Die Geschäftsverwaltung
der Behörden: Manual für Gesuchstellende

Die Schweizer Bundesverwaltung und die Behörden der Kantone verwenden seit einigen Jahren digitale Aktenverwaltungssysteme. Beim Bund heisst das System Acta Nova, in den Kantonen werden verschiedene andere Produkte verwendet. Dies eröffnet Medienschaffenden und anderen Gesuchsstellenden neue Möglichkeiten. Wir sind nicht mehr darauf angewiesen, dass die Verwaltung uns mitteilt, ob ein bestimmtes Dokument existiert. Wir können – mit der richtigen Taktik und dem nötigen Augenmass – Dokumente in den Aktenverzeichnissen der Behörden selber finden und per Öffentlichkeitsgesetz herausverlangen.


Ordnungssysteme und Geschäftsverwaltungsprogramme: Was sind sie und wie geht man damit um? Die wichtigsten Informationen in zehn Minuten.


I. Die Logik von Acta Nova 

Die Bundesverwaltung bearbeitet geschäftsrelevante Informationen in einem elektronischen Geschäftsverwaltungssystem. Die meisten Verwaltungseinheiten verwenden das Produkt Acta Nova. Wie die Geschäftsverwaltungssysteme genutzt werden müssen, ist in der GEVER-Verordnung geregelt. Für uns ist Acta Nova interessant, weil das System die Dokumentenablage indexiert, das heisst elektronisch durchsuch- und nachvollziehbar macht. 

Zentral für das Verständnis des Programms sind drei Konzepte.

Das Ordnungssystem (OS): In einem physischen Archiv müsste man sich dieses als Aktenplan vorstellen, der anzeigt, wo im Regal zu welchem Thema sich Ordner befinden. Jedes Amt hat sein eigenes Ordnungssystem, oft mit mehreren Tausend sogenannten Ordnungspositionen. Die einzelnen Ordnungspositionen haben einen mehr oder weniger aufschlussreichen Namen und eine eindeutige Nummer. Die Ordnungssysteme bestimmen später auch die Systematik der Archivierung. Sie müssen vom Bundesarchiv abgenommen werden. Insgesamt haben wir die OS von über 90 Verwaltungseinheiten beschafft.

Das System Acta Nova sowie seine Funktionen, Einsatzmöglichkeiten und Arbeitsweisen sind ausführlich im 565-seitigen Benutzerhandbuch beschrieben.

Die Dossiers und Subdossiers: Unter den Ordnungspositionen werden Dossiers eingeordnet. Das sind thematische «Ordner», in denen in der Regel eine Vielzahl von Dokumenten abgelegt sind. Die Dossiers werden oftmals in mehrere Subdossiers unterteilt. Auch Subdossiers innerhalb von Subdossiers können existieren. Zudem gibt es auch den Ordnertyp des «Geschäftsfalls», mit dem Dossiers strukturiert werden.

Das Dokument (oder Geschäftsobjekt): In den Dossiers, Subdossiers und Geschäftsfällen liegt das eigentlich Interessante: Dokumente, wie beispielsweise Sitzungsprotokolle oder Untersuchungsberichte. Es macht jedoch in Gesuchen Sinn, von Geschäftsobjekten zu sprechen, da dieser Begriff nicht nur Dokumente betrifft, sondern alles umfasst, was sich in Dossiers befinden kann. So verpasst man nichts.

II. Das Herausverlangen von Dossierlisten nach Ordnungsposition 

Nehmen wir an, uns interessiert, welche Dokumente beim Generalsekretariat des Finanzdepartements in der Ablage (Ordnungsposition) «Führungsunterlagen Generalsekretär» liegen.

Meistens ist in einem solchen Fall ein mehrstufiges Vorgehen zu empfehlen. Der erste Schritt ist, sich eine Liste von Dossiers und Subdossiers zustellen zu lassen, die an der betreffenden Stelle im Ordnungssystem liegen. Mit Acta Nova geht das sehr einfach. Eine Person im Amt kann die betreffende Ordnungsposition (hier: Nummer 031.1) anwählen und sich die Dossier- und Subdossier-Liste anzeigen lassen. Neben dem Dossiertitel können auch Metadaten wie Erstellungs- oder Änderungsdatum angezeigt werden. Mit einem einzigen Klick wird die Liste in ein Excel-File exportiert, das der gesuchsstellenden Person gesendet werden kann.

