{"id":8081,"date":"2024-09-16T07:13:59","date_gmt":"2024-09-16T05:13:59","guid":{"rendered":"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/francais\/?p=8081"},"modified":"2024-09-19T15:21:51","modified_gmt":"2024-09-19T13:21:51","slug":"comprendre-le-centre-nevralgique-de-ladministration","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/francais\/2024\/09\/comprendre-le-centre-nevralgique-de-ladministration\/","title":{"rendered":"Comprendre le centre n\u00e9vralgique de l&rsquo;administration"},"content":{"rendered":"<div id=\"attachment_17264\" class=\"wp-caption alignnone\" style=\"width: 592px\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"wp-image-17264 size-full\" src=\"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/files\/2024\/09\/Blog-1-137689764_highres.jpg\" alt=\"\" width=\"582\" height=\"327\" \/> Un syst\u00e8me de stockage de donn\u00e9es de l&rsquo;administration, rempli de documents accessibles. (Photo: Karl Mathis\/Keystone)<p class=\"wp-caption-text\"><\/p><\/div>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><em>Par Martin Stoll. <\/em><strong>Comment les autorit\u00e9s classent-elles leurs documents? Il est important de le savoir si l&rsquo;on veut utiliser efficacement les lois sur la transparence. Gr\u00e2ce \u00e0 notre analyse de ce processus, nous pouvons fournir aux m\u00e9dias des outils qui leur permettent de trouver les bons documents.<\/strong><\/p>\n<p>En 2021, le Conseil f\u00e9d\u00e9ral <a href=\"https:\/\/www.admin.ch\/gov\/fr\/accueil\/documentation\/communiques.msg-id-85025.html\">a interrompu le projet<\/a> d&rsquo;un r\u00e9pertoire central des documents officiels. Et ce, bien qu&rsquo;un rapport d&rsquo;experts ait critiqu\u00e9 le fait que les documents officiels \u00e9taient jusqu&rsquo;\u00e0 pr\u00e9sent \u00abinsuffisamment\u00bb accessibles. Un catalogue central \u00e9lectronique devait faciliter la recherche de documents pour les personnes ext\u00e9rieures.<\/p>\n<p><!--more--><\/p>\n<p>Au lieu d&rsquo;une banque de donn\u00e9es listant les documents officiels disponibles, c&rsquo;est pour une mesure du moins timor\u00e9e que le Conseil f\u00e9d\u00e9ral a opt\u00e9: \u00e0 l&rsquo;avenir, un contact pour le traitement des demandes en vertu de la loi sur la transparence devra \u00eatre indiqu\u00e9 sur une liste aupr\u00e8s du Pr\u00e9pos\u00e9 f\u00e9d\u00e9ral \u00e0 la transparence (PFPDT) et sur les diff\u00e9rents sites internet. Trois ans plus tard, cette recommandation polie du gouvernement n&rsquo;est toujours que partiellement appliqu\u00e9e.<\/p>\n<p><strong>Documents existants: l&rsquo;administration a le devoir d&rsquo;informer<\/strong><\/p>\n<p>Les journalistes et les autres personnes mandantes se heurtent ainsi toujours au m\u00eame probl\u00e8me: si l&rsquo;on sait que l&rsquo;administration traite un sujet, on ne sait pas quels documents sont disponibles \u00e0 ce sujet. Pourtant, l&rsquo;article 10 de la loi sur la transparence exige qu&rsquo;une demande d&rsquo;acc\u00e8s soit \u00abformul\u00e9e de mani\u00e8re suffisamment pr\u00e9cise\u00bb.<\/p>\n<p><div class=\"embed-responsive embed-responsive-16by9\"><div class=\"iframe-container\"><iframe loading=\"lazy\" class=\"embed-responsive-item\"  title=\"Comment les autorit\u00e9s classent leurs documents\" width=\"500\" height=\"281\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/lpkmYPrS__A?feature=oembed\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share\" referrerpolicy=\"strict-origin-when-cross-origin\" allowfullscreen><\/iframe><\/div><\/div>\n<\/p>\n<p><em><p class=\"video-caption\">Syst\u00e8mes de classement et programmes de gestion des affaires: qu&rsquo;est-ce et comment les utiliser? L&rsquo;essentiel en cinq minutes. <\/em><em><\/p><\/em><\/p>\n<p>Pour satisfaire \u00e0 cette exigence, il est souvent indispensable de s&rsquo;adresser aux autorit\u00e9s, car elles seules savent exactement quels documents concernant une affaire sont disponibles. Une communication directe entre l&rsquo;administration et les personnes requ\u00e9rantes sur les documents existants est \u00e9galement une recommandation du guide de bonnes pratiques \u00e9labor\u00e9 conjointement par <em>Loitransparence<\/em> et des membres de l&rsquo;administration. Le dialogue est l\u00e0 pour garantir que l&rsquo;administration informe le plus rapidement possible les journalistes des documents disponibles sur un th\u00e8me, afin que les demandes d&rsquo;acc\u00e8s puissent \u00eatre formul\u00e9es de mani\u00e8re plus pr\u00e9cise.