{"id":17176,"date":"2024-09-18T07:13:34","date_gmt":"2024-09-18T05:13:34","guid":{"rendered":"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/?p=17176"},"modified":"2024-09-19T14:39:54","modified_gmt":"2024-09-19T12:39:54","slug":"so-findet-man-relevante-akten-in-den-ablagen-des-bundes","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/2024\/09\/so-findet-man-relevante-akten-in-den-ablagen-des-bundes\/","title":{"rendered":"So findet man relevante Akten in den Ablagen des Bundes"},"content":{"rendered":"<div id=\"attachment_17266\" class=\"wp-caption alignnone\" style=\"width: 592px\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"wp-image-17266 size-full\" src=\"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/files\/2024\/09\/Blog-2-137689764_highres.jpg\" alt=\"\" width=\"582\" height=\"327\" srcset=\"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/files\/2024\/09\/Blog-2-137689764_highres.jpg 582w, https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/files\/2024\/09\/Blog-2-137689764_highres-300x169.jpg 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 582px) 100vw, 582px\" \/> Beh\u00f6rden-IT: Wer sie kennt, hat einen Vorteil. (Foto: Gaetan Bally\/Keystone)<p class=\"wp-caption-text\"><\/p><\/div>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><em>Von Leo Eiholzer und Martin Stoll.<\/em> <strong>Die digitale Verwaltung \u00f6ffnet T\u00fcren: Mit wenig Aufwand lassen sich im System der Bundesverwaltung Listen von Themendossiers und Dokumenten erstellen. Das erm\u00f6glicht es, pr\u00e4zise Zugangsgesuche zu stellen.<\/strong><\/p>\n<p>2008 plante der Bundesrat mit dem Projekt \u00abSingle Point of Orientation\u00bb einen zentralen Aktennachweis, welcher der Bev\u00f6lkerung erm\u00f6glicht h\u00e4tte, vorhandene Dossiers und Dokumententitel der Bundesverwaltung abzufragen und auf dieser Grundlage Zugangsgesuche nach dem \u00d6ffentlichkeitsgesetz zu stellen.<\/p>\n<p><!--more--><\/p>\n<p>Der grosse Durchbruch in Sachen Transparenz blieb allerdings aus: Nachdem eine funktionsf\u00e4hige Pilotsoftware entwickelt worden war, sistierte der Bundesrat 2013 das Projekt und <a href=\"https:\/\/www.admin.ch\/gov\/de\/start\/dokumentation\/medienmitteilungen.msg-id-85025.html\">brach es 2021 endg\u00fcltig ab<\/a>. Intern hatte es erhebliche Widerst\u00e4nde gegeben; viele Verwaltungsstellen wollten ihre Akten nicht \u00f6ffnen. In der Generalsekret\u00e4renkonferenz monierte etwa Vizekanzler Andr\u00e9 Simonazzi, dass Journalisten \u00fcber das System Zugriff auf interne Laufwerke erhalten und sich einen \u00dcberblick \u00fcber bestehende Dossiers verschaffen k\u00f6nnten, von denen sie nichts wussten.<\/p>\n<p><strong>Gezieltes Vorgehen ersetzt verhinderten Aktennachweis<br \/>\n<\/strong>Das von der Regierung abgesagte IT-Projekt, das Sachkosten von nur 350 000 Franken vorsah, h\u00e4tte automatisierte Abfragen im elektronischen Gesch\u00e4ftsverwaltungssystem Acta Nova get\u00e4tigt. Acta Nova ist heute in der zentralen Bundesverwaltung und in weiteren Verwaltungsstellen eingef\u00fchrt.<\/p>\n<p><em>\u00d6ffentlichkeitsgesetz.ch<\/em> hat in den letzten Monaten Acta Nova studiert und zudem den Ablauf der beh\u00f6rdlichen Akten- und Dokumentenverwaltung analysiert. So k\u00f6nnen wir hier ein Vorgehen skizzieren, das den Transparenzverlust durch den Projektabbruch teilweise kompensiert.<\/p>\n<p><div class=\"embed-responsive embed-responsive-16by9\"><div class=\"iframe-container\"><iframe loading=\"lazy\" class=\"embed-responsive-item\"  title=\"So findet man Relevantes in den Aktenablagen\" width=\"500\" height=\"281\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/bgbgw3FpICk?feature=oembed\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share\" referrerpolicy=\"strict-origin-when-cross-origin\" allowfullscreen><\/iframe><\/div><\/div>\n<\/p>\n<p><em><p class=\"video-caption\">Das elektronische Gesch\u00e4ftsverwaltungssystem Acta Nova ist ein leistungsstarkes IT-Tool. Christoph Unger von der Herstellerfirma Rubicon-It AG erkl\u00e4rt das System ausf\u00fchrlich in einem einst\u00fcndigen Gespr\u00e4ch.