Diese Verwaltungseinheiten des Bundes nutzen Acta Nova

Wir veröffentlichen das Ordnungssystem von über 90 Verwaltungseinheiten des Bundes (hier einzeln abrufbar). Die Mehrheit dieser Organisationen setzt auch das elektronische Geschäftsverwaltungssystem Acta Nova ein. Ein Überblick.

Department Verwaltungseinheit OS Acta Nova
Bundeskanzlei/Unabhängige Bundeskanzlei x x
  Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter x x
  Aufsichtsbehörde über die Bundesanwaltschaft x x
  Parlamentsdienste   x
EDA Generalsekretariat EDA x x
  Staatssekretariat x x
  Direktion für Völkerrecht x x
  Direktion für Entwicklung und Zusammenarbeit x x
  Direktion für Ressourcen x x
  Konsularische Direktion x x
EDI Generalsekretariat EDI x x
  Eidg. Büro für die Gleichstellung von Frau und Mann x x
  Bundesamt für Kultur x x
  Schweizerisches Bundesarchiv x x
  Bundesamt für Meteorologie und Klimatologie x x
  Bundesamt für Gesundheit x x
  Bundesamt für Statistik x x
  Bundesamt für Sozialversicherungen x x
  Bundesamt für Lebensmittelsicherheit und Veterinärwesen x x
  Pro Helvetia   x
  Schweizerisches Heilmittelinstitut   x
  Eidg. Koordinationskommission für Arbeitssicherheit   x
  Schweizerische Nationalbibliothek x x
  Institut für Virologie und Immunologie x x
  Eidg. Stiftungsaufsicht   x
  Oberaufsichtskommission Berufliche Vorsorge x x
EJPD Generalsekretariat EJPD x x
  Bundesamt für Justiz x x
  Bundesamt für Polizei fedpol x x
  Staatssekretariat für Migration x x
  Dienst Überwachung Post- und Fernmeldeverkehr   x
  Schweizerisches Institut für Rechtsvergleichung x x
  Eidg. Institut für Geistiges Eigentum   x
  Eidg. Revisionsaufsichtsbehörde   x
  Eidgenössisches Institut für Metrologie   x
  Eidg. Spielbankenkommission x x
  Eidg. Migrationskommission x x
  Schiedskommission Schutzrechte ESchK   x
  Informatik Service Center ISC-EJPD   x
VBS Generalsekretariat VBS x x
  Staatssekretariat für Sicherheitspolitik x x
  Nachrichtendienst des Bundes x x
  Oberauditorat x x
  Armeestab x x
  Kommando Operationen x x
  Logistikbasis der Armee x x
  Kommando Cyber x x
  Kommando Ausbildung x x
  Bundesamt für Rüstung x x
  Bundesamt für Landestopografie x x
  Bundesamt für Bevölkerungsschutz x x
  Bundesamt für Sport x x
  Bundesamt für Cybersicherheit x x
  Aufsichtsbehörde Nachrichtendienst AB-ND   x
EFD Generalsekretariat EFD x x
  Staatssekretariat für internationale Finanzfragen x x
  Eidg. Finanzverwaltung x x
  Eidg. Personalamt x x
  Eidg. Steuerverwaltung x x
  Bundesamt für Zoll und Grenzsicherheit x x
  Bundesamt für Informatik und Telekommunikation x x
  Bundesamt für Bauten und Logistik x x
  Eidg. Finanzkontrolle x x
  Pensionskasse des Bundes   x
  Zentrale Ausgleichsstelle ZAS x x
WBF Generalsekretariat WBF x x
  Preisüberwachung x x
  Staatssekretariat für Wirtschaft x x
  Staatssekretariat für Bildung, Forschung und Innovation x x
  Bundesamt für Landwirtschaft x x
  Bundesamt für wirtschaftliche Landesversorgung x x
  Bundesamt für Wohnungswesen x x
  Bundesamt für Zivildienst x x
  Schweizerische Gesellschaft für Hotelkredit   x
  Eidg. Forschungsanstalt für Wald, Schnee und Landschaft   x
  Wettbewerbskommission   x
  Eidg. Büro für Konsumentenfragen   x
  Agroscope   x
  Information Service Center WBF   x
  Agentur für Akkreditierung und Qualitätssicherung   x
  Schweizerische Akkreditierungsstelle   x
UVEK Generalsekretariat UVEK x x
  Bundesamt für Verkehr x x
  Bundesamt für Zivilluftfahrt x x
  Bundesamt für Energie x x
  Bundesamt für Strassen x x
  Bundesamt für Kommunikation x x
  Bundesamt für Umwelt x x
  Bundesamt für Raumentwicklung x x
  Eidg. Nuklearsicherheitsinspektorat   x
  Schweizerische Sicherheitsuntersuchungsstelle x x
  Unabhängige Beschwerdeinstanz für Radio und Fernsehen x x
  Eidg. Kommunikationskommission x x
  Eidg. Postkommission x x
  Eidg. Elektrizitätskommission x x
  Eidg. Kommission für nukleare Sicherheit x x
  Kommission für den Eisenbahnverkehr x x