<\/p>\n<p>\u00c0 cet \u00e9gard, apporter une aide aux personnes mandantes est une obligation l\u00e9gale: d&rsquo;apr\u00e8s <a href=\"https:\/\/www.fedlex.admin.ch\/eli\/oc\/2006\/356\/fr\">l&rsquo;article 3 de l&rsquo;ordonnance sur la transparence<\/a> (OTrans), l&rsquo;autorit\u00e9 doit renseigner les demandeurs \u00absur les documents officiels accessibles\u00bb et les assister dans leurs d\u00e9marches. Toutefois, ce dialogue ne fonctionne pas toujours. Il est alors important de conna\u00eetre les structures de classement des documents.<\/p>\n<p><strong>L&rsquo;administration recourt \u00e0 un syst\u00e8me interne consultable<\/strong><\/p>\n<p>Il est important de savoir que l&rsquo;administration doit g\u00e9rer ses dossiers de mani\u00e8re syst\u00e9matique. L&rsquo;administration f\u00e9d\u00e9rale centrale, soit les grands offices f\u00e9d\u00e9raux, est en outre tenue, selon l&rsquo;<a href=\"https:\/\/www.fedlex.admin.ch\/eli\/cc\/2019\/253\/fr\">ordonnance Gever<\/a>, de num\u00e9riser les \u00abinformations importantes pour les affaires\u00bb dans un syst\u00e8me de gestion \u00e9lectronique des affaires.<\/p>\n<p>Pour ce faire, la Conf\u00e9d\u00e9ration a introduit en 2020 le syst\u00e8me Acta Nova. Il permet notamment aux collaboratrices et collaborateurs de l&rsquo;administration d&rsquo;effectuer des recherches dans les courriels, proc\u00e8s-verbaux ou rapports class\u00e9s. Les personnes qui recourent \u00e0 la loi sur la transparence profitent \u00e9galement de ce syst\u00e8me, car les recherches simples sont consid\u00e9r\u00e9es comme des documents officiels.<\/p>\n<p>Outre les unit\u00e9s de l&rsquo;administration f\u00e9d\u00e9rale centrale, d&rsquo;autres organisations administratives telles que le Contr\u00f4le f\u00e9d\u00e9ral des finances, la Commission des maisons de jeu ou le PFPDT utilisent \u00e9galement le syst\u00e8me.<\/p>\n<p><strong>Plus de 90 000 positions pour plonger dans les activit\u00e9s f\u00e9d\u00e9rales<\/strong><\/p>\n<p>Le syst\u00e8me de classement de l&rsquo;ensemble des documents se base, \u00e0 la Conf\u00e9d\u00e9ration comme dans les cantons, sur ce que l&rsquo;on appelle les syst\u00e8mes de classement. Ils constituent le niveau sup\u00e9rieur de structuration de tous les documents et donn\u00e9es.<\/p>\n<p>Dans une archive physique, cela correspond \u00e0 un plan de classement qui indique o\u00f9 se trouvent les dossiers relatifs \u00e0 certains th\u00e8mes sur une \u00e9tag\u00e8re. Les syst\u00e8mes de classement servent de base et de structure aux syst\u00e8mes de classement \u00e9lectroniques tels qu&rsquo;Acta Nova.<\/p>\n<p>Les syst\u00e8mes de classement sont souvent d\u00e9taill\u00e9s et offrent un aper\u00e7u approfondi de l&rsquo;activit\u00e9 d&rsquo;un office. Celui du D\u00e9partement des affaires \u00e9trang\u00e8res (DFAE) comprend par exemple 10 733 lignes, celui du Secr\u00e9tariat d&rsquo;\u00c9tat \u00e0 l&rsquo;\u00e9conomie (Seco) 8 993 lignes. Il y a aussi des offices f\u00e9d\u00e9raux dont le syst\u00e8me de classement est r\u00e9duit au minimum, comme celui du Service suisse d&rsquo;enqu\u00eate de s\u00e9curit\u00e9 (Sust) qui compte tout juste 42 lignes. Le syst\u00e8me de classement servant \u00e9galement de base \u00e0 l&rsquo;archivage, il doit \u00eatre approuv\u00e9 par les Archives f\u00e9d\u00e9rales.<\/p>\n<div class=\"hinweis\">Manuel pour y aller pas \u00e0 pas: comment int\u00e9grer les syst\u00e8mes GEVER de la Conf\u00e9d\u00e9ration et des cantons au travail avec les lois sur la transparence. <a href=\"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/francais\/gever-manual-fr\/\">Consulter le manuel<\/a><\/div><div class=\"clear\"><\/div>\n<p>Les services administratifs qui travaillent avec le syst\u00e8me \u00e9lectronique Acta Nova cr\u00e9ent des dossiers et des sous-dossiers sous chaque position pour des affaires concr\u00e8tes. Des documents tels que des courriels, rapports ou proc\u00e8s-verbaux y sont class\u00e9s (<em>plus de d\u00e9tails sur Acta Nova dans la partie 2<\/em>).