L’administration et les médias poursuivent des objectifs différents. L’administration a un devoir d’information envers les citoyennes et citoyens ainsi qu’envers les médias. Elle doit en même temps garantir la protection de la personnalité et des données. Les médias exercent quant à eux, en tant que quatrième pouvoir, une fonction de surveillance et ont besoin que les informations soient confirmées pour garantir le sérieux de leur travail. 

L’objectif du guide est de renforcer la confiance entre l’administration et les médias grâce à une pratique bien établie et de garantir un journalisme de qualité.

Il est pour ce faire nécessaire que les processus au sein des administrations et des rédactions soient bien rodés, qu’ils permettent une application professionnelle du principe de transparence et que les charges administratives et juridiques des deux parties restent raisonnables. Il est important que l’administration, lorsqu’elle répond à des demandes d’accès, dispose d’un bon système de gestion de ses dossiers et que ses systèmes informatiques soient conçus de manière à obtenir les informations demandées avec un minimum d’effort.

Au niveau fédéral, les documents de l’administration sont en principe accessibles au public depuis 2006. Cette disposition est inscrite dans la loi fédérale sur le principe de la transparence dans l’administration (loi sur la transparence, LTrans).

La plupart des cantons ont également introduit le principe de transparence. Les réglementations cantonales diffèrent parfois fortement, mais poursuivent un même but: permettre au public d’avoir confiance en les institutions étatiques et permettre une participation démocratique au processus de décision politique. 

Les lois sur la transparence sont devenues un outil de recherche important pour les journalistes. Au cours des dernières années, le nombre de contributions journalistiques réalisées grâce à une loi sur la transparence fédérale ou cantonale a nettement augmenté. Il a été régulièrement possible d’attirer l’attention du public sur des dysfonctionnements.

1.1 Les administrations communiquent le nom des interlocuteurs compétents en matière de transparence et d’information et rendent publics les concepts de communication existants.

1.2 Sur la base de son devoir d’information et du principe de transparence, l’administration répond rapidement aux demandes de renseignement des médias et considère ce travail comme une prestation ordinaire. Elle part du principe que tous les dossiers et processus de l’administration qui concernent le public sont accessibles. Si l’administration souhaite traiter une information de manière confidentielle, elle doit le justifier.

1.3 Si, pour des raisons d’intérêt privé ou public digne de protection, l’administration n’est pas en mesure de fournir certaines informations, documents ou données, elle en informe les journalistes qui les ont demandés. Si ces derniers maintiennent leur demande, l’administration les informe de la possibilité de déposer une demande d’accès conformément à la loi sur la transparence.

1.4 Dans la mesure où la loi le permet, l’administration signale le plus rapidement possible aux journalistes les documents disponibles sur un sujet donné, afin qu’ils soient en mesure de formuler leur demande d’accès avec précision.

1.5 Les administrations publient de manière proactive les informations, documents et ensembles de données importants pour le public.

2.1 Les responsables de l’application de la loi sur la transparence disposent des connaissances nécessaires ou peuvent faire appel à des détenteurs de connaissances correspondants.

2.2 La réception d’une demande d’accès est confirmée par écrit. Les demandes sont traitées dans les meilleurs délais. Les demandeurs d’accès sont informés des éventuels retards ou prolongations de délai.

2.3 L’administration prend contact avec les demandeurs d’accès en cas de question ouverte et de demande d’accès étendue, par exemple pour déterminer avec précision les informations souhaitées.

2.4 L’administration ne retient des documents et des données que si elle peut prouver que cela est légitime. Elle motive ses décisions de manière compréhensible en se basant sur les bases légales et la pratique juridique. Dans sa décision, elle indique les voies de recours. Le caviardage de documents et la suppression de données dans des enregistrements sont justifiés de manière claire.

2.5 Si des émoluments sont perçus, le demandeur d’accès en est informé au préalable. Les frais sont justifiés et facturés conformément à la pratique juridique du Tribunal fédéral et aux directives cantonales.

2.6 Il est utile que l’administration explique, sur demande et pour autant que cela n’occasionne pas un surcroît de travail disproportionné, le contexte des documents délivrés.

1.1 Les journalistes s’informent des possibilités et des limites des lois sur la transparence.

1.2 Les journalistes se préparent consciencieusement à la formulation de demandes de renseignement auprès des administrations. Ils connaissent les informations librement accessibles au public relatives au sujet sur lequel ils travaillent.

1.3 Avant de déposer une demande d’accès auprès de l’administration, les journalistes s’assurent que les documents ou données souhaités ne sont pas disponibles auprès du service de presse concerné.

1.4 Si les journalistes estiment qu’une demande d’accès est nécessaire, ils demandent au préalable à l’administration des informations sur les documents et les collections de données existants. Ils formulent une demande d’accès dont le contenu est aussi précis que possible.

2.1 Après le dépôt de la demande, les journalistes restent en contact avec les services administratifs. Une demande d’accès peut aussi être précisée après son dépôt, de manière à réduire la charge de travail de l’administration et à en permettre un traitement plus rapide.

2.2 En cas d’attitude négative de l’administration, les journalistes s’efforcent de trouver un accord avec les autorités par la voie de la négociation, éventuellement avec l’aide d’une autorité de conciliation. Si le refus de l’administration n’est pas justifié aux yeux des journalistes, l’accès aux documents doit être demandé aux tribunaux.

3.1 Les journalistes mettent en contexte les informations reçues des autorités et de l’administration de manière conforme à la vérité et entendent les personnes concernées, en particulier celles contre lesquelles des reproches sont formulés. Les journalistes respectent également le code de déontologie des journalistes formulé par le Conseil suisse de la presse lorsqu’ils traitent des documents administratifs.

3.2 Si une administration refuse la consultation de documents et de données sans raisons plausibles, cette pratique peut elle-même faire l’objet d’un traitement médiatique.

Version d’avril 2023