchâtel étudie l’introduction d’un système de gestion des affaires, tandis que Genève utilise uniquement eSéances pour la gestion de sessions et ne prévoit pas de changement (état: septembre 2024).

Les cantons recourent à ces systèmes GEVER

Nous avons demandé aux cantons quels systèmes de gestion des affaires ils utilisent. Voici les indications que nous avons obtenues (état septembre 2024, sans garantie). 

eGeKo  
CMI Manuel de l’entreprise disponible ici: Partie 1, Partie 2
OneGov GEVER Aide à l’utilisation d’après le fabricant disponible ici.
Conseil d’Etat/Parlement: CMI, administration cantonale: OneGov GEVER CMI: Manuel de l’entreprise disponible ici: Partie 1, Partie 2
OneGov GEVER: Aide à l’utilisation d’après le fabricant disponible ici.
CMI Manuel de l’entreprise disponible ici: Partie 1, Partie 2
CMI Manuel de l’entreprise disponible ici: Partie 1, Partie 2
CMI Manuel de l’entreprise disponible ici: Partie 1, Partie 2
Pas de système GEVER  
CMI Manuel de l’entreprise disponible ici: Partie 1, Partie 2
CMI Manuel de l’entreprise disponible ici: Partie 1, Partie 2
Propre système: eDossiers  
CMI Manuel de l’entreprise disponible ici: Partie 1, Partie 2
Pas de système GEVER  
CMI Manuel de l’entreprise disponible ici: Partie 1, Partie 2
CMI Manuel de l’entreprise disponible ici: Partie 1, Partie 2
OneGov GEVER Manuel d’instruction interne disponible ici. Aide à l’utilisation d’après le fabricant disponible ici.
CMI Manuel de l’entreprise disponible ici: Partie 1, Partie 2
CMI Manuel de l’entreprise disponible ici: Partie 1, Partie 2
CMI Manuel de l’entreprise disponible ici: Partie 1, Partie 2. Des documents internes sont en cours d’élaboration.
eGOV-Suite Aide à l’utilisation d’après le fabricant disponible ici.
Pas de système GEVER  
CMI Manuel de l’entreprise disponible ici: Partie 1, Partie 2
Propre système: PGA (Produit de Gestion d’Affaire)  
Extended ECM  
OneGov GEVER Documentation disponible ici
CMI, eGeKo Le système GEVER-System et la documentation varient selon la direction. Disponibles ici pour la Chancellerie d’Etat, direction de la sécurité, direction de l’économie, direction des travaux publics.

Les petites collectivités publiques et les administrations ecclésiastiques recourent également de plus en plus à de tels systèmes.

Pour les journalistes oeuvrant aux niveaux régional et local, il est conseillé de se procurer le système de classement auprès de l’autorité de la commune ou d’un département cantonal. Grâce à la démarche précédemment décrite, on parvient à mieux comprendre comment les dossiers de l’administration sont classés.

Questions/réponses: l’essentiel sur GEVER et les lois sur la transparence

 

Comment obtenir une vue d'ensemble de la structure des dossiers d'un office?

Le mieux est de consulter les positions de l’office concerné sur Loitransparence.ch sous la rubrique Offices.

 

Peut-on exporter des titres de dossier d'une position?

Les titres des dossiers et sous-dossiers liés à une position peuvent être affichés et exportés via Excel.

Source: Manuel d’utilisation Acta Nova page 343 en relation avec page 39

(disponible sur demande)

Puis-je effectuer une recherche par dossier ou sous-dossier?

Il faut se servir de la fonction «Rechercher dans le système de classement» dans Acta Nova. Pour une recherche la plus précise possible, il existe des paramètres de recherche comme le nom, la date de création ou le statut d’un dossier ou d’un sous-dossier.

Source: Manuel d’utilisation Acta Nova pages 106 et suivantes, page 116

(disponible sur demande)

 

Comment effectuer une recherche ciblée de documents?

Il est possible d’effectuer des recherches par titre/métadonnées, des recherches plein texte, des recherches phonétiques et des recherches multilingues.

Source: Manuel d’utilisation Acta Nova pages 102 à 106

(disponible sur demande)

Quelle est la différence entre évenement administratif et instance de processus?

Un événement administratif est un dossier complet qui contient tous les documents, entrées et sorties pertinents relatifs à une affaire. En revanche, une instance de processus est une opération unique au sein d’un événement administratif. 

Source: Manuel d’utilisation Acta Nova pages 21 et suivantes

(disponible sur demande)

Comment puis-je faire une recherche d'événements administratifs et d'instances de processus?

Pour ce faire, différentes fonctions de recherche sont disponibles, dont «Recherche simple»/«Recherche de métadonnées» et «Recherche plein texte», qui peuvent être appliquées aux événements administratifs et aux instances de processus.

 

Source: Manuel d’utilisation Acta Nova pages 102 à 104

(disponible sur demande)

Quels paramètres de recherche puis-je utiliser?

