{"id":17186,"date":"2024-09-23T07:15:16","date_gmt":"2024-09-23T05:15:16","guid":{"rendered":"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/?p=17186"},"modified":"2024-09-20T18:00:28","modified_gmt":"2024-09-20T16:00:28","slug":"dos-and-donts-beim-umgang-mit-den-behoerden-gever","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/2024\/09\/dos-and-donts-beim-umgang-mit-den-behoerden-gever\/","title":{"rendered":"Dos and Don\u2019ts beim Umgang mit den Beh\u00f6rden-GEVER"},"content":{"rendered":"<div id=\"attachment_17270\" class=\"wp-caption alignnone\" style=\"width: 592px\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"wp-image-17270 size-full\" src=\"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/files\/2024\/09\/Blog-4-137689764_highres.jpg\" alt=\"\" width=\"582\" height=\"327\" srcset=\"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/files\/2024\/09\/Blog-4-137689764_highres.jpg 582w, https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/files\/2024\/09\/Blog-4-137689764_highres-300x169.jpg 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 582px) 100vw, 582px\" \/> Schrittweise und \u00fcberlegt: Zugang zu Verwaltungsdaten erfordert Wissen. (Foto: Gaetan Bally\/Keystone)<p class=\"wp-caption-text\"><\/p><\/div>\n<p><em>Von Leo Eiholzer und Martin Stoll.<\/em> <strong>Die elektronischen Gesch\u00e4ftsverwaltungen (GEVER) bieten spannende M\u00f6glichkeiten, Informationen aus den Verwaltungen zu erhalten. Dabei gibt es einige Punkte zu beachten.<\/strong><\/p>\n<p>Ein geplanter zentraler Aktennachweis des Bundes wurde nie umgesetzt. Mit von <em>\u00d6ffentlichkeitsgesetz.ch <\/em>entwickelten Ressourcen und Strategien lassen sich dennoch relevante Dokumente recherchieren. Pr\u00e4zise Anfragen und die Beachtung wichtiger Dos and Don\u2019ts sind entscheidend, um effizient und erfolgreich vorzugehen.\u00a0<\/p>\n<p><!--more--><\/p>\n<p><strong>Genauigkeit und Eigeninitiative erh\u00f6hen die Chancen<\/strong><\/p>\n<p>Der Schl\u00fcssel zu erfolgreichen Anfragen liegt in der Genauigkeit. Je pr\u00e4ziser das Gesuch formuliert ist, desto h\u00f6her sind die Erfolgschancen. Dabei hilft Eigeninitiative: Auf nationaler Ebene kann \u00fcber <em>\u00d6ffentlichkeitsgesetz.ch<\/em> direkt in den Ordnungssystemen <a href=\"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/die-aemter\/\">der entsprechenden Bundes\u00e4mter<\/a> recherchiert werden.<\/p>\n<p><div class=\"embed-responsive embed-responsive-16by9\"><div class=\"iframe-container\"><iframe loading=\"lazy\" class=\"embed-responsive-item\"  title=\"So legen Beh\u00f6rden ihre Dokumente ab\" width=\"500\" height=\"281\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/rNIXT__dp0c?feature=oembed\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share\" referrerpolicy=\"strict-origin-when-cross-origin\" allowfullscreen><\/iframe><\/div><\/div>\n<\/p>\n<p><em><p class=\"video-caption\">Ordnungssysteme und Gesch\u00e4ftsverwaltungsprogramme: Was sind sie und wie geht man damit um? Die wichtigsten Informationen in f\u00fcnf Minuten. <\/em><em><\/p><\/em><\/p>\n<p>Die Ordnungssysteme der Verwaltungseinheiten sind durchsuchbar, und Suchresultate k\u00f6nnen im Kontext angezeigt werden (Doppelklick). F\u00fcr eine Recherche relevante Ordnungspositionen sollten gezielt ausgew\u00e4hlt werden.\u00a0<\/p>\n<p><strong>In mehreren Etappen zu den wichtigen Dokumenten\u00a0<\/strong><\/p>\n<p>Ein schrittweises Vorgehen erleichtert den Prozess: Zuerst wird bei einer Beh\u00f6rde nach einer Liste der Dossiers und Subdossiers einer bestimmten Ordnungsposition gefragt. Anschliessend werden die relevanten Dossiers ausgew\u00e4hlt und eine zeitlich eingegrenzte Liste der Dokumente oder Gesch\u00e4ftsobjekte wird angefordert. Dabei ist es wichtig, auf die Berechtigungen zu achten: In Acta Nova sieht jeder nur das, was ihm erlaubt ist. Im Gesuch sollte daher immer die h\u00f6chste verf\u00fcgbare Berechtigung angefordert werden.