Stand September 2024

Gesuchstellende können dann wiederum die Dossiers auswählen, die sie näher interessieren, – und genau wie davor eine Excel-Liste der Dokumente erhalten, die sich in den interessanten Dossiers oder Subdossiers befinden. Gestützt auf diese Auflistung können in der Folge exakt formulierte Zugangsgesuche gestellt werden.

III. Benutzen der Suchfunktion  

Eine der wichtigsten Fähigkeiten von Acta Nova ist die sehr gut programmierte Suchfunktion. Mit wenig Aufwand lassen sich so Millionen Seiten Behördenakten auf interessante Aspekte sichten. Das System bietet verschiedene Suchmasken und Parameter, die es erlauben, Suchen präzise einzustellen.

Sehr nützlich sein kann die Volltextsuche. Dabei wird der Inhalt der abgelegten Dokumente einer Verwaltungseinheit durchsucht. Zentral ist der Suchbegriff. Er muss präzise genug sein, damit nicht Tausende irrelevante Dokumente in den Resultaten auftauchen. Das ist jeweils eine rechte Denkaufgabe, in die man einige Zeit investieren sollte. Beim Suchbegriff können auch Platzhalter (zum Beispiel *, das für eine beliebige Zeichenfolge steht) eingesetzt werden. Zudem können logische Operatoren (wie UND-Verknüpfung) verwendet werden.

10 Dos and Don’ts im Umgang mit Acta Nova

Wer das Öffentlichkeitsgesetz im Bereich der elektronischen Geschäftsverwaltung der Verwaltung nutzen möchte, sollte einige wichtige Punkte beachten.