<\/em><em><\/p><\/em><\/p>\n<p>Per Zugangsgesuch haben wir in einem ersten Schritt die der Gesch\u00e4ftsverwaltung zugrunde liegenden Ordnungssysteme (OS) von rund 80 Verwaltungseinheiten <a href=\"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/die-aemter\/\">beschafft und ver\u00f6ffentlicht<\/a>. Diese geben einen groben, aber teilweise tiefen Einblick in die Aktenablagen des Bundes. \u00a0Zudem haben wir uns die Funktionsweise des Aktenverwaltungssystems Acta Nova von einem Vertreter der Herstellerfirma Rubicon-It AG erkl\u00e4ren lassen, das 500 Seiten starke Handbuch dazu studiert und unsere Erkenntnisse in einem <u>Manual<\/u> zusammengefasst. Mit der richtigen Herangehensweise k\u00f6nnen so Dokumente in Acta-Nova-Anwendungen der Bundes\u00e4mter gefunden und \u00fcber das \u00d6ffentlichkeitsgesetz angefordert werden.<\/p>\n<p><strong>Eine starke Suche durchforstet Millionen Dokumente<\/strong><\/p>\n<p>Im elektronischen Gesch\u00e4ftsverwaltungssystem (GEVER) \u2013 es ist in fast allen Zweigen der Bundesverwaltung das Produkt Acta Nova \u2013 m\u00fcssen die Gesch\u00e4fte einer Beh\u00f6rde dokumentiert werden. Das System ist f\u00fcr uns interessant, weil es diese T\u00e4tigkeiten indexiert und somit elektronisch durchsuchbar macht. GEVER baut auf drei Ebenen auf:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Das Ordnungssystem (OS):<\/strong> Es ist vergleichbar mit einem Aktenplan in physischen Archiven und zeigt, wo Ordner zu bestimmten Themen liegen. Jedes Amt hat ein eigenes Ordnungssystem mit vielen Ordnungspositionen, die durch Namen und Nummern identifiziert werden.<\/li>\n<li><strong>Dossiers und Subdossiers: <\/strong>Unter den Ordnungspositionen werden thematische Ordner, die Dossiers, angelegt. Diese k\u00f6nnen weiter in Subdossiers unterteilt werden.<\/li>\n<li><strong>Dokument\/Gesch\u00e4ftsobjekt: <\/strong>Dossiers und Subdossiers enthalten Dokumente wie Protokolle oder Berichte. Der Begriff \u00abGesch\u00e4ftsobjekt\u00bb umfasst alle Inhalte in Dossiers, nicht nur Dokumente, und ist daher umfassender.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Acta Nova bietet eine leistungsstarke Suchfunktion, mit der Millionen von Seiten Beh\u00f6rdenakten, aber auch Dossiertitel und Metadaten eines Dokuments effizient durchsucht werden k\u00f6nnen. Es gibt verschiedene Suchmasken und Parameter, einschliesslich einer Volltextsuche, die den Inhalt der Dokumente durchsucht. Pr\u00e4zise Suchbegriffe, zeitliche Eingrenzungen und logische Operatoren wie AND oder NOT sind dabei hilfreich. Das 500-seitige <a href=\"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/files\/2024\/09\/Acta-Nova-Version-4.8.pdf\">Acta-Nova-Handbuch<\/a> erl\u00e4utert zahlreiche Anwendungsm\u00f6glichkeiten.<\/p>\n<p><strong>Beh\u00f6rden m\u00fcssen \u00fcber vorhandene Dokumente informieren<\/strong><\/p>\n<p>Um Dokumente aus einer spezifischen Ordnungsposition zu finden, empfiehlt sich ein stufenweises Vorgehen. Zuerst fragen wir bei einem Amt nach einer Liste der Dossiers und Subdossiers einer bestimmten Ordnungsposition (die von uns beschafften OS sind <a href=\"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/die-aemter\/\">hier abrufbar<\/a>). Die Liste l\u00e4sst sich von einer Beh\u00f6rde aus Acta Nova heraus einfach als Excel-Datei exportieren. Danach w\u00e4hlen wir die relevanten Dossiers und Subdossiers und fordern die Liste der darin enthaltenen Dokumente oder Gesch\u00e4ftsobjekte an. Es macht Sinn, diese Liste zeitlich einzugrenzen (eine Excel-Liste mit allen Gesch\u00e4ftsobjekten eines Dossiers der letzten sechs Monate beispielsweise).