Outre le terme de recherche, les principaux critères de recherche sont une limitation par date ou par position dans le système de classement. Il existe cependant une grande variété de possibilités. Il est conseillé de bien définir ces paramètres afin de limiter la charge administrative.

Source: Manuel d’utilisation Acta Nova pages 91 à 99, pages 115 et suivantes

(disponible sur demande)

Que peut-il être affiché parmi les résultats de recherche?

Des informations telles que le titre, la date de création, la personne responsable, le statut, la version et d’autres métadonnées associées sont affichées.

 

Source: Manuel d’utilisation Acta Nova pages 99 à 101

(disponible sur demande)

Que permet le filtre expert intégré?

Le filtre expert intégré permet de rédiger des recherches dans le langage de requête LINQ. Il s’agit d’une démarche exigeante, mais qui peut s’avérer payante. 

 

Source: Manuel d’utilisation Acta Nova page 109

(disponible sur demande)

Comment exporter les résultats d'une recherche?

Le plus simple est de faire une exportation par fichier Excel – un simple clic suffit. On peut éventuellement aussi le faire via des captures d’écran.

 

Source: Manuel d’utilisation Acta Nova page 100

(disponible sur demande)

Que reçois-je lorsqu'un dossier ou un événement administratif est entièrement imprimé?

Lorsque la totalité d’un dossier, d’un sous-dossier ou d’un événement administratif est imprimé, le contenu et les métadonnées d’un dossier, d’un sous-dossier ou d’un événement administratif in corpore sont regroupés en un PDF.

 

Source: Manuel d’utilisation Acta Nova page 145

(disponible sur demande)

Comment s'y prendre pour faire par exemple une recherche sur les affaires relatives à l'Ukraine?

Il est possible de commencer par une recherche par titre de dossier. Une fois que l’on a identifié des dossiers intéressants, on peut à nouveau demander une liste des documents présents dans le dossier. La liste des documents permet ensuite de faire une demande pour des documents précis.    

Quel rôle jouent les autorisations lors d'une recherche?

Les autorisations sont centrales. Lorsque la personne qui fait la recherche n’a pas d’autorisation de lecture pour un certain document, celui-ci n’apparaîtra pas dans les résultats de recherche. Il convient donc d’indiquer dans les demandes d’accès que la recherche soit effectuée avec l’autorisation la plus élevée possible.          

Source: Manuel d’utilisation Acta Nova page 100

(disponible sur demande)

Quelles métadonnées sont saisies?

Pour un document, un événement administratif et une instance de processus, il existe en premier lieu des données de base (titre, date de création, auteur). Dans un second temos, il y a parfois des mots-clés, des personnes liées (données maîtresses), l’historique, les données de modification, le statut, les informations d’envoi ainsi que d’autres métadonnées.

 

Source: Manuel d’utilisation Acta Nova pages 471 à 474

(disponible sur demande)

Evénement administratif: Manuel d’utilisation Acta Nova pages 277 à 286

(disponible sur demande)

Instance de processus: Manuel d’utilisation Acta Nova pages 293 à 298

(disponible sur demande)

Quelles sont les métadonnées saisies pour un dossier?

Pour un dossier ou un sous-dossier, les données de base (titre, date de création, statut), le contenu (documents entrants et sortants, événements administratifs, sous-dossiers), les instances de processus, les informations d’envoi, l’historique ainsi que d’autres métadonnées sont notamment saisis.

 

Source: Manuel d’utilisation Acta Nova pages 259 à 270

(disponible sur demande)

Comment exporter les métadonnées?

Les fonctions «Impression des métadonnées» et «Exportation Excel» permettent d’extraire les métadonnées sous forme de fichier PDF ou Excel.

 

Source: Manuel d’utilisation Acta Nova page 144, page 40

(disponible sur demande)

Comment demander l'historique de traitement d'une affaire?

On demande «l’historique» ou «l’historique des modifications» de l’objet d’affaire.

 

Source: Manuel d’utilisation Acta Nova pages 395 à 401

(disponible sur demande)

Comment demander différentes versions d'un document?

Pour trouver les différentes versions d’un document dans Acta Nova, il faut demander l’historique du document. Cela permet d’afficher l’historique complet des modifications du document, y compris toutes les versions enregistrées. 

 

Source: Manuel d’utilisation Acta Nova page 395

(disponible sur demande)

Est-il possible de retrouver des dossiers liés à des personnes physiques ou morales?

Oui, les personnes physiques et morales sont classées dans le système en tant qu’objets de données de base. Cela permet d’identifier les dossiers et autres objets d’affaire liés à une personne ou à une organisation.

 

Source: Manuel d’utilisation Acta Nova pages 23 et suivantes, pages 388 à 392

(disponible sur demande)

Leo Eiholzer/Eva Hirschi/Martin Stoll, septembre 2024