  1. Genauigkeit gewinnt: Je mehr man sich bei einem Gesuch überlegt, desto eher hat es Aussicht auf Erfolg.
  2. Eigeninitiative zählt: Schaut auf Öffentlichkeitsgesetz.ch selbst in die Ordnungssysteme des betreffenden Bundesamtes und schränkt die Gesuche auf die Bereiche ein, die euch wirklich interessieren. Lasst Unwichtiges aus. Sucht die für eure Recherche wichtigen Positionsnummern heraus und gebt sie im Gesuch an (sie lassen sich mit einem Klick aufs Symbol kopieren). Die OS der einzelnen Verwaltungseinheiten lassen sich in der Anwendung auch durchsuchen und die Suchresultate mit Doppelklick im Kontext anzeigen.
  3. Stufenweise vorgehen: Zuerst fragen wir bei einem Amt nach einer Liste der Dossiers und Subdossiers einer bestimmten Ordnungsposition. Danach wählen wir die relevanten Dossiers und Subdossiers und fordern eine zeitlich eingegrenzte Liste der enthaltenen Dokumente oder Geschäftsobjekte an.
  4. Berechtigungen sind zentral: In Acta Nova sehen Verwaltungsangestellte nur das, was sie sehen dürfen. Deshalb ist im Gesuch anzugeben, dass mit der höchsten zur Verfügung stehenden Berechtigung gesucht werden soll.
  5. Weniger ist mehr: Datumseinschränkungen sind sinnvoll, da alte Dokumente oft wenig relevant sind und die Datenmenge unnötig vergrössern. Besonders bei Volltextsuchen sind sie wichtig, da viele Begriffe in zahlreichen Dokumenten vorkommen. Ausnahmen sind sehr spezifische Suchbegriffe mit wenigen Treffern.
  6. Unnötigen Aufwand vermeiden: Es ist wichtig zu beachten, dass die Verwaltung Dossiertitel und Dokumentenlisten manuell prüfen und schwärzen muss, was Aufwand verursacht. Daher sollten Suchbegriffe präzise gewählt und Anfragen möglichst eingeschränkt werden. Zu umfangreiche oder ungenaue Anfragen können die Akzeptanz des Öffentlichkeitsgesetzes beeinträchtigen.
  7. Metadaten verlangen: Erstellungszeitpunkt, Version oder Bearbeitungsstatus liefern oft entscheidende Informationen zum Kontext eines Dokuments.
  8. Nicht unbedingt aktuell: Acta Nova wird unterschiedlich genutzt. Einige Stellen verwenden es als Ablagesystem und pflegen Akten und E-Mails nur unregelmässig ein, spätestens jedoch beim Abschluss eines Dossiers. Andere nutzen Acta Nova operativ, indem sie Geschäfte zeitnah einpflegen um sie direkt im System zu bearbeiten und zu finalisieren.
  9. Wichtig zu wissen: Die Bundesverwaltung betreibt auch Fachanwendungen, die amtliche Dokumente enthalten, aber ausserhalb des Dokumentenverwaltungssystems laufen. Auch weil Kommunikation innerhalb einer Behörde oft ausserhalb des Aktensystems erfolgt, kann man nicht alleine auf Acta Nova vertrauen. Normale BGÖ-Gesuche können also immer noch Dinge zu Tage fördern, die in einer Acta-Nova-Suche nicht
  10. Kompromissbereit bleiben: Es kann sein, dass beim Amt etwas nicht genauso klappt, wie es laut Acta-Nova-Anleitung eigentlich Sinnvollen Gesuchsänderungen oder -einschränkungen sollte man sich nicht verschliessen. Wichtig ist, dass ihr bei komplexen Zugangsgesuchen im engen Kontakt mit Öffentlichkeitsberaterinnen und -beratern steht.

Die zweite wichtige Funktion ist die Dossiersuche, bei der Dossiers und Subdossiers angezeigt werden, in deren Titel ein vorgegebener Suchbegriff vorkommt. Gleiches ist auch bei Dokumenten möglich.

Die Suchresultate kann das Amt einfach mit einem Klick in ein Excel-File exportieren und der gesuchstellenden Person zusenden. Retourniert wird dabei eine Dokumentenliste, die neben Titel und Erstellungsdatum meistens mindestens auch noch das Änderungsdatum des Dokuments umfasst. Die relevantesten Dokumente kann man so auswählen und wiederum per BGÖ inhaltlich einsehen. 

Für jede gute Suche zentral sind die richtigen Einschränkungen. Man sollte beispielsweise Datumseinschränkungen vornehmen (zum Beispiel «nur Dokumente aus den letzten drei Monaten») und die Suche nur in bestimmten Teilen des Ordnungssystems vornehmen lassen (zum Beispiel nur in der Ordnungspositionen zur operativen Führung des GS-EFD anstatt im ganzen Generalsekretariat). Die Möglichkeiten hierbei sind fast endlos. So ist es etwa auch möglich, ein Gesuch nach Dateitypen (Word, Powerpoint etc.) einzuschränken. 

IV. Die Geschäftsverwaltungen der Kantone

Auch die Verwaltungen der Schweizer Kantone setzen zunehmend auf elektronische Geschäftsverwaltungssysteme, um ihre Verwaltungsprozesse zu optimieren. Grundsätzlich lässt sich die Vorgehensweise für Gesuchstellende, die für das System auf Bundesebene gilt, auch auf kantonale Anwendungen übertragen.

