{"id":8059,"date":"2024-09-18T07:13:41","date_gmt":"2024-09-18T05:13:41","guid":{"rendered":"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/francais\/?p=8059"},"modified":"2024-10-18T11:57:30","modified_gmt":"2024-10-18T09:57:30","slug":"comment-trouver-des-fichiers-dans-les-dossiers-federaux","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/francais\/2024\/09\/comment-trouver-des-fichiers-dans-les-dossiers-federaux\/","title":{"rendered":"Comment trouver des fichiers dans les dossiers f\u00e9d\u00e9raux"},"content":{"rendered":"<div id=\"attachment_17266\" class=\"wp-caption alignnone\" style=\"width: 592px\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"wp-image-17266 size-full\" src=\"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/files\/2024\/09\/Blog-2-137689764_highres.jpg\" alt=\"\" width=\"582\" height=\"327\" \/> Conna\u00eetre les syst\u00e8mes informatiques de l&rsquo;administration est un avantage certain. (Photo: Gaetan Bally\/Keystone)<p class=\"wp-caption-text\"><\/p><\/div>\n<p><em>Par Leo Eiholzer et Martin Stoll. <\/em><strong>Des recherches facilit\u00e9es gr\u00e2ce \u00e0 l&rsquo;administration num\u00e9rique: le syst\u00e8me de gestion des affaires permet en quelques clics de cr\u00e9er des listes de dossiers th\u00e9matiques et de documents. Aper\u00e7u de cet outil qui aide \u00e0 faire des demandes d&rsquo;acc\u00e8s pr\u00e9cises.<\/strong><\/p>\n<p>En 2008, le Conseil f\u00e9d\u00e9ral pr\u00e9voyait, avec le projet \u00abSingle Point of Orientation\u00bb, un r\u00e9pertoire central des documents qui devait permettre \u00e0 la population de consulter les dossiers et les titres de documents existants de l&rsquo;administration f\u00e9d\u00e9rale et de d\u00e9poser sur cette base des demandes d&rsquo;acc\u00e8s en vertu de la loi sur la transparence.<\/p>\n<p><!--more--><\/p>\n<p>La grande perc\u00e9e en mati\u00e8re de transparence n&rsquo;a toutefois pas eu lieu. Apr\u00e8s le d\u00e9veloppement d&rsquo;un logiciel pilote fonctionnel, le Conseil f\u00e9d\u00e9ral a suspendu le projet en 2013 avant de l&rsquo;<a href=\"https:\/\/www.admin.ch\/gov\/fr\/accueil\/documentation\/communiques.msg-id-85025.html\">interrompre d\u00e9finitivement en 2021<\/a>. \u00c0 l&rsquo;interne, les lev\u00e9es de bouclier ont \u00e9t\u00e9 fortes: de nombreux services administratifs refusaient de rendre leurs documents accessibles. Lors de la conf\u00e9rence des secr\u00e9taires g\u00e9n\u00e9raux, le vice-chancelier Andr\u00e9 Simonazzi a par exemple critiqu\u00e9 le fait que des journalistes pouvaient ainsi avoir acc\u00e8s \u00e0 des disques durs internes et se faire une id\u00e9e des dossiers existants jusqu&rsquo;ici inconnus.<\/p>\n<p><strong>Acta Nova remplace le r\u00e9pertoire central des documents<\/strong><\/p>\n<p>Le projet informatique abandonn\u00e9 par le gouvernement, dont les co\u00fbts mat\u00e9riels ne devaient pas d\u00e9passer 350 000 francs, aurait permis d&rsquo;effectuer des recherches automatis\u00e9es dans le syst\u00e8me de gestion \u00e9lectronique des affaires Acta Nova. Acta Nova est aujourd&rsquo;hui introduit dans l&rsquo;administration f\u00e9d\u00e9rale centrale et dans d&rsquo;autres services administratifs.<\/p>\n<p><em>Loitransparence.ch<\/em> a \u00e9tudi\u00e9 Acta Nova au cours des derniers mois, se penchant notamment sur le processus qui intervient dans la gestion des dossiers et des documents de l&rsquo;administration. Nous pouvons ainsi esquisser un processus-type de mani\u00e8re \u00e0 compenser en partie la perte de transparence suite \u00e0 l&rsquo;abandon du projet.