<\/p>\n<div class=\"hinweis\">Schritt-f\u00fcr-Schritt-Manual: Die GEVER-Systeme von Bund und Kantonen in die Arbeit mit \u00d6ffentlichkeitsgesetzen integrieren. <a href=\"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/gever-manual\/\">Hier anschauen<\/a> <\/div><div class=\"clear\"><\/div>\n<p>Eine Unterst\u00fctzung von Zugangsgesuchstellenden ist gesetzlich vorgeschrieben: Laut Artikel 3 der <a href=\"https:\/\/www.fedlex.admin.ch\/eli\/oc\/2006\/356\/de\">\u00d6ffentlichkeitsverordnung<\/a> (VBG\u00d6) muss die Beh\u00f6rde den Gesuchstellenden Auskunft \u00fcber die vorhandenen amtlichen Dokumente geben und sie bei ihrem Vorgehen unterst\u00fctzen. Deshalb ist es \u00a0gute Praxis, wenn die Listen von Dossiers und Dokumenten schnell und ohne formales Zugangsgesuch herausgegeben werden. Das hilft sowohl uns Medienschaffenden als auch der Verwaltung, weil es den \u00a0Aufwand reduziert und die Bearbeitungszeit verk\u00fcrzt<\/p>\n<p><strong>Nicht alle nutzen Acta Nova konsequent<\/strong><\/p>\n<p>Acta Nova wird verwaltungsintern unterschiedlich genutzt. Einige \u00c4mter nutzen es als Ablagesystem und pflegen Akten und E-Mails nur unregelm\u00e4ssig ein, sp\u00e4testens jedoch beim Abschluss eines Dossiers. Andere verwenden Acta Nova operativ, indem sie Gesch\u00e4fte direkt im System bearbeiten und finalisieren. Es ist wichtig zu wissen, dass nicht alle Akten in Acta Nova gespeichert sind. Die Bundesverwaltung betreibt auch Fachanwendungen, die amtliche Dokumente enthalten, aber ausserhalb des Dokumentenverwaltungssystems laufen.<\/p>\n<p>Einige Verwaltungsstellen haben zwar ein Ordnungssystem, nutzen jedoch nicht Acta Nova, sondern andere Systeme. Beispielsweise verwenden die Bundesanwaltschaft, die Parlamentsdienste oder Pro Helvetia alternative L\u00f6sungen. Pro Helvetia importiert ihr Ordnungssystem etwa in die Microsoft-Anwendung OneDrive.<\/p>\n<p>Es ist wichtig zu bedenken, dass die Verwaltung Dossiertitel und Dokumentenlisten manuell pr\u00fcfen und schw\u00e4rzen muss, was zus\u00e4tzlichen Aufwand bedeutet. Daher sollten Suchbegriffe m\u00f6glichst genau gew\u00e4hlt und Anfragen gezielt eingeschr\u00e4nkt werden. Zu breite oder ungenaue Anfragen k\u00f6nnen die Akzeptanz des \u00d6ffentlichkeitsgesetzes negativ beeinflussen.<\/p>\n<div class=\"infobox\"><\/p>\n<p><strong>Admin Inside: Die Blogserie zu den GEVER-Systemen<\/strong><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignright wp-image-17143\" src=\"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/files\/2024\/08\/og_admininside_stempel.png\" alt=\"\" width=\"82\" height=\"75\" srcset=\"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/files\/2024\/08\/og_admininside_stempel.png 1000w, https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/files\/2024\/08\/og_admininside_stempel-300x275.png 300w, https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/files\/2024\/08\/og_admininside_stempel-682x625.png 682w, https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/files\/2024\/08\/og_admininside_stempel-768x704.png 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 82px) 100vw, 82px\" \/><\/p>\n<p><strong>Teil 1 Die Ordnungssysteme:<\/strong> <a href=\"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/?p=17103&amp;preview=true\">Das Nervenzentrum der Verwaltung durchschauen<\/a><\/p>\n<p><strong>Teil 2 Die elektronische Aktenverwaltung:<\/strong> <a href=\"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/2024\/09\/so-findet-man-relevante-akten-in-den-ablagen-des-bundes\/\">So findet man relevante Akten in den Ablagen des Bundes<\/a><\/p>\n<p><strong>Teil 3 Blick in die Regionen:<\/strong> Kantone kochen ihr eigenes GEVER-S\u00fcppchen<\/p>\n<p><strong>Teil 4: Tipps f\u00fcr Zugangsgesuche:<\/strong> Dos and Don\u2019ts beim Umgang mit dem Beh\u00f6rden-GEVER<\/p>\n<p><strong>Teil 5: Kommunikation der Verwaltung:<\/strong> Einblick in die E-Mails der Beh\u00f6rden: Tipps und Tricks\u00a0<\/p>\n<p><strong>Schritt-f\u00fcr-Schritt: <\/strong><a href=\"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/gever-manual\/\">Die Gesch\u00e4ftsverwaltung der Beh\u00f6rden: Manual f\u00fcr Gesuchstellende<\/a><\/p>\n<p><\/div>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>&nbsp; Von Leo Eiholzer und Martin Stoll. 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