Am häufigsten wird in den Kantonen und Gemeinden die Softwarelösung der Firma CM Informatik verwendet, die früher unter dem Namen Axioma bekannt war und heute CMI heisst. Diese Lösung ist in 15 Kantonen, über 900 Gemeinden und in 1200 Schulen im Einsatz. Einige Kantone, wie beispielsweise Thurgau, setzen auf Produkte der Firma Fabasoft 4teamwork AG, darunter OneGov GEVER oder die eGov Suite.

Wie die Bundeslösung basieren auch die elektronischen Geschäftsverwaltungssysteme der Kantone auf einem Ordnungssystem, das die Erstellung von Listen von Dossiers und Dokumenten ermöglicht. Diese Systeme erlauben ebenfalls Suchen über die Geschäftsfälle und Dokumentenbestände einer Organisationseinheit.

Nicht alle Kantone nutzen ein integriertes Geschäftsverwaltungssystem. Wallis verwendet Extended ECM von Opentext, das eher als Dokumentenverwaltung dient. Tessin nutzt Microsoft SharePoint und plant einen Wechsel, ohne jedoch eine neue Software festgelegt zu haben. Neuenburg prüft die Einführung eines Geschäftsverwaltungssystems, und Genf nutzt nur eSéances zur Sitzungsverwaltung ohne geplanten Wechsel (Stand September 2024).

Auf diese GEVER-Systeme setzen die Kantone

Wir haben bei den Kantonen nachgefragt, welche Geschäftsverwaltungssysteme verwendet werden. Folgende Angaben haben wir erhalten (Stand September 2024, Angaben ohne Gewähr). 

eGeKo  
CMI Firmenhandbuch hier abrufbar: Teil 1, Teil 2
OneGov GEVER Wegweisung gemäss Hersteller hier abrufbar.
Regierungsrat/Landrat: CMI, kantonale Verwaltung: OneGov GEVER CMI: Firmenhandbuch hier abrufbar: Teil 1, Teil 2
OneGov GEVER: Wegweisung gemäss Hersteller hier abrufbar.
CMI Firmenhandbuch hier abrufbar: Teil 1, Teil 2
CMI Firmenhandbuch hier abrufbar: Teil 1, Teil 2
CMI Firmenhandbuch hier abrufbar: Teil 1, Teil 2
Kein GEVER-System  
CMI Firmenhandbuch hier abrufbar: Teil 1, Teil 2
CMI Firmenhandbuch hier abrufbar: Teil 1, Teil 2
Selbst entwickeltes System: eDossiers  
CMI Firmenhandbuch hier abrufbar: Teil 1, Teil 2
Kein GEVER-System  
CMI Firmenhandbuch hier abrufbar: Teil 1, Teil 2
CMI Firmenhandbuch hier abrufbar: Teil 1, Teil 2
OneGov GEVER Interne Anleitung hier abrufbar. Wegweisung gemäss Hersteller hier abrufbar.
CMI Firmenhandbuch hier abrufbar: Teil 1, Teil 2
CMI Firmenhandbuch hier abrufbar: Teil 1, Teil 2
CMI Firmenhandbuch hier abrufbar: Teil 1, Teil 2. Interne Unterlagen werden derzeit erstellt.
eGOV-Suite Wegweisung gemäss Hersteller hier abrufbar.
Kein GEVER-System  
CMI Firmenhandbuch hier abrufbar: Teil 1, Teil 2
Selbst entwickeltes System: PGA (Produit de Gestion d’Affaire)  
Extended ECM  
OneGov GEVER Dokumentation hier abrufbar
CMI, eGeKo GEVER-System und Dokumentation je nach Direktion unterschiedlich. Hier abrufbar für die Staatskanzlei, Sicherheitsdirektion, Volkswirtschaftsdirektion, Baudirektion.

Auch kleinere kleine Behörden und kirchlichen Verwaltungen nutzen zunehmend solche Systeme.

Für Medienschaffende mit einem klaren lokalen oder regionalen Fokus ist es empfehlenswert, bei der Behörde der Gemeinde oder einem kantonalen Departement das Ordnungssystem zu beschaffen. Basierend auf der beschriebenen Strategie kann dies helfen, die Aktenablage der Verwaltung besser zu verstehen.