<\/p>\n<p><div class=\"embed-responsive embed-responsive-16by9\"><div class=\"iframe-container\"><iframe loading=\"lazy\" class=\"embed-responsive-item\"  title=\"Comment trouver des fichiers dans les dossiers f\u00e9d\u00e9raux\" width=\"500\" height=\"281\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/ZjNDVxtbk4M?feature=oembed\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share\" referrerpolicy=\"strict-origin-when-cross-origin\" allowfullscreen><\/iframe><\/div><\/div>\n<\/p>\n<p><em><p class=\"video-caption\">Le syst\u00e8me de gestion \u00e9lectronique des affaires Acta Nova est un outil informatique puissant. Christoph Unger de la soci\u00e9t\u00e9 Rubicon-It AG, qui a cr\u00e9\u00e9 cet outil, d\u00e9taille ce syst\u00e8me dans un entretien d&rsquo;une heure (avec sous-titres fran\u00e7ais). <\/em><em><\/p><\/em><\/p>\n<p>Par demande d&rsquo;acc\u00e8s, nous avons dans un premier temps <a href=\"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/francais\/die-aemter\/\">obtenu et publi\u00e9<\/a> les syst\u00e8mes de classement d&rsquo;environ 80 unit\u00e9s administratives, qui sont \u00e0 la base de la gestion des affaires. Ceux-ci donnent un aper\u00e7u sommaire, mais n\u00e9anmoins approfondi, des dossiers de la Conf\u00e9d\u00e9ration. Nous avons par ailleurs demand\u00e9 \u00e0 un repr\u00e9sentant de Rubicon-It AG de nous expliquer le fonctionnement du syst\u00e8me de gestion des affaires Acta Nova, \u00e9tudi\u00e9 le manuel de 500 pages qui s&rsquo;y rapporte et r\u00e9sum\u00e9 nos conclusions dans un <a href=\"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/francais\/gever-manual-fr\/\">manuel<\/a>. Avec la bonne approche, il est donc possible de trouver des documents dans les diff\u00e9rentes utilisations d&rsquo;Acta Nova des offices f\u00e9d\u00e9raux et de les demander en vertu de la loi sur la transparence.<\/p>\n<p><strong>Une recherche qui passe au crible des millions de documents<\/strong><\/p>\n<p>Les affaires d&rsquo;une autorit\u00e9 doivent \u00eatre document\u00e9es dans le syst\u00e8me de gestion \u00e9lectronique des affaires (GEVER), soit Acta Nova dans presque toutes les branches de l&rsquo;administration f\u00e9d\u00e9rale. Ce syst\u00e8me est d&rsquo;int\u00e9r\u00eat pour nous parce qu&rsquo;il indexe ces activit\u00e9s, les rendant ainsi consultables \u00e9lectroniquement. GEVER se construit sur trois niveaux:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Le syst\u00e8me de classement:<\/strong> comparable \u00e0 un plan de classement dans les archives physiques, il indique o\u00f9 se trouvent les dossiers relatifs \u00e0 certains sujets. Chaque office a son propre syst\u00e8me de classement avec de nombreuses positions identifi\u00e9es par des noms et des num\u00e9ros.<\/li>\n<li><strong>Dossiers et sous-dossiers: <\/strong>des dossiers th\u00e9matiques, les dossiers, sont cr\u00e9\u00e9s sous les positions et peuvent encore \u00eatre subdivis\u00e9s en sous-dossiers.<\/li>\n<li><strong>Document\/objet d&rsquo;affaire: <\/strong>les dossiers et sous-dossiers contiennent des documents tels que des proc\u00e8s-verbaux ou des rapports. Le terme \u00abobjet d&rsquo;affaire\u00bb englobe tous les contenus dans des dossiers, il ne s&rsquo;agit donc pas seulement de documents, et est d\u00e8s lors plus complet.