<\/p>\n<div class=\"hinweis\">Schritt-f\u00fcr-Schritt-Manual: Die GEVER-Systeme von Bund und Kantonen in die Arbeit mit \u00d6ffentlichkeitsgesetzen integrieren. <a href=\"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/gever-manual\/\">Hier anschauen<\/a> <\/div><div class=\"clear\"><\/div>\n<p><strong>Datenmenge begrenzen und Metadaten nutzen<\/strong><\/p>\n<p>Weniger ist oft mehr: Datumseinschr\u00e4nkungen helfen, die Datenmenge zu begrenzen und den Fokus auf aktuelle und relevante Dokumente zu legen. Besonders bei Volltextsuchen reduzieren Einschr\u00e4nkungen die Anzahl der Treffer. Unn\u00f6tige, wenig relevante \u00a0Anfragen sollten vermieden werden, da die Verwaltung Dossiertitel und Dokumentenlisten manuell pr\u00fcfen und schw\u00e4rzen muss, was zus\u00e4tzlichen Aufwand verursacht. Metadaten wie Erstellungszeitpunkt, Version oder Bearbeitungsstatus liefern oft wichtige Hinweise zum Kontext eines Dokuments. Ber\u00fccksichtigt werden muss, dass Acta Nova nicht immer aktuell ist und die Nutzung je nach Beh\u00f6rde variiert. Ausserdem existieren in den Beh\u00f6rden auch Fachanwendungen, die relevante amtliche Dokumente enthalten, jedoch ausserhalb von Acta Nova laufen.<\/p>\n<p>Ein enger Kontakt mit den \u00d6ffentlichkeitsberaterinnen und -beratern hilft, sinnvolle Anpassungen oder Einschr\u00e4nkungen vorzunehmen und komplexe Anfragen erfolgreich zu gestalten.<\/p>\n<div class=\"infobox\"><\/p>\n<p><strong>Admin Inside: Die Blogserie zu den GEVER-Systemen<\/strong><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignright wp-image-17143\" src=\"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/files\/2024\/08\/og_admininside_stempel.png\" alt=\"\" width=\"82\" height=\"75\" srcset=\"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/files\/2024\/08\/og_admininside_stempel.png 1000w, https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/files\/2024\/08\/og_admininside_stempel-300x275.png 300w, https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/files\/2024\/08\/og_admininside_stempel-682x625.png 682w, https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/files\/2024\/08\/og_admininside_stempel-768x704.png 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 82px) 100vw, 82px\" \/><\/p>\n<p><strong>Teil 1 Die Ordnungssysteme:<\/strong> <a href=\"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/?p=17103&amp;preview=true\">Das Nervenzentrum der Verwaltung durchschauen<\/a><\/p>\n<p><strong>Teil 2 Die elektronische Aktenverwaltung:<\/strong> <a href=\"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/2024\/09\/so-findet-man-relevante-akten-in-den-ablagen-des-bundes\/\">So findet man relevante Akten in den Ablagen des Bundes<\/a><\/p>\n<p><strong>Teil 3 Blick in die Regionen:<\/strong> <a href=\"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/2024\/09\/die-kantone-kochen-ihr-eigenes-gever-sueppchen\/\">Kantone kochen ihr eigenes GEVER-S\u00fcppchen<\/a><\/p>\n<p><strong>Teil 4: Tipps f\u00fcr Zugangsgesuche:<\/strong> <a href=\"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/2024\/09\/dos-and-donts-beim-umgang-mit-den-behoerden-gever\/\">Dos and Don\u2019ts beim Umgang mit dem Beh\u00f6rden-GEVER<\/a><\/p>\n<p><strong>Teil 5: Kommunikation der Verwaltung:<\/strong> Einblick in die E-Mails der Beh\u00f6rden: Tipps und Tricks\u00a0<\/p>\n<p><strong>Schritt-f\u00fcr-Schritt: <\/strong><a href=\"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/gever-manual\/\">Die Gesch\u00e4ftsverwaltung der Beh\u00f6rden: Manual f\u00fcr Gesuchstellende<\/a><\/p>\n<p><\/div>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Von Leo Eiholzer und Martin Stoll. Die elektronischen Gesch\u00e4ftsverwaltungen (GEVER) bieten spannende M\u00f6glichkeiten, Informationen aus den Verwaltungen zu erhalten. Dabei gibt es einige Punkte zu beachten. Ein geplanter zentraler Aktennachweis des Bundes wurde nie umgesetzt. Mit von \u00d6ffentlichkeitsgesetz.ch entwickelten Ressourcen und Strategien lassen sich dennoch relevante Dokumente recherchieren. 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