{"id":17453,"date":"2024-09-25T07:15:22","date_gmt":"2024-09-25T05:15:22","guid":{"rendered":"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/?p=17453"},"modified":"2024-09-25T09:25:12","modified_gmt":"2024-09-25T07:25:12","slug":"einblick-in-die-e-mails-der-behoerden-tipps-und-tricks","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/2024\/09\/einblick-in-die-e-mails-der-behoerden-tipps-und-tricks\/","title":{"rendered":"Einblick in die E-Mails der Beh\u00f6rden: Tipps und Tricks"},"content":{"rendered":"<div id=\"attachment_17459\" class=\"wp-caption alignnone\" style=\"width: 592px\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"wp-image-17459 size-full\" src=\"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/files\/2024\/09\/262039974_highres.jpg\" alt=\"\" width=\"582\" height=\"328\" srcset=\"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/files\/2024\/09\/262039974_highres.jpg 582w, https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/files\/2024\/09\/262039974_highres-300x169.jpg 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 582px) 100vw, 582px\" \/> Umfangreich, stellenweise erhellend: Der Mailverkehr der Verwaltung.(Foto: Christian Beutler\/Keystone)<p class=\"wp-caption-text\"><\/p><\/div>\n<p><em>Von Stefanie Habl\u00fctzel.<\/em> <strong>E-Mails von Verwaltungsangestellten k\u00f6nnen f\u00fcr Journalistinnen und Journalisten eine wichtige Informationsquelle sein. Auch sie fallen unter das \u00d6ffentlichkeitsgesetz. Doch was braucht es f\u00fcr ein erfolgreiches Gesuch?<\/strong><\/p>\n<p>Konflikte hinter den Kulissen, politische Druckversuche oder brisante Informationen, welche die Beh\u00f6rden lieber verschweigen: E-Mails k\u00f6nnen Medienschaffenden einen erhellenden Blick hinter den Vorhang der Verwaltung geben und im Idealfall entscheidende Fakten f\u00fcr eine Recherche liefern.<\/p>\n<p><!--more--><\/p>\n<p>Die gesetzliche Grundlage f\u00fcr die Herausgabe von Dokumenten dieser Art (neben E-Mails auch Briefe oder SMS) bietet das \u00d6ffentlichkeitsgesetz. F\u00fcr ein erfolgreiches Gesuch gilt es mehrere Punkte zu beachten. \u00d6ffentlichkeitsgesetz.ch hat dar\u00fcber mit Fachleuten und Journalisten gesprochen.<\/p>\n<p><strong>1. Je konkreter, desto besser<\/strong><\/p>\n<p>Eine Mail-Korrespondenz innerhalb der Verwaltung oder mit externen Personen kann schnell einige Hundert Seiten umfassen. Deshalb ist eine klare Abgrenzung wichtig. Thomas Schlittler vom \u00abSonntagsblick\u00bb fordert regelm\u00e4ssig E-Mails heraus. Sein wichtigster Tipp: \u00abJe konkreter, desto besser.\u00bb Wenn die Anfrage zu vage sei, komme von der Verwaltung die Aufforderung, das Gesuch einzuschr\u00e4nken, oder es drohten Geb\u00fchren.<\/p>\n<p>Das best\u00e4tigt Daniel Ladanie-K\u00e4mpfer, \u00d6ffentlichkeitsberater beim Eidgen\u00f6ssischen Departement f\u00fcr Ausw\u00e4rtige Angelegenheiten (EDA). Formulierungen wie \u00abs\u00e4mtliche Unterlagen\u00bb oder \u00aballe Mails\u00bb f\u00fchrten je nach Gesch\u00e4ft zu einem \u00abLastwagen voll Papier\u00bb, wovon unter Umst\u00e4nden nur ein kleiner Teil von Interesse sei. Er r\u00e4t: \u00abAm wichtigsten ist die m\u00f6glichst pr\u00e4zise Formulierung, um was f\u00fcr eine Angelegenheit es geht.\u00bb<\/p>\n<p>Astrid Schwegler von der Schlichtungsstelle des Bundes (ED\u00d6B) r\u00e4t von Anfragen ab, die unspezifisch Informationen herausfordern. Solche Anfragen w\u00fcrden in der Verwaltung oft als \u00abFishing Expedition\u00bb wahrgenommen, vergleichbar mit dem Auswerfen eines Schleppnetzes in der Fischerei. Dies sei ineffizient und k\u00f6nne \u00abdas gegenseitige Misstrauen\u00bb sch\u00fcren.<\/p>\n<p><strong>2. Thema eingrenzen \u2013 gewusst wie<\/strong><\/p>\n<p>Wenn unklar ist, welche E-Mails vorhanden sind, l\u00e4sst sich das Thema auf verschiedene Art und Weise eingrenzen.<\/p>\n<ul>\n<li><em>Telefonieren mit dem \u00d6ffentlichkeitsberater oder der -beraterin.