\u00a0<\/li>\n<\/ul>\n<p>Acta Nova offre une fonction de recherche puissante qui permet de rechercher efficacement des millions de pages de dossiers de l&rsquo;administration, mais aussi des titres des dossiers et des m\u00e9tadonn\u00e9es d&rsquo;un document. Il existe diff\u00e9rents masques de recherche et param\u00e8tres, y compris une recherche plein texte qui parcourt le contenu des documents. Des termes de recherche pr\u00e9cis, des limitations temporelles et des op\u00e9rateurs logiques tels que AND ou NOT se r\u00e9v\u00e8lent tr\u00e8s utiles. Le <a href=\"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/files\/2024\/09\/Acta-Nova-Version-4.8.pdf\">manuel Acta Nova<\/a> de 500 pages d\u00e9taille les nombreuses possibilit\u00e9s d&rsquo;utilisation.<\/p>\n<p><strong>L&rsquo;administration est tenue de renseigner sur les documents existants<\/strong><\/p>\n<p>Pour trouver des documents d&rsquo;une position sp\u00e9cifique, il est recommand\u00e9 de proc\u00e9der par \u00e9tapes. Tout d&rsquo;abord, il convient de demander \u00e0 un office une liste des dossiers et sous-dossiers d&rsquo;une position sp\u00e9cifique (les syst\u00e8mes de classement que nous avons obtenus peuvent \u00eatre <a href=\"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/francais\/die-aemter\/\">consult\u00e9s ici<\/a>). La liste peut \u00eatre facilement export\u00e9e par un office \u00e0 partir d&rsquo;Acta Nova sous forme de fichier Excel. Il s&rsquo;agit ensuite de s\u00e9lectionner les dossiers et sous-dossiers pertinents et de demander la liste des documents ou objets d&rsquo;affaire qu&rsquo;ils contiennent. Il est judicieux de limiter cette liste dans le temps (une liste Excel avec tous les objets d&rsquo;affaire d&rsquo;un dossier des six derniers mois, par exemple).<\/p>\n<div class=\"hinweis\">Manuel pour y aller pas \u00e0 pas: comment int\u00e9grer les syst\u00e8mes GEVER de la Conf\u00e9d\u00e9ration et des cantons au travail avec les lois sur la transparence. <a href=\"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/francais\/gever-manual-fr\/\">Consulter le manuel<\/a><\/div><div class=\"clear\"><\/div>\n<p>La loi prescrit que les personnes faisant une demande d&rsquo;acc\u00e8s soient soutenues: selon l&rsquo;article 3 de l&rsquo;<a href=\"https:\/\/www.fedlex.admin.ch\/eli\/oc\/2006\/356\/fr\">ordonnance sur la transparence (OTrans)<\/a>, l&rsquo;autorit\u00e9 doit renseigner les demandeurs sur les documents administratifs disponibles et les soutenir dans leurs d\u00e9marches. Il est d&rsquo;apr\u00e8s nous de bonne pratique que les listes de dossiers et de documents soient publi\u00e9es rapidement et sans demande formelle d&rsquo;acc\u00e8s.\u00a0<span style=\"font-weight: 400;\">Cela constitue une aide \u00e0 la fois pour nous les journalistes et pour l&rsquo;administration, car cela r\u00e9duit la charge de travail et le d\u00e9lai de traitement.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><strong>Une utilisation h\u00e9t\u00e9rog\u00e8ne d&rsquo;Acta Nova<\/strong><\/p>\n<p>Acta Nova est utilis\u00e9 de diff\u00e9rentes mani\u00e8res au sein de l&rsquo;administration. Certains offices l&rsquo;utilisent comme syst\u00e8me de classement et ne classent les dossiers et les courriels que de mani\u00e8re irr\u00e9guli\u00e8re, mais au plus tard lorsqu&rsquo;un dossier est clos. D&rsquo;autres utilisent Acta Nova de mani\u00e8re op\u00e9rationnelle, en traitant et en finalisant les affaires directement dans le syst\u00e8me. Il est important de noter que tous les dossiers ne sont pas stock\u00e9s dans Acta Nova. L&rsquo;administration f\u00e9d\u00e9rale exploite \u00e9galement des applications sp\u00e9cifiques contenant des documents officiels, mais qui fonctionnent ind\u00e9pendamment du syst\u00e8me de gestion des documents.