{"id":17103,"date":"2024-09-16T07:13:05","date_gmt":"2024-09-16T05:13:05","guid":{"rendered":"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/?p=17103"},"modified":"2024-09-19T14:39:13","modified_gmt":"2024-09-19T12:39:13","slug":"das-nervenzentrum-der-verwaltung-durchschauen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/2024\/09\/das-nervenzentrum-der-verwaltung-durchschauen\/","title":{"rendered":"Das Nervenzentrum der Verwaltung durchschauen"},"content":{"rendered":"<div id=\"attachment_17264\" class=\"wp-caption alignnone\" style=\"width: 592px\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"wp-image-17264 size-full\" src=\"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/files\/2024\/09\/Blog-1-137689764_highres.jpg\" alt=\"\" width=\"582\" height=\"327\" srcset=\"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/files\/2024\/09\/Blog-1-137689764_highres.jpg 582w, https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/files\/2024\/09\/Blog-1-137689764_highres-300x169.jpg 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 582px) 100vw, 582px\" \/> Datenspeicher der Verwaltung: Randvoll mit zug\u00e4nglichen Dokumenten. (Foto: Karl Mathis\/Keystone)<p class=\"wp-caption-text\"><\/p><\/div>\n<p><em>Von Martin Stoll. <\/em><strong>Wie legen Beh\u00f6rden ihre Dokumente ab? Das Wissen dar\u00fcber ist wichtig, um \u00d6ffentlichkeitsgesetze effektiv zu nutzen. Wir haben den Verwaltungsprozess analysiert \u2013 und geben Medienschaffenden nun Werkzeuge in die Hand, um gezielt die richtigen Dokumente aufzusp\u00fcren.<\/strong><\/p>\n<p>2021 <a href=\"https:\/\/www.admin.ch\/gov\/de\/start\/dokumentation\/medienmitteilungen.msg-id-85025.html\">stoppte der Bundesrat<\/a> das Projekt eines zentralen Nachweises amtlicher Dokumente. Dies, obwohl ein Expertenbericht bem\u00e4ngelt hatte, dass bislang amtliche Dokumente \u00abunzureichend\u00bb zug\u00e4nglich waren. Ein zentraler Online-Katalog h\u00e4tte die Dokumentensuche f\u00fcr Aussenstehende erleichtern sollen.<\/p>\n<p><!--more--><\/p>\n<p>Statt einer Datenbank, in der die vorhandenen amtlichen Dokumente aufgelistet gewesen w\u00e4ren, beschloss der Bundesrat eine zur\u00fcckhaltende Ersatzmassnahme: Auf einer Liste beim \u00d6ffentlichkeitsbeauftragten (ED\u00d6B) und auf den eigenen Webseiten m\u00fcsse ein Kontakt f\u00fcr die Behandlung von Anfragen gem\u00e4ss \u00d6ffentlichkeitsgesetz angegeben sein. Die freundliche Empfehlung der Regierung ist auch drei Jahre sp\u00e4ter nur l\u00fcckenhaft erf\u00fcllt.<\/p>\n<p><strong>Beh\u00f6rden m\u00fcssen \u00fcber vorhandene Akten informieren<\/strong><\/p>\n<p>So haben Medienschaffende und weitere Gesuchstellende nach wie vor ein Problem: Sie wissen zwar, dass die Verwaltung ein Thema behandelt, sie wissen aber nicht, welche Dokumente dazu vorhanden sind. Dabei verlangt das \u00d6ffentlichkeitsgesetz in Art. 10, dass ein Zugangsgesuch \u00abhinreichend genau formuliert\u00bb sein muss.<\/p>\n<p><div class=\"embed-responsive embed-responsive-16by9\"><div class=\"iframe-container\"><iframe loading=\"lazy\" class=\"embed-responsive-item\"  title=\"So legen Beh\u00f6rden ihre Dokumente ab\" width=\"500\" height=\"281\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/rNIXT__dp0c?feature=oembed\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share\" referrerpolicy=\"strict-origin-when-cross-origin\" allowfullscreen><\/iframe><\/div><\/div>\n<\/p>\n<p><em><p class=\"video-caption\">Ordnungssysteme und Gesch\u00e4ftsverwaltungsprogramme: Was sind sie und wie geht man damit um? Die wichtigsten Informationen in f\u00fcnf Minuten. <\/em><em><\/p><\/em><\/p>\n<p>Um