Die wichtigsten Fragen und Antworten zu GEVER und Öffentlichkeitsgesetzen

Wie gewinnt man einen Überblick über die Aktenstruktur eines Amtes?

Dazu schaut man am besten die Ordnungspositionen des betreffenden Amtes auf Öffentlichkeitsgesetz.ch an.

Lassen sich Dossiertitel einer Ordnungsposition exportieren?

Die Titel von Dossiers und Subdossiers, die mit einer Ordnungsposition verknüpft sind, lassen sich anzeigen und per Excel exportieren.

Quellenverweis: Handbuch Acta Nova Seite 343 i.V.m.Seite 39 (auf Anfrage bei uns erhältlich)

Kann ich nach einzelnen Dossiers oder Subdossiers suchen lassen?

Dazu dient in Acta Nova die Funktion «Im Ordnungssystem suchen». Man definiert Suchparameter wie Name, Erstellungsdatum oder Status eines Dossiers oder Subdossiers für eine möglichst präzise Suche.

Quellenverweis: Handbuch Acta Nova Seiten 106 f., Seite 116 (auf Anfrage bei uns erhältlich)

Wie lasse ich gezielt nach einzelnen Dokumenten suchen?

Es sind Titelsuchen/Metadatensuchen, Volltextsuchen, phonetische Suchen und mehrsprachige Suchen möglich.

Quellenverweis: Handbuch Acta Nova Seiten 102 bis 106 (auf Anfrage bei uns erhältlich)

Was ist der Unterschied zwischen Geschäftsfall und Geschäftsvorfall?

Ein Geschäftsfall ist eine komplette Akte, die alle relevanten Dokumente, Eingänge und Ausgänge zu einer Angelegenheit enthält. Ein Geschäftsvorfall ist dagegen ein einzelner Vorgang innerhalb eines Geschäftsfalls, man kann diesen wie eine «Unterschriftenmappe» verstehen. 

Quellenverweis: Handbuch Acta Nova Seiten 21 f. (auf Anfrage bei uns erhältlich)

Wie lasse ich nach Geschäftsfällen und Geschäftsvorfällen suchen?

Dafür stehen verschiedene Suchfunktionen zur Verfügung, darunter die «Einfache Suche»/«Metadatensuche» und «Volltextsuche», die auf Geschäftsfälle und Geschäftsvorfälle angewendet werden können.

Quellenverweis: Handbuch Acta Nova Seiten 102 bis 104 (auf Anfrage bei uns erhältlich)

Welche Suchparameter kann ich anwenden?

Die wichtigsten Suchkriterien sind neben dem Suchbegriff eine Einschränkung nach Datum oder nach Positionen im Ordnungssystem. Es gibt jedoch eine grosse Vielzahl an Möglichkeiten. Es ist zu raten, diese Parameter eng zu fassen, um den Aufwand für die Verwaltung gering zu halten.

Quellenverweis: Handbuch Acta Nova Seiten 91 bis 99, Seiten 115 f. (auf Anfrage bei uns erhältlich)

Was kann in den Suchergebnissen angezeigt werden?

Es werden Informationen wie Titel, Erstellungsdatum, verantwortliche Person, Status, Version und andere zugehörige Metadaten angezeigt.

Quellenverweis: Handbuch Acta Nova Seiten 99 bis 101 (auf Anfrage bei uns erhältlich)

Was ermöglicht der integrierte Expertenfilter?

Der Expertenfilter lässt zu, Suchabfragen in der Abfragesprache LINQ zu verfassen. Das ist anspruchsvoll, kann sich aber lohnen.         

Quellenverweis: Handbuch Acta Nova Seite 109 (auf Anfrage bei uns erhältlich)

Wie lassen sich die Suchergebnisse exportieren?

Am einfachsten ist ein Export per Excel. Das geht per Knopfdruck. Alternativ kommen Screenshots in Betracht.

Quellenverweis: Handbuch Acta Nova Seite 100 (auf Anfrage bei uns erhältlich)

Was bekomme beim Gesamtdruck eines Dossiers oder Geschäftsfalls?