<\/p>\n<p>Certains services administratifs disposent certes d&rsquo;un syst\u00e8me de classement, mais n&rsquo;utilisent pas Acta Nova. Notamment, le Minist\u00e8re public de la Conf\u00e9d\u00e9ration, les Services du Parlement et Pro Helvetia recourent \u00e0 des solutions alternatives. Pro Helvetia importe par exemple son syst\u00e8me de classement dans l&rsquo;application OneDrive de Microsoft.<\/p>\n<p>Il est important de garder \u00e0 l&rsquo;esprit que l&rsquo;administration doit v\u00e9rifier et noircir manuellement les titres des dossiers et les listes de documents, ce qui repr\u00e9sente un charge de travail suppl\u00e9mentaire. Il convient donc de choisir des termes de recherche aussi pr\u00e9cis que possible et de cibler les demandes afin d&rsquo;en restreindre le nombre. Des requ\u00eates trop larges ou impr\u00e9cises peuvent avoir un impact n\u00e9gatif vis-\u00e0-vis de l&rsquo;acceptation de la loi sur la transparence.<\/p>\n<div class=\"infobox\"><\/p>\n<p><strong>Admi<\/strong><strong>n Inside: s\u00e9rie de blogs d\u00e9di\u00e9e aux syst\u00e8mes GEVER<img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignright wp-image-8126\" src=\"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/francais\/files\/2024\/09\/og_admininside_stempel-1.png\" alt=\"\" width=\"82\" height=\"75\" srcset=\"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/francais\/files\/2024\/09\/og_admininside_stempel-1.png 1000w, https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/francais\/files\/2024\/09\/og_admininside_stempel-1-300x275.png 300w, https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/francais\/files\/2024\/09\/og_admininside_stempel-1-682x625.png 682w, https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/francais\/files\/2024\/09\/og_admininside_stempel-1-768x704.png 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 82px) 100vw, 82px\" \/><\/strong><\/p>\n<p><strong>Partie 1 Les syst\u00e8mes de classement:<\/strong> <a href=\"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/francais\/?p=8081&amp;preview=true\">Comprendre le centre n\u00e9vralgique de l&rsquo;administration<\/a><\/p>\n<p><strong>Partie 2 La gestion \u00e9lectronique des affaires:<\/strong> <a href=\"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/francais\/2024\/09\/comment-trouver-des-fichiers-dans-les-dossiers-federaux\/\">Comment trouver des fichiers dans les dossiers f\u00e9d\u00e9raux<\/a><\/p>\n<p><strong>Partie 3 Zoom sur les r\u00e9gions:<\/strong> Les cantons font leur propre cuisine GEVER<\/p>\n<p><strong>Partie 4 Conseils pour les demandes d&rsquo;acc\u00e8s:<\/strong> Utiliser le syst\u00e8me GEVER: ce qu&rsquo;il faut faire et ne pas faire<\/p>\n<p><b data-stringify-type=\"bold\">Partie 5: Communication de l&rsquo;administration:<\/b>\u00a0Acc\u00e9der aux courriels des autorit\u00e9s:<br \/>\nConseils et astuces<\/p>\n<p><strong>Pas \u00e0 pas: <\/strong><a href=\"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/francais\/gever-manual-fr\/\">La gestion des affaires de l&rsquo;administration: manuel pour les demandeurs<\/a><\/p>\n<p><\/div>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Par Leo Eiholzer et Martin Stoll. 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