diese Vorgabe zu erf\u00fcllen, ist die Konsultation der Beh\u00f6rden oft unverzichtbar, da nur sie genau wissen, welche Dokumente zu einem Gesch\u00e4ft bei ihnen vorhanden sind. Eine direkte Kommunikation zwischen Verwaltung und Gesuchstellenden \u00fcber vorhandene Dokumente empfiehlt auch der <a href=\"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/gute-praxis\/\">Leitfaden<\/a> f\u00fcr eine gute Praxis, der von <em>\u00d6ffentlichkeitsgesetz.ch <\/em>und Verwaltungspersonen ausgearbeitet wurde: Der pers\u00f6nliche Dialog soll sicherstellen, dass die Verwaltung Medienschaffende m\u00f6glichst rasch \u00fcber die vorhandenen Dokumente zu einem Thema informiert, damit Zugangsgesuche pr\u00e4ziser gestellt werden k\u00f6nnen.<\/p>\n<p>Dabei ist die Unterst\u00fctzung der Gesuchstellenden auch eine gesetzliche Pflicht: Die <a href=\"https:\/\/fedlex.data.admin.ch\/eli\/oc\/2006\/356\">\u00d6ffentlichkeitsverordnung<\/a> (VBG\u00d6) regelt in Artikel 3, dass die Beh\u00f6rde den Gesuchstellerinnen und Gesuchstellern Auskunft \u00ab\u00fcber die verf\u00fcgbaren amtlichen Dokumente\u00bb gibt und sie bei ihrem Vorgehen unterst\u00fctzt. Allerdings klappt dieser Dialog nicht immer. Dann ist das Wissen \u00fcber die Strukturen der Dokumentenablage wichtig.<\/p>\n<p><strong>Die Verwaltung nutzt ein durchsuchbares internes System<\/strong><\/p>\n<p>Man sollte sich bewusst sein: Die Verwaltung muss ihre Akten systematisch f\u00fchren. Die zentrale Bundesverwaltung, die grossen Bundes\u00e4mter also, ist laut <a href=\"https:\/\/www.fedlex.admin.ch\/eli\/cc\/2019\/253\/de\">Gever-Verordnung<\/a> zudem verpflichtet, \u00abgesch\u00e4ftsrelevante Informationen\u00bb in ein System zur elektronischen Gesch\u00e4ftsverwaltung einzulesen.<\/p>\n<p>Dazu hat der Bund 2020 das System Acta Nova eingef\u00fchrt. Es erm\u00f6glicht Verwaltungsangestellten unter anderem Suchl\u00e4ufe \u00fcber abgelegte E-Mails, Protokolle oder Berichte. Davon profitieren nicht nur die Verwaltungsangestellten, sondern auch Nutzende des \u00d6ffentlichkeitsgesetzes, da einfache Suchvorg\u00e4nge als amtliche Dokumente gelten<em>.<\/em><\/p>\n<p>Neben den Einheiten der zentralen Bundesverwaltung nutzen auch weitere Verwaltungsorganisationen, die Eidgen\u00f6ssische Finanzkontrolle, die Spielbankenkommission oder dere ED\u00d6B das System.<\/p>\n<p><strong>\u00dcber 90 000 Positionen geben einen tiefen Einblick<\/strong><\/p>\n<p>Das System der Aktenablage basiert beim Bund und auch in den Kantonen auf den sogenannten Ordnungssystemen (OS). Sie bilden die oberste Strukturierungsebene f\u00fcr alle Dokumente und Daten.<\/p>\n<p>In einem physischen Archiv entspricht dies einem Aktenplan, der anzeigt, wo sich Ordner zu bestimmten Themen in einem Regal befinden. Ordnungssysteme dienen elektronischen Ablagesystemen wie Acta Nova als Basis und Struktur.<\/p>\n<p>Ordnungssysteme sind oft detailliert und bieten einen tiefen Einblick in die T\u00e4tigkeit eines Amtes. Das OS des Aussendepartements (EDA) umfasst beispielsweise 10 733 Zeilen, dasjenige des Staatssekretariats f\u00fcr Wirtschaft (Seco) 8 993 Zeilen. Es gibt auch Bundesstellen mit einem ausgesprochen schlanken Ordnungssystem. Dasjenige der Schweizerischen Sicherheitsuntersuchungsstelle (Sust) hat gerade einmal 42 Zeilen. In der Regel liegt der Wert bei 500. Da das OS auch die Grundlage f\u00fcr die Archivierung bildet, muss es vom Bundesarchiv genehmigt werden.