Beim Gesamtdruck eines Dossiers, Subdossiers oder eines Geschäftsfalls werden der Inhalt und die Metadaten eines Dossiers, Subdossiers oder Geschäftsfalls in corpore zu einem PDF zusammengefasst.     

Quellenverweis: Handbuch Acta Nova Seite 145 (auf Anfrage bei uns erhältlich)

Wie vorgehen, um z. B. Ukrainegeschäfte zu recherchieren?

Möglich wäre zunächst eine Suche nach Dossiertiteln. Wenn man Dossiers identifiziert hat, die vielversprechend sind, kann man wiederum eine Liste der im Dossier vorhandenen Dokumente verlangen. Mit der Dokumentenliste ersucht man dann um Herausgabe bestimmter Dokumente.    

Welche Rolle spielen Berechtigungen bei der Suche?

Berechtigungen sind zentral. Wenn eine Person die Suche ausführt, die kein Leserecht für ein bestimmtes Dokument hat, wird es auch in der Suche nicht angezeigt. Deshalb ist in Gesuchen anzugeben, dass die Suche mit der höchstmöglichen Berechtigung ausgeführt werden muss.          

Quellenverweis: Handbuch Acta Nova Seite 100 (auf Anfrage bei uns erhältlich)

Welche Metadaten werden erfasst?

Bei einem Dokument, einem Geschäftsfall und einem Geschäftsvorfall sind zunächst Basisdaten vorhanden (Titel, Erstellungsdatum, Autor). Weiter gibt es teilweise Schlagworte, verknüpfte Personen (Stammdaten), Historie, Änderungsdaten, Status, Versandinformationen sowie weitere Metadaten.

Quellenverweis: Handbuch Acta Nova Seiten 471 bis 474 (auf Anfrage bei uns erhältlich)

Geschäftsfall: Handbuch Acta Nova Seiten 277 bis 286 (auf Anfrage bei uns erhältlich)

Geschäftsvorfall: Handbuch Acta Nova Seiten 293 bis 298 (auf Anfrage bei uns erhältlich)

Welche Metadaten werden zu einem Dossier erfasst?

Zu einem Dossier oder Subdossier werden unter anderem Basisdaten (Titel, Erstellungsdatum, Status), Inhalte (eingehende und ausgehende Dokumente, Geschäftsfälle, Subdossiers), Geschäftsvorfälle, Versandinformationen, Historie sowie weitere Metadaten erfasst.       

Quellenverweis: Handbuch Acta Nova Seiten 259 bis 270 (auf Anfrage bei uns erhältlich)

Lassen sich die Metadaten exportieren?

Über die Funktionen «Metadatendruck» und den Excel- Export lassen sich Metadaten als PDF oder Excel-Datei ausgeben.

Quellenverweis: Handbuch Acta Nova Seite 144, Seite 40

(auf Anfrage bei uns erhältlich)

Wie frage ich nach der Bearbeitungshistorie eines Geschäfts?

Man fragt man nach der «Historie» oder «Änderungshistorie» des Geschäftsobjekts.

Quellenverweis: Handbuch Acta Nova Seiten 395 bis 401 (auf Anfrage bei uns erhältlich)

Wie frage ich nach verschiedenen Versionen eines Dokuments?

Um die verschiedenen Versionen eines Dokuments in Acta Nova zu finden, fragt man nach der «Historie» des Dokuments. Damit wird die gesamte Änderungshistorie des Dokuments angezeigt, einschliesslich aller gespeicherten Versionen.   

Quellenverweis: Handbuch Acta Nova Seite 395 (auf Anfrage bei uns erhältlich)

Lassen sich Dossiers, die mit einer natürlichen oder juristischen Person in Verbindung stehen, eruieren?

Ja, natürliche und juristische Personen werden als Stammdatenobjekte im System abgelegt. Dadurch lassen sich Dossiers und andere Geschäftsobjekte, die mit einer Person oder Organisation in Verbindung stehen, ermitteln.

Quellenverweis: Handbuch Acta Nova Seiten 23 f., Seiten 388 bis 392 (auf Anfrage bei uns erhältlich)

Leo Eiholzer/Eva Hirschi/Martin Stoll, September 2024