<\/em> Jedes Bundesamt hat einen <a href=\"https:\/\/www.edoeb.admin.ch\/edoeb\/de\/home\/oeffentlichkeitsprinzip\/services\/behoerdenkontakte-zugangsgesuche.html#-301379936\">Kontakt f\u00fcr die Behandlung von Anfragen gem\u00e4ss \u00d6ffentlichkeitsgesetz<\/a>. \u00abJe nach Fall kann eine vorg\u00e4ngige Absprache mit der Beh\u00f6rde sinnvoll sein. Das wirkt sich f\u00fcr beide Seiten ressourcenschonend aus\u00bb, sagt der \u00d6ffentlichkeitsbeauftragte Daniel Ladanie-K\u00e4mpfer. So liessen sich Leerl\u00e4ufe verhindern. Aus Beh\u00f6rdensicht sei es hilfreich zu wissen, was die Fragestellung beziehungsweise die These der Recherche sei. Die gleiche Empfehlung gibt Astrid Schwegler vom ED\u00d6B: \u00abEin BG\u00d6-Gesuch ist eine Zusammenarbeit zwischen Medienschaffenden und den Beh\u00f6rden.\u00bb<br \/>\nGem\u00e4ss Art. 3 der <a href=\"https:\/\/fedlex.data.admin.ch\/eli\/oc\/2006\/356\">\u00d6ffentlichkeitsverordnung<\/a> (VBG\u00d6) sind die Beh\u00f6rden verpflichtet, den Gesuchstellerinnen und Gesuchstellern Auskunft \u00ab\u00fcber die verf\u00fcgbaren amtlichen Dokumente\u00bb zu geben und sie bei ihrem Vorgehen zu unterst\u00fctzen. Auch wer ein Gesuch stellt, hat die Pflicht zur Pr\u00e4zisierung gem\u00e4ss <a href=\"https:\/\/www.fedlex.admin.ch\/eli\/cc\/2006\/356\/de#art_7\"> 7, Abs. 3<\/a>.<\/li>\n<li><em>Eine \u00dcbersicht \u00fcber die vorhandenen Dokumente verlangen.<\/em> Ist ein Thema schwierig einzugrenzen, kann auch eine Auflistung der vorhandenen Dokumente verlangt werden. Zum Beispiel: \u00abK\u00f6nnen Sie mir eine Auflistung der vorhandenen Dokumente machen im Zusammenhang mit der Beendigung eines Arbeitsverh\u00e4ltnisses?\u00bb Oder: \u00abIch will besser verstehen, was passiert ist. Gibt es zu diesem Thema Unterlagen?\u00bb<br \/>\nEine solche Dokumentenliste m\u00fcsse allerdings oft von Hand erstellt werden, sagt Ladanie-K\u00e4mpfer. Zwar lege die Bundesverwaltung wichtige Dokumente im Aktenverwaltungssystem Acta Nova ab. Doch nicht alle Akten und E-Mails seien dort abgespeichert und m\u00fcssten deshalb auch aus anderen Quellen zusammengetragen werden.<\/li>\n<li><em>Akten in den Ablagen des Bundes recherchieren.<\/em> Von der Verwaltung als relevant eingestufte Mails werden im Gesch\u00e4ftsverwaltungssystem Acta Nova abgespeichert. <em>\u00d6ffentlichkeitsgesetz.ch<\/em> hat alle Ordnungssysteme (OS), die vom Bundesarchiv aktuell genehmigt sind, basierend auf dem \u00d6ffentlichkeitsgesetz beschafft und grafisch aufbereitet. Ein Leitfaden f\u00fcr eine erfolgreiche Recherche in der Aktenablage findet sich <a href=\"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/gever-manual\/\">hier. <\/a>\u00a0\n<div class=\"infobox\">\n<p><strong>Das gilt laut Gesetz<\/strong><\/p>\n<p>Stehen von einer Beh\u00f6rde versandte oder empfangene E-Mail-Nachrichten im Zusammenhang mit einer amtlichen T\u00e4tigkeit, sind sie grunds\u00e4tzlich zug\u00e4nglich. Dasselbe gilt auch f\u00fcr Nachrichten anderer Kommunikationskan\u00e4le wie WhatsApp.<\/p>\n<p>Solange der Prozess der Meinungsbildung in der Beh\u00f6rde noch nicht abgeschlossen ist, kann sie den Zugang zur verlangten E-Mail-Nachricht aufschieben.\u00a0 Dabei m\u00fcssen die Beh\u00f6rden konkret begr\u00fcnden, inwiefern der Meinungsbildungsprozess bei einer Bekanntgabe ernsthaft beeintr\u00e4chtigt ist. \u00a0E-Mails sind auch nicht zug\u00e4nglich, wenn es \u00abDokumente zum pers\u00f6nlichen Gebrauch\u00bb sind, beispielsweise Mails f\u00fcr eine private Verabredung.<\/p>\n<p><\/div><\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>3. Tipps und Tricks f\u00fcr ein erfolgreiches Gesuch<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li><em>Der Begriff \u00abKorrespondenz\u00bb und seine T\u00fccken.<\/em> Eine typische Anfrage umfasst die involvierten Personen, das Thema und den Zeitraum, also: \u00abIch h\u00e4tte gerne die Korrespondenz zwischen Person A und Person B\u00bb mit Angabe von Thema und Zeitraum. <br \/>\nDabei muss man sich sicher sein, dass die beiden Personen Absender oder Empf\u00e4nger sind. Mail-Kopien, die zu einem Thema zur Kenntnis (cc) an Absender oder Empf\u00e4nger geschickt werden, fallen unter Umst\u00e4nden nicht unter den Begriff \u00abKorrespondenz\u00bb.