<\/p>\n<div class=\"hinweis\">Schritt-f\u00fcr-Schritt-Manual: Die GEVER-Systeme von Bund und Kantonen in die Arbeit mit \u00d6ffentlichkeitsgesetzen integrieren. <a href=\"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/gever-manual\/\">Hier anschauen<\/a> <\/div><div class=\"clear\"><\/div>\n<p>Verwaltungsstellen, die mit dem elektronischen System Acta Nova arbeiten, legen unter jeder Ordnungsposition Dossiers und Subdossiers zu konkreten Gesch\u00e4ften an. In diesen werden Dokumente wie E-Mails, Berichte oder Protokolle abgelegt <em>(mehr Details zu Acta Nova in Folge 2).<\/em><\/p>\n<p><em>\u00d6ffentlichkeitsgesetz.ch<\/em> hat alle Ordnungssysteme (OS), die vom Bundesarchiv aktuell genehmigt sind, basierend auf dem \u00d6ffentlichkeitsgesetz beschafft und grafisch aufbereitet. Wir machen Ordnungspl\u00e4ne von rund 80 Verwaltungseinheiten der zentralen und dezentralen Bundesverwaltung und weiteren Verwaltungsstellen <a href=\"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/die-aemter\/\">hier<\/a> zug\u00e4nglich. Insgesamt bieten gegen 94 000 Ordnungspositionen erstmals einen tiefen Einblick in die Aktenablage der Bundesverwaltung. Die von uns aufbereiteten und grafisch strukturierten Ordnungssysteme sind durchsuchbar und zeigen Fundstellen auch im Kontext an (Doppelklick).<\/p>\n<p><strong>Zuerst nach Listen von Dossiers und Dokumenten fragen<\/strong><em><br \/>\n<\/em>Merke: Die von <em>\u00d6ffentlichkeitsgesetz.ch<\/em> bereitgestellten Ressourcen sollten sorgsam genutzt werden. Es ist beispielsweise nicht sinnvoll, alle Dokumente einer Ordnungsposition anzufordern: Die Verwaltung m\u00fcsste unter Umst\u00e4nden Hunderte Dokumente aufbereiten. Ein sinnvoller erster Schritt w\u00e4re, mit dem Amt \u00fcber den Inhalt einer Ordnungsposition zu sprechen, um zun\u00e4chst eine Liste mit Dossiers und Subdossiers zu erhalten. Danach k\u00f6nnte eine gezielte, zeitlich eingegrenzte Liste mit Dokumenten angefordert werden.<\/p>\n<div class=\"infobox\"><\/p>\n<p><strong>Admin Inside: Die Blogserie zu den GEVER-Systemen<\/strong><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignright wp-image-17143\" src=\"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/files\/2024\/08\/og_admininside_stempel.png\" alt=\"\" width=\"82\" height=\"75\" srcset=\"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/files\/2024\/08\/og_admininside_stempel.png 1000w, https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/files\/2024\/08\/og_admininside_stempel-300x275.png 300w, https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/files\/2024\/08\/og_admininside_stempel-682x625.png 682w, https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/files\/2024\/08\/og_admininside_stempel-768x704.png 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 82px) 100vw, 82px\" \/><\/p>\n<p><strong>Teil 1 Die Ordnungssysteme:<\/strong> <a href=\"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/?p=17103&amp;preview=true\">Das Nervenzentrum der Verwaltung durchschauen<\/a><\/p>\n<p><strong>Teil 2 Die elektronische Aktenverwaltung:<\/strong> So findet man relevante Akten in den Ablagen des Bundes<\/p>\n<p><strong>Teil 3 Blick in die Regionen:<\/strong> Kantone kochen ihr eigenes GEVER-S\u00fcppchen<\/p>\n<p><strong>Teil 4: Tipps f\u00fcr Zugangsgesuche:<\/strong> Dos and Don\u2019ts beim Umgang mit dem Beh\u00f6rden-GEVER<\/p>\n<p><strong>Teil 5: Kommunikation der Verwaltung:<\/strong> Einblick in die E-Mails der Beh\u00f6rden: Tipps und Tricks\u00a0<\/p>\n<p><strong>Schritt-f\u00fcr-Schritt: <\/strong><a href=\"https:\/\/www.oeffentlichkeitsgesetz.ch\/deutsch\/gever-manual\/\">Die Gesch\u00e4ftsverwaltung der Beh\u00f6rden: Manual f\u00fcr Gesuchstellende<\/a><\/p>\n<p><\/div>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Von Martin Stoll. 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