<\/p>\n<p><em>Loitransparence.ch<\/em> s&rsquo;est procur\u00e9 tous les syst\u00e8mes de classement actuellement approuv\u00e9s par les Archives f\u00e9d\u00e9rales gr\u00e2ce \u00e0 la loi sur la transparence et les a pr\u00e9sent\u00e9s sous forme graphique. <a href=\"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/francais\/die-aemter\/\">Nous rendons accessibles<\/a> les plans de classement d&rsquo;environ 80 unit\u00e9s administratives de l&rsquo;administration f\u00e9d\u00e9rale centrale et d\u00e9centralis\u00e9e ainsi que d&rsquo;autres services administratifs. Au total, pr\u00e8s de 94 000 positions offrent pour la premi\u00e8re fois un aper\u00e7u \u00e9largi de l&rsquo;ensemble des documents de l&rsquo;administration f\u00e9d\u00e9rale. Les syst\u00e8mes de classement que nous avons pr\u00e9par\u00e9s et structur\u00e9s graphiquement peuvent faire l&rsquo;objet de recherches et affichent \u00e9galement les r\u00e9sultats dans leur contexte (double clic).<\/p>\n<p><strong>Premier pas: demander des listes de dossiers et de documents<\/strong><br \/>\nNote importante: les ressources mises \u00e0 disposition par <em>L<\/em><em>oitransparence.ch<\/em> doivent \u00eatre utilis\u00e9es avec quelques pr\u00e9cautions. Il est par exemple d\u00e9conseill\u00e9 de demander tous les documents d&rsquo;une position, car l&rsquo;administration pourrait \u00eatre amen\u00e9e \u00e0 pr\u00e9parer des centaines de documents. Il convient dans un premier temps de demander \u00e0 l&rsquo;office le contenu d&rsquo;une position afin d&rsquo;obtenir une liste de dossiers et de sous-dossiers. On peut ensuite demander une liste cibl\u00e9e de documents, limit\u00e9e dans le temps.<\/p>\n<div class=\"infobox\"><\/p>\n<p><strong>Admi<\/strong><strong>n Inside: s\u00e9rie de blogs d\u00e9di\u00e9e aux syst\u00e8mes GEVER<img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignright wp-image-8126\" src=\"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/francais\/files\/2024\/09\/og_admininside_stempel-1.png\" alt=\"\" width=\"82\" height=\"75\" srcset=\"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/francais\/files\/2024\/09\/og_admininside_stempel-1.png 1000w, https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/francais\/files\/2024\/09\/og_admininside_stempel-1-300x275.png 300w, https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/francais\/files\/2024\/09\/og_admininside_stempel-1-682x625.png 682w, https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/francais\/files\/2024\/09\/og_admininside_stempel-1-768x704.png 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 82px) 100vw, 82px\" \/><\/strong><\/p>\n<p><strong>Partie 1 Les syst\u00e8mes de classement:<\/strong> <a href=\"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/francais\/?p=8081&amp;preview=true\">Comprendre le centre n\u00e9vralgique de l&rsquo;administration<\/a><\/p>\n<p><strong>Partie 2 La gestion \u00e9lectronique des affaires:<\/strong> Comment trouver des fichiers dans les dossiers f\u00e9d\u00e9raux<\/p>\n<p><strong>Partie 3 Zoom sur les r\u00e9gions:<\/strong> Les cantons font leur propre cuisine GEVER<\/p>\n<p><strong>Partie 4 Conseils pour les demandes d&rsquo;acc\u00e8s:<\/strong> Utiliser le syst\u00e8me GEVER: ce qu&rsquo;il faut faire et ne pas faire<\/p>\n<p><b data-stringify-type=\"bold\">Partie 5: Communication de l&rsquo;administration:<\/b>\u00a0Acc\u00e9der aux courriels des autorit\u00e9s:<br \/>\nConseils et astuces<\/p>\n<p><strong>Pas \u00e0 pas: <\/strong>La gestion des affaires de l&rsquo;administration: manuel pour les demandeurs. <a href=\"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/francais\/gever-manual-fr\/\">https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/francais\/gever-manual-fr\/<\/a><\/p>\n<p><\/div>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>&nbsp; &nbsp; Par Martin Stoll. 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