<br \/>\nDer Begriff \u00abKorrespondenz\u00bb umfasst streng genommen auch Briefe oder SMS. Falls nicht nur Mails von Interesse sind, ist es empfehlenswert, beim Gesuch explizit auf andere Kommunikationskan\u00e4le zu verweisen.<\/li>\n<li><em>Mails immer mit Anh\u00e4ngen verlangen.<\/em> Falls die Bearbeitung der Anh\u00e4nge aufwendig ist, um R\u00fcckmeldung bitten und gemeinsam nach L\u00f6sungen suchen, um den Aufwand zu reduzieren und die Anzahl der Anh\u00e4nge allenfalls zu begrenzen.<\/li>\n<li><em>\u00dcberfl\u00fcssige Themen herausfiltern.<\/em> Wenn der Themenumfang im Mailaustausch zwischen zwei Personen breit ist, kann man bei der Verwaltung nach den besprochenen Themen fragen, um irrelevante Inhalte auszusortieren und die Anfrage gezielt zu fokussieren.<\/li>\n<li><em>Wenn die Mails eintreffen: Anonymisierungen.<\/em> Die Beh\u00f6rde muss vorg\u00e4ngig pr\u00fcfen, ob Namen oder Passagen anonymisiert werden m\u00fcssen. Daf\u00fcr gibt es Regeln, nachzulesen im <a href=\"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/faq\/\">FAQ<\/a> <em>(in der Suche das Stichwort \u00abAnonymisierung\u00bb eingeben)<\/em>.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Inspiration gef\u00e4llig? In der Datenbank \u00abGeschichten\u00bb gibt es Beispiele publizierter Recherchen, die gest\u00fctzt auf Mails realisiert wurden, die mithilfe des \u00d6ffentlichkeitsgesetzes eingesehen wurden <em>(in der Suche das Stichwort \u00abMail\u00bb eingeben)<\/em>.<\/p>\n<div class=\"infobox\"><\/p>\n<p><strong>Admin Inside: Die Blogserie zu den GEVER-Systemen<\/strong><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignright wp-image-17143\" src=\"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/files\/2024\/08\/og_admininside_stempel.png\" alt=\"\" width=\"82\" height=\"75\" srcset=\"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/files\/2024\/08\/og_admininside_stempel.png 1000w, https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/files\/2024\/08\/og_admininside_stempel-300x275.png 300w, https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/files\/2024\/08\/og_admininside_stempel-682x625.png 682w, https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/files\/2024\/08\/og_admininside_stempel-768x704.png 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 82px) 100vw, 82px\" \/><\/p>\n<p><strong>Teil 1 Die Ordnungssysteme:<\/strong> <a href=\"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/?p=17103&amp;preview=true\">Das Nervenzentrum der Verwaltung durchschauen<\/a><\/p>\n<p><strong>Teil 2 Die elektronische Aktenverwaltung:<\/strong> <a href=\"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/2024\/09\/so-findet-man-relevante-akten-in-den-ablagen-des-bundes\/\">So findet man relevante Akten in den Ablagen des Bundes<\/a><\/p>\n<p><strong>Teil 3 Blick in die Regionen:<\/strong> <a href=\"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/2024\/09\/die-kantone-kochen-ihr-eigenes-gever-sueppchen\/\">Kantone kochen ihr eigenes GEVER-S\u00fcppchen<\/a><\/p>\n<p><strong>Teil 4: Tipps f\u00fcr Zugangsgesuche:<\/strong> <a href=\"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/2024\/09\/dos-and-donts-beim-umgang-mit-den-behoerden-gever\/\">Dos and Don\u2019ts beim Umgang mit dem Beh\u00f6rden-GEVER<\/a><\/p>\n<p><strong>Teil 5: Kommunikation der Verwaltung:<\/strong> <a href=\"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/2024\/09\/einblick-in-die-e-mails-der-behoerden-tipps-und-tricks\/\">Einblick in die E-Mails der Beh\u00f6rden: Tipps und Tricks\u00a0<\/a><\/p>\n<p><strong>Schritt-f\u00fcr-Schritt: <\/strong><a href=\"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/gever-manual\/\">Die Gesch\u00e4ftsverwaltung der Beh\u00f6rden: Manual f\u00fcr Gesuchstellende<\/a><\/p>\n<p><\/div>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Von Stefanie Habl\u00fctzel. E-Mails von Verwaltungsangestellten k\u00f6nnen f\u00fcr Journalistinnen und Journalisten eine wichtige Informationsquelle sein. Auch sie fallen unter das \u00d6ffentlichkeitsgesetz. Doch was braucht es f\u00fcr ein